Хората се доверяват на адвокати. Адвокатите се доверяват на sproof. Благодарение на интеграцията в ADVOKAT - водещия софтуер за адвокатски кантори в Австрия - и партньорството с традиционния издател Linde, все повече адвокатски кантори разчитат на предимствата на платформата за цифров подпис. Съвсем наскоро Binder Grösswang, една от големите австрийски адвокатски кантори, се довери на младата компания, базирана в Залцбург.
1 Binder Grösswang подписан цифров
"Всичко е въпрос на ангажираност и доверие в нашата индустрия. Цифровият подпис, от най-висок клас на качество, се превърна в обичайна форма за нас за вземане на обвързващи решения или за получаването им по цифров път."
Д-р Кристиан Цвик | Партньор
От 60 години Binder Grösswang е една от водещите правни кантори в Австрия с офиси във Виена и Инсбрук. Повече от 100 адвокати и обем на сделките от 50 милиарда евро говорят сами за себе си. След като беше взето решение за интегриране на платформа за цифров подпис, sproof се очерта като фаворит след строга фаза на оценка.
"За нас е особена чест, че успяхме да убедим Binder Grösswang, като утвърдена, но преди всичко иновативна адвокатска кантора, в sproof и да спечелим тяхното доверие", казва д-р Фабиан Книрш, основател и главен технически директор на компанията.
Binder Grösswang - особено екипът около д-р Кристиан Цвик - подписва дигитално, когато това е законово възможно. "По принцип винаги подписваме, когато трябва да се замени писалката. В Австрия това означава почти всички документи, тъй като в гражданското право се прилага принципът за свобода на формата", казва д-р Цвик.
Съответно цифровият подпис се използва за тези документи, наред с други:
- пълномощни
- договори за продажба
- споразумения за неразкриване на информация
- Решения
sproof е една от малкото платформи за подписване, която позволява проверка на цифрови подписи директно в инструмента.
2 убедителни причини, поради които адвокатите разчитат на цифрови подписи
Адвокатската професия винаги е била неразделна част от всяко функциониращо общество. Доверието и добрата комуникация между адвокати и клиенти са в основата. Може да звучи малко догматично, но правната индустрия със сигурност не е пионер в развитието на цифровизацията. Вероятно това е така, защото традиционните техники и работни процеси, които са утвърдени и доказани от векове, не искат да бъдат заменени.
Въпреки това дори "правната индустрия" вече признава силните страни на значимата цифровизация по различни причини. Било то цифровото досие, вместо препълнените архиви, или дори експериментирането с различни цифрови приложения за "преобразуване на реч в текст", които биха могли да облекчат секретариата на определени места или дори да го заменят в бъдеще, за многото документи.
По-специално, една възможност за дигитализация, която има голям потенциал и за правната индустрия, е във възход: цифровият подпис!
Декларации, решения и договори - всички те са документи, които трябва да бъдат подписани от едно или повече лица. Дори един документ, който трябва да бъде подписан от трима души по аналогов начин, означава общ разход на време от около 45 минути: Това включва отпечатване в три екземпляра, изпращане на документите по пощата или координиране на съвместна среща за подписване. Това разхищение на ресурси е излишно.
В частния сектор цифровият подпис вече се е наложил в Австрия под формата на "подпис от мобилен телефон". От няколко години много австрийски граждани използват тази безплатна правителствена услуга.
Въпреки това "само" цифровият подпис обикновено е недостатъчен в бизнес средата. Липсват технически възможности, инструмент или платформа, които да картографират случаите на употреба и "протичането на подписа", специфични за дадена индустрия или компания. Свързаното с това общо "табло за управление" осигурява добър преглед на важните документи. Това изисква централно администриране на всички потребители и управление на правата и ролите. Това също носи много предимства.
В много компании, независимо от техния размер или отрасъл, платформата за цифров подпис вече е неразделна част от много стандартни работни процеси. Тази юридически призната технология вече се използва в правния сектор, в данъчното облагане, във финансовия сектор, но също така и от големи международни компании със строги ИТ насоки и в публичния сектор.
3 Вместо мастило и хартия: криптографско криптиране и цифрово удостоверяване на самоличността.
Цифровият подпис е незаменим градивен елемент на цифровата трансформация. Въпреки това мнозина се съмняват дали цифровият подпис е правно валиден и съответно съвместим с изискванията на закона. Но цифровите подписи и техният задължителен характер са точно дефинирани и регламентирани в Европейския съюз. През 2006 г. с Регламент (ЕС) № 910/2014 (Услуги за електронна идентификация и удостоверяване на автентичност) бяха установени разпоредбите за Европа по отношение на най-високото ниво на сигурност и съответствие на цифровите подписи. Регламентът урежда правното признаване на електронните услуги за удостоверяване на самоличност и автентичност и по този начин значително укрепва доверието в електронната комуникация между дружествата и гражданите и улеснява трансграничните услуги и бизнес процесите от всякакъв вид.
Съществуват три стандарта за цифрови подписи, които са точно определени от гледна точка на правната валидност в регламента eIDAS: прост, усъвършенстван и квалифициран.
На пръв поглед подписите изглеждат почти еднакво, но статутът на подписа и неговият задължителен характер са много различни. Само "квалифицираният електронен подпис", известен още като КЕП, е правно сравним с подпис (вж. § 4, ал. 1 от австрийския Закон за подписа и доверителните услуги.
AES и QES позволяват сигурно цифрово подписване.
Заради най-високите изисквания за съответствие и сигурност много адвокатски кантори вземат предвид само квалифицирания електронен подпис. Цифров подпис, който е еквивалентен на конвенционалния подпис на хартия.
Но как се постига високото ниво на сигурност от техническа гледна точка? Каква е високата доказателствена стойност на квалифицирания електронен подпис?
4 Квалифицираният подпис: не е загадка
Въпреки че специализираните медии винаги се опитват да представят квалифицирания електронен подпис във възможно най-сложната и техническа светлина, ние от sproof се заехме да разкрием предполагаемата "мистерия" - накратко.
Както и при много други електронни правни или банкови транзакции, трябва да можете да докажете собствената си самоличност със 100% сигурност. Първоначално това става чрез кратка (около 10 минути) процедура за видеоидентификация, при която личните ви данни, а също и биометричните данни се проверяват от одобрена от държавата служба (Trust Service Provider).
След това ще можете да използвате приложение за мобилен телефон за допълнителна проверка на всеки цифров подпис, който полагате. По този начин, в допълнение към адреса на електронната ви поща, който така или иначе ви е необходим за подписване и получаване на подписи, вашият мобилен телефон е вашият втори фактор за сигурност.
Самите подписани документи се криптират цифрово с помощта на криптографски методи. Само собствениците на даден документ или тези, които са поканени да го подпишат, могат да редактират документа или просто да го подпишат. Всеки документ се снабдява с уникален криптографски ключ по всяко време, който е невъзможно да бъде видян от човек или компютър. Валидността и доказателствената стойност на документа също така не зависят от използваната платформа за подписване, тъй като криптографският ключ (или "хеш стойност") е отпечатан в самия pdf. файл. Следователно всяко разпечатване и физическо съхранение на документа също е безсмислено, тъй като проследимостта се прекратява, когато документът се разпечата.
За да се провери валидността на електронния подпис и съответствието, както е описано по-горе, подписаният (цифров!) документ може да бъде проверен, като се използват националните услуги за проверка на подписи, напр. чрез Службата за комуникации на Австрия: rtr.at Платформи като sproof като самата платформа предлага интегрирана услуга за проверка.
Накратко: квалифицираният цифров подпис е 100% защитен от фалшифициране и правно валиден. Подписът, положен на ръка, също е 100% правно валиден, но никога не е 100% защитен от фалшифициране.
5 Не е необходимо много, за да започнете работа с квалифицирания цифров подпис
Цифровите подписи са технически взискателни и изискват специална степен на отговорност от гледна точка на производителя - в крайна сметка генерираните с тях подписи предлагат най-висока степен на обвързаност. Въпреки това широк спектър от потребители - от адвокати до секретари и клиенти - трябва да могат да работят с тях лесно, бързо и интуитивно.
Техническата сложност е напълно скрита в sproof и е създаден лесен и нископрагов достъп. Филип Гернерт отговаря за потребителския интерфейс и UX (User Interface and User Experience) в sproof.
"Разработваме модерен, технически много сложен продукт, който предлага най-високи гаранции за сигурност и ангажираност. Въпреки това той трябва да бъде възможно най-прост и интуитивен за използване. В противен случай ще изпуснем целта", обяснява Филип Гернерт, който отговаря за UX (user experience) и UI (usability) в sproof.
Д-р Кристиан Цвик (Binder Grösswang) и Филип Гернерт (sproof) на среща във Виена в новопроектираната централа във Виена, 1-ви район. Иновативната адвокатска кантора се отличава с отвореност към младите компании. Обменът на мнения за случаите на използване на цифровите подписи в правната индустрия е изгоден и за двете страни.
(Binder Grösswang, Виена 2022)
От гледна точка на потребителя квалифицираният електронен подпис по същество означава следното:
Имате документ за подписване, който е наличен като документ в Word или PDF. Зареждате го в софтуера за подписване, за да го подпишете. Можете да намерите софтуера за подписване на адрес sign.sproof.io . Можете да започнете по всяко време безплатно.
Квалифицираният електронен подпис изисква еднократна идентификация. Това означава, че трябва да се идентифицирате в кратък видеоразговор ("Video-Ident-Procedure") и да покажете там своя (валиден) паспорт или лична карта. Тази идентификация е необходима само веднъж и след това е валидна в продължение на пет години или (ако това се случи по-рано) до изтичане на срока на валидност на вашия документ за самоличност.
Като част от процеса на идентификация инсталирате приложение на мобилния си телефон или алтернативно - ако не можете или не искате да инсталирате приложението - по-късно ще получите еднократен код чрез SMS.
За да подпишете документ, избирате позицията на цифровия си подпис и по желание качвате изображение на ръкописния си подпис. Сега оторизирате подписа на мобилния телефон чрез приложението или въвеждате еднократния код, получен чрез SMS. Изображението на вашия подпис тук няма правно значение, но дава възможност за общо и познато представяне на подписа. Правно обвързващият подпис се полага "невидимо" на заден план в чисто цифрова форма. Документът вече е цифрово подписан по правно валиден начин. С помощта на sproof документът също така се преобразува във формата PDF/A, който обикновено се използва и изисква от адвокатите. Вие, вашите клиенти или съдът можете да проверите съответствието на документа и електронния подпис по всяко време, например в държавната служба за тестване на РТР.
6 Чувствителни данни в сигурни ръце
При използването на услуги за цифров подпис защитата на данните играе особено важна роля. Това е особено важно в случая на така наречения "облачен софтуер" (т.е. софтуер, който не е необходимо да се инсталира, а може да се използва директно чрез уеб браузър и интернет). Това предлага предимството да е готов за незабавна употреба, без да е необходим собствен хардуер или ИТ проект. Освен това софтуерът може да бъде достъпен отвсякъде, дори от мобилен телефон. Преносът на данни винаги се криптира, като се използват най-новите технологии и при най-високо ниво на сигурност.
"Облакът е готов за работа още от първия ден. Всичко се обслужва от sproof, отговаря на европейските изисквания за защита на данните и следователно е идеално и за нас, адвокатите."
Д-р Кристиан ЦвикBinder Grösswang
По отношение на защитата на данните, от една страна, трябва да се спазват правните изисквания на GDPR, а от друга, трябва да се осигури най-високо ниво на сигурност от гледна точка на ИТ сигурността. Доставчикът на софтуер за подпис sproof гарантира и двете, като съхранява и обработва данните изключително в центрове за данни в Европейския съюз и избягва всякаква референция към САЩ. Концепцията за изтриване, която е неразделна част от решението, и договорът за обработка на данни за поръчки, основан на образеца на ЕС, също гарантират най-високия стандарт на защита на данните от правна гледна точка.
Заключение
Предимствата на цифровия подпис са очевидни: той е бърз, лесен и най-вече 100% сигурен. Все повече адвокати признават това и се възползват от предимствата на цифровия подпис в работата си. Това е ясна тенденция, която ще продължи и през следващите години.
