Salzburger Start-Up „sproof“ will DocuSign in Europa ablösen

Das Salzburger Startup sproof.io, ein Spin-Off der FH Salzburg, konnte bereits kurz nach der GrĂŒndung im Jahr 2020 prominente Großkunden und tausende Privatkunden gewinnen. Der European Super Angels Club und der renommierte Business Angel Michael Repnik haben kĂŒrzlich investiert und wollen mit den Salzburger GrĂŒndern den MarktfĂŒhrer DocuSign auf dem europĂ€ischen Markt ablösen.

Die GrĂŒnder von Sproof.io, Fabian Knirsch und Clemens Brunner. Foto: Florian Dorn

Das Spin-Off der FH Salzburg, rund um die GrĂŒnder Clemens Brunner, Fabian Knirsch und Erich Höpoldseder hat sich zur Aufgabe gemacht, die handschriftliche Signatur aus dem geschĂ€ftlichen Alltag verschwinden zu lassen. FĂŒr Kleinunternehmer, Mittelstandsunternehmen, Großkonzerne und öffentliche Einrichtungen gehören tĂ€gliche Unterschriften und Vertragsunterzeichnungen zum Alltag. Obwohl die qualifizierte elektronische Signatur bereits seit Anfang der 2000er Jahre gesetzlich der handschriftlichen Signatur gleichgestellt ist, nutzen viele Organisationen diese Möglichkeit der Digitalisierung noch nicht. „Es scheiterte bisher an Fragen des Datenschutzes, der KomplexitĂ€t und der QualitĂ€t der digitalen Signatur, die elektronisch ĂŒber einen bei der RTR registrierten Vertrauensdienste-Anbieter gewĂ€hrleistet sein muss,“ erklĂ€rt Clemens Brunner, GrĂŒnder und GeschĂ€ftsfĂŒhrer von sproof.io.

Handschriftliche Unterschriften sind bald Geschichte

Neben der Buchhaltungsagentur des Bundes, der Wirtschaftskammer und Sony DADC nutzt auch die Wirtschaftsagentur der Stadt Wien seit Kurzem sproof.io, um UnterschriftenlĂ€ufe DSGVO-konform, digital, rechtsgĂŒltig und effizient zu gestalten. Bei der Zeugnisausstellung innerhalb von UniversitĂ€ten und Fachhochschulen kommt sproof, ebenso wie bei der renommierten Rechtsanwaltskanzlei Binder Grösswang oder beim Rechtsanwaltssoftwareanbieter ADVOKAT zum Einsatz.

Speziell im Bereich Human Resources, in der Immobilienbranche sowie in der öffentlichen Verwaltung spĂŒren die GrĂŒnder von sproof.io wachsendes Interesse fĂŒr rechtsgĂŒltige digitale Signaturen. „Aktuell gibt es besonders am amerikanischen Markt unzĂ€hlige Anbieter fĂŒr digitale Signaturen. Das Problem dabei besteht darin, dass viele dieser Anbieter nicht den hohen europĂ€ischen Datenschutzstandards entsprechen. In der Praxis können StreitfĂ€lle aufgrund der fehlenden Rechtssicherheit schlussendlich vor Gericht enden und zu hohen Kosten fĂŒhren“, so Fabian Knirsch, MitgrĂŒnder von sproof.io.

Ohne Kapital kein Wachstum

Startups brauchen in der Regel grĂ¶ĂŸere Summen Risikokapital, auch dieses Problem ist fĂŒr sproof.io vorerst gelöst. Der PrĂ€sident des European Super Angels Clubs und GrĂŒnder von Venionaire Capital, Berthold Baurek-Karlic hat kĂŒrzlich als Lead Investor eine hohe sechsstellige Summe investiert, dies soll aber erst der Anfang sein. „Wir haben sproof.io selbst eingesetzt und sind so auch in GesprĂ€che ĂŒber ein mögliches Investment gekommen. Die GrĂŒnder sind technisch sehr stark, konnten bereits frĂŒh institutionelle Kunden ĂŒberzeugen – unser Investment ist ein Anfang, aber sicher noch nicht alles. Wir haben mit dem Unternehmen eine Chance, den MarktfĂŒhrer DocuSign in Europa abzulösen und dafĂŒr werden wir noch ein paar Mal ordentlich Geld in die Hand nehmen“, so der Investor Berthold Baurek-Karlic.

Das Startup konnte neben dem European Super Angels Club und ihrem Business Angel, auch die österreichische Forschungsförderungsgesellschaft (FFG) fĂŒr einen Zuschuss gewinnen. “Mit dem European Super Angels Club haben wir einen starken Partner an unserer Seite, wodurch einem weiteren Wachstum nichts mehr im Weg steht. Die erste abgeschlossene Finanzierungsrunde sehen wir als wichtigen Schritt fĂŒr unser Ziel – grĂ¶ĂŸter digitaler Signaturanbieter Europas zu werden”, zeigen sich die GrĂŒnder ĂŒberzeugt.


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VerĂ€nderungsprozesse in KMUs und wie Digitalisierungsprojekte erfolgreich werden – ein Erfahrungsbericht anhand der EinfĂŒhrung digitaler Signaturen mit sproof sign

Annika Koch, intern at sproof GmbH

VerĂ€nderungsprozesse in KMUs sind oftmals ein Thema dem man aus dem Weg gehen möchte. Dabei ist es fĂŒr nachhaltigen wirtschaftlichen Erfolg unerlĂ€sslich sich durch stetige VerĂ€nderungen weiterzuentwickeln. Dabei gilt es Erfolgreiches beizubehalten und Neues umzusetzen. Ein wichtiger Treiber von VerĂ€nderungs- prozessen ist die Digitalisierung.

In diesem Artikel beschreibe ich meine Erfahrung als Praktikantin bei der sproof GmbH. Wir bieten eine digitale Signaturlösung mit der kleine, mittlere und große Unternehmen ihre Unterschriftenworkflows komplett digitalisieren können. Das Ausdrucken, Unterschreiben und Einscannen fĂŒr eine Unterschrift entfĂ€llt daher. Ich möchte hier nicht nur meine Erfahrungen mit der Digitalisierung von KMUs teilen, sondern auch auf die Herausforderungen der damit einhergehenden VerĂ€nderungsprozesse eingehen und mögliche Lösungen prĂ€sentieren.

Herausforderungen bei VerÀnderungsprozessen

Als Praktikantin bei der sproof GmbH erlebe ich oft, wie es fĂŒr Unternehmen eine Überwindung ist Prozesse zu digitalisieren. Bei dem kĂŒrzlich abgehaltenen Webinar zu VerĂ€nderungsprozessen der Leaders Academy mit Gastsprecherin Debora Karsch wurden typische Fehler aufgezeigt, die Unternehmen bei VerĂ€nderungen unterlaufen können. Dazu zĂ€hlt unter anderem die UnterschĂ€tzung vom Blockade Potential, die Angewohnheit zu viele Dinge gleichzeitig machen zu wollen und auf kein angemessenes Kompetenzteam zurĂŒckgreifen zu können.

Die im Webinar prĂ€sentierten LösungsansĂ€tze von Debora Karsch decken sich gut mit meiner Erfahrung bei der EinfĂŒhrung von digitalen Signaturen in KMUs.

Mitarbeiter*innen einbinden und verstehen

Das Blockade-Potential bei den eigenen Mitarbeiter*innen darf bei keiner VerĂ€nderung unterschĂ€tzt werden. Gerade Themen der Digitalisierung stellen Mitarbeiter*innen vor eine Herausforderung. Jahrelang gewohnte, analoge Prozesse wie etwa das Unterschreiben von internen Dokumenten auf Papier (UrlaubsantrĂ€ge, Bestellungen, etc.), fallen nun weg und werden durch ein neues, digitales System ersetzt. Obwohl beispielsweise die Digitalisierung solcher Prozesse deutlich Einsparungspotenzial, sowohl monetĂ€r als auch zeitlich bringt, die letztens auch allen Mitarbeiter*innen zugute kommt, treten individuell schnell Zweifel auf, ob man den neuen Prozessen gewachsen ist. Diese Zweifel sind absolut verstĂ€ndlich, normal und nachvollziehbar. Manche Mitarbeiter*innen werden ihren Widerstand laut darlegen, aber es ist wichtig, auch die stillen Blockaden zu erkennen und mit den entsprechenden Mitarbeiter*innen den Dialog zu suchen. Indem man Ideen kommuniziert, VerĂ€nderungen aufzeigt und niemanden ĂŒberrascht, kann und muss Sicherheit und WertschĂ€tzung vermittelt werden. Entscheidet man sich beispielsweise fĂŒr die digitale Signaturlösung von sproof kann jede und jeder Einzelne die kostenlose Version schon vorher ausprobieren. Da es sich um eine cloudbasierte Lösung handelt ist keine Installation und kein IT-Projekt notwendig und alle Mitarbeiter*innen haben sofort Zugriff. Durch vorsichtiges Herantasten und das selbstĂ€ndige Testen und Verwenden des Produktes im betrieblichen Alltag sinkt die Hemmschwelle, die Vorteile werden erkannt und die VerĂ€nderung wird akzeptiert – ja sogar anerkannt und willkommen geheißen.

Beispiel: Digitalisierung von Unterschriftenprozessen

Mit sproof sign steht KMUs fĂŒr die Digitalisierung von Unterschriftenprozessen eine zeitgemĂ€ĂŸe, rechtssichere und moderne Lösung sowie ein kompetentes Team zur Seite. Die Lösung ist nutzer*innenorientiert und auf das Optimieren von Prozessen ausgelegt, so dass schlussendlich alle Mitarbeiter*innen von effizienteren Arbeiten, weniger Stress und BĂŒrokratie und mehr Freizeit Platz fĂŒr individuelle KreativitĂ€t profitieren.

Abschließend kann gesagt werden, dass bei der Umsetzung solcher VerĂ€nderungsprozesse auch schrittweise vorgegangen werden muss. Niemanden nĂŒtzt es wenn man auf einen Schlag alles digitalisieren möchte. Beginnt man mit der digitalen Signatur erkennt man direkte Auswirkungen. LĂ€stiges Ausdrucken und wieder Einscannen fĂ€llt weg. Analoger Ablageplatz wird eingespart. Unterschriftenprozesse werden beschleunigt und damit Zeit eingespart. Ganz ohne Druck kann eine PrioritĂ€t abgearbeitet werden. Mit der ersten positiven VerĂ€nderung fĂ€llt es leichter weitere Projekte anzugehen und sich zukunftsorientiert weiter zu entwickeln.

Ihre Erfahrungen

Wie sind Ihre Erfahrungen und Ihr Umgang mit VerÀnderungsprozessen in KMUs? Schreiben Sie in die Kommentare!

Success Story Maschinenring Salzburg

Der Maschinenring Salzburg digitalisiert seine Signatur-Workflows mit sproof sign, um die internen Prozesse noch effizienter zu gestalten. Anstatt Dokumente zum Unterschreiben auszudrucken und ĂŒber mehrere Abteilungen sowie BĂŒrostandorte hinweg zu verteilen und zu sammeln, kann dies nun vollstĂ€ndig digital erfolgen.

Die ursprĂŒngliche Idee des Maschinenrings war, dass sich Landwirte gegenseitig unterstĂŒtzen und durch die gemeinsame Nutzung teurer Maschinen gemeinsam Preisvorteile erzielen und Kosten senken. Diese Vision ist auch heute noch gĂŒltig. DarĂŒber hinaus eröffnet der Maschinenring eine Vielzahl weiterer GeschĂ€ftsmöglichkeiten. Durch Dienstleistungen und Personalleasing werden Landwirte und Menschen mit landwirtschaftlichem Hintergrund beispielsweise im Winterdienst aber auch im Sommerdienst eingesetzt und damit bietet der Maschinenring zahlreiche BeschĂ€ftigungsmöglichkeiten.

Der Maschinenring Salzburg hat sich aus zwei GrĂŒnden fĂŒr sproof zur Begleitung seines Digitalisierungsprozesses entschieden: sproof ist ein österreichisches Unternehmen, das zu 100 % GDPR-konform ist, und sproof bietet qualifizierte elektronische Signaturen fĂŒr rechtsverbindliches und gĂŒltiges digitales Signieren nach dem europĂ€ischen Rechtsrahmen. Qualifizierte Signaturen bieten das höchste Maß an Vertrauen und sind gleichwertig mit handschriftlichen Unterschriften. Mit sproof wurde die GeschĂ€ftsfĂŒhrung des Maschinenring Salzburg mit einer eigenen rechtsverbindlichen elektronischen Signatur ausgestattet. Der Einsatz von sproof sign ist aber nicht nur auf die GeschĂ€ftsfĂŒhrung beschrĂ€nkt, sondern auch alle anderen Mitarbeiter können ihre Prozesse digitalisieren. sproof sign ist eine cloud-basierte Lösung, einfach zu bedienen und erfordert kein großes IT-Projekt zum Start.

Wir haben uns beim Maschinenring Salzburg fĂŒr den Einsatz von Sproof entschieden um unsere GeschĂ€ftsablĂ€ufe zu optimieren und effizienter zu gestalten. SĂ€mtliche Dokumente, bei denen es eine qualifizierte Signatur benötigt wird, werden via Sproof in Sekundenschnelle unterfertigt und vollumfĂ€nglich digital signiert. Die Massensignatur von Dokumenten ist fĂŒr uns ein zentrales Feature mit dem wir nicht nur Papier sondern vor allem Zeit sparen.

Ing. Roman Spiegel
Leitung IT und Prozessmanagement

Digital signieren – aber richtig

Zum zweiten Mal innerhalb weniger Tage dreht sich vor Gericht alles um digitale Signaturen und deren GĂŒltigkeit: In Deutschland geht es um die RechtmĂ€ĂŸigkeit digital signierter ArbeitsvertrĂ€ge, in einem anderen Fall in Österreich um die Richtigkeit einer Auftragsvergabe um 400 Millionen Euro. Wo sind die Probleme in diesen FĂ€llen und wie hĂ€tten die richtigen digitalen Signaturen rechtliche Zweifel verhindert?

In Berlin, Deutschland dreht sich ein Rechtsstreit zwischen Arbeitnehmer*innen und Arbeitgebern gerade um die GĂŒltigkeit von ĂŒber die Software eines großen US-Anbieters abgeschlossene ArbeitsvertrĂ€ge. Die angebrachten Signaturen und deren RechtsgĂŒltigkeit — konkret, ob diese die Schriftlichkeitserfordernis erfĂŒllen — sind gerade Gegenstand des Verfahrens (1). In Österreich wurde wenige Tage spĂ€ter das Ergebnis eines Ausschreibungsverfahrens vom Gericht fĂŒr nichtig erklĂ€rt weil die angebrachte digitale Signatur in Österreich nicht rechtsgĂŒltig war — die Auftragssumme war 400 Millionen Euro (2). In beiden FĂ€llen wurden digitale Signaturen angebracht deren RechtsgĂŒltigkeit entweder Gegenstand der Verfahren ist oder die von der jeweiligen Instanz direkt abgewiesen wurde.

Um zu verstehen, wo hier die Probleme liegen, werfen wir einen Blick auf die aktuelle rechtliche Lage fĂŒr digitale Signaturen. In der EU ist der Rechtsrahmen in der eIDAS-Verordnung bzw. in den angelehnten entsprechenden nationalen Gesetzgebungen geregelt. Es werden im wesentlichen einfachefortgeschrittene und qualifizierte digitale Signaturen unterschieden. Im Fall der Berliner Arbeitnehmer*innen dreht sich alles um die RechtsgĂŒltigkeit der fortgeschrittenen digitalen Signaturen. Denn nur fĂŒr die qualifizierten digitalen Signaturen sieht das Gesetz konkret vor, dass diese der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt sind.

Die eIDAS-Verordnung bietet zwar einen einheitlichen Rechtsrahmen in der EU, deckt aber nicht die Schweiz ab. Dort sind digitale Signaturen im “Bundesgesetz ĂŒber die elektronische Signatur (ZertES)” geregelt. Im Fall der Auftragsvergabe in Österreich wurde ein Dokument nach Schweizer Gesetz signiert. Die Gleichwertigkeit von eIDAS und ZertES wurde aber vom Gericht abgewiesen.

Auch wenn diese beiden FĂ€lle nun den Eindruck erwecken, dass es zu (rechtlichen) Unsicherheiten bei der Verwendung digitaler Signaturen kommen kann, muss an dieser Stelle beruhigt werden: Bei korrekt angebrachten, eIDAS-konformen qualifizierten digitalen Signaturen gilt innerhalb der EU die Gleichwertigkeit zur handschriftlichen Unterschrift. Bei der Auswahl von Anbietern fĂŒr digitale Signaturlösungen soll also insbesondere auf die Möglichkeit der qualifizierten digitalen Signatur geachtet werden.

Eine Lösung dafĂŒr aus Österreich bieten wir mit sproof sign (https://sign.sproof.io). Die mit sproof sign erstellten qualifizierten digitalen Signaturen sind gemĂ€ĂŸ eIDAS garantiert rechtsgĂŒltig und der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. WĂ€ren sowohl die ArbeitsvertrĂ€ge in Deutschland als auch die Ausschreibung in Österreich damit signiert worden, hĂ€tte das Gericht in beiden FĂ€llen die RechtmĂ€ĂŸigkeit der Signatur wohl nicht angezweifelt.

(1) https://plus.tagesspiegel.de/berlin/tuecken-des-arbeitsrechts-berliner-gorillas-streit-zeigt-probleme-mit-digitaler-unterschrift-253141.html

(2) https://www.derstandard.at/story/2000129788448/kauf-von-doppelstockzuegen-wird-debakel-fuer-die-oebb