Salzburger Start-Up „sproof“ will DocuSign in Europa ablösen

Das Salzburger Startup sproof.io, ein Spin-Off der FH Salzburg, konnte bereits kurz nach der Gründung im Jahr 2020 prominente Großkunden und tausende Privatkunden gewinnen. Der European Super Angels Club und der renommierte Business Angel Michael Repnik haben kürzlich investiert und wollen mit den Salzburger Gründern den Marktführer DocuSign auf dem europäischen Markt ablösen.

Die Gründer von Sproof.io, Fabian Knirsch und Clemens Brunner. Foto: Florian Dorn

Das Spin-Off der FH Salzburg, rund um die Gründer Clemens Brunner, Fabian Knirsch und Erich Höpoldseder hat sich zur Aufgabe gemacht, die handschriftliche Signatur aus dem geschäftlichen Alltag verschwinden zu lassen. Für Kleinunternehmer, Mittelstandsunternehmen, Großkonzerne und öffentliche Einrichtungen gehören tägliche Unterschriften und Vertragsunterzeichnungen zum Alltag. Obwohl die qualifizierte elektronische Signatur bereits seit Anfang der 2000er Jahre gesetzlich der handschriftlichen Signatur gleichgestellt ist, nutzen viele Organisationen diese Möglichkeit der Digitalisierung noch nicht. „Es scheiterte bisher an Fragen des Datenschutzes, der Komplexität und der Qualität der digitalen Signatur, die elektronisch über einen bei der RTR registrierten Vertrauensdienste-Anbieter gewährleistet sein muss,“ erklärt Clemens Brunner, Gründer und Geschäftsführer von sproof.io.

Handschriftliche Unterschriften sind bald Geschichte

Neben der Buchhaltungsagentur des Bundes, der Wirtschaftskammer und Sony DADC nutzt auch die Wirtschaftsagentur der Stadt Wien seit Kurzem sproof.io, um Unterschriftenläufe DSGVO-konform, digital, rechtsgültig und effizient zu gestalten. Bei der Zeugnisausstellung innerhalb von Universitäten und Fachhochschulen kommt sproof, ebenso wie bei der renommierten Rechtsanwaltskanzlei Binder Grösswang oder beim Rechtsanwaltssoftwareanbieter ADVOKAT zum Einsatz.

Speziell im Bereich Human Resources, in der Immobilienbranche sowie in der öffentlichen Verwaltung spüren die Gründer von sproof.io wachsendes Interesse für rechtsgültige digitale Signaturen. „Aktuell gibt es besonders am amerikanischen Markt unzählige Anbieter für digitale Signaturen. Das Problem dabei besteht darin, dass viele dieser Anbieter nicht den hohen europäischen Datenschutzstandards entsprechen. In der Praxis können Streitfälle aufgrund der fehlenden Rechtssicherheit schlussendlich vor Gericht enden und zu hohen Kosten führen“, so Fabian Knirsch, Mitgründer von sproof.io.

Ohne Kapital kein Wachstum

Startups brauchen in der Regel größere Summen Risikokapital, auch dieses Problem ist für sproof.io vorerst gelöst. Der Präsident des European Super Angels Clubs und Gründer von Venionaire Capital, Berthold Baurek-Karlic hat kürzlich als Lead Investor eine hohe sechsstellige Summe investiert, dies soll aber erst der Anfang sein. „Wir haben sproof.io selbst eingesetzt und sind so auch in Gespräche über ein mögliches Investment gekommen. Die Gründer sind technisch sehr stark, konnten bereits früh institutionelle Kunden überzeugen – unser Investment ist ein Anfang, aber sicher noch nicht alles. Wir haben mit dem Unternehmen eine Chance, den Marktführer DocuSign in Europa abzulösen und dafür werden wir noch ein paar Mal ordentlich Geld in die Hand nehmen“, so der Investor Berthold Baurek-Karlic.

Das Startup konnte neben dem European Super Angels Club und ihrem Business Angel, auch die österreichische Forschungsförderungsgesellschaft (FFG) für einen Zuschuss gewinnen. “Mit dem European Super Angels Club haben wir einen starken Partner an unserer Seite, wodurch einem weiteren Wachstum nichts mehr im Weg steht. Die erste abgeschlossene Finanzierungsrunde sehen wir als wichtigen Schritt für unser Ziel – größter digitaler Signaturanbieter Europas zu werden”, zeigen sich die Gründer überzeugt.


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Veränderungsprozesse in KMUs und wie Digitalisierungsprojekte erfolgreich werden – ein Erfahrungsbericht anhand der Einführung digitaler Signaturen mit sproof sign

Annika Koch, intern at sproof GmbH

Veränderungsprozesse in KMUs sind oftmals ein Thema dem man aus dem Weg gehen möchte. Dabei ist es für nachhaltigen wirtschaftlichen Erfolg unerlässlich sich durch stetige Veränderungen weiterzuentwickeln. Dabei gilt es Erfolgreiches beizubehalten und Neues umzusetzen. Ein wichtiger Treiber von Veränderungs- prozessen ist die Digitalisierung.

In diesem Artikel beschreibe ich meine Erfahrung als Praktikantin bei der sproof GmbH. Wir bieten eine digitale Signaturlösung mit der kleine, mittlere und große Unternehmen ihre Unterschriftenworkflows komplett digitalisieren können. Das Ausdrucken, Unterschreiben und Einscannen für eine Unterschrift entfällt daher. Ich möchte hier nicht nur meine Erfahrungen mit der Digitalisierung von KMUs teilen, sondern auch auf die Herausforderungen der damit einhergehenden Veränderungsprozesse eingehen und mögliche Lösungen präsentieren.

Herausforderungen bei Veränderungsprozessen

Als Praktikantin bei der sproof GmbH erlebe ich oft, wie es für Unternehmen eine Überwindung ist Prozesse zu digitalisieren. Bei dem kürzlich abgehaltenen Webinar zu Veränderungsprozessen der Leaders Academy mit Gastsprecherin Debora Karsch wurden typische Fehler aufgezeigt, die Unternehmen bei Veränderungen unterlaufen können. Dazu zählt unter anderem die Unterschätzung vom Blockade Potential, die Angewohnheit zu viele Dinge gleichzeitig machen zu wollen und auf kein angemessenes Kompetenzteam zurückgreifen zu können.

Die im Webinar präsentierten Lösungsansätze von Debora Karsch decken sich gut mit meiner Erfahrung bei der Einführung von digitalen Signaturen in KMUs.

Mitarbeiter*innen einbinden und verstehen

Das Blockade-Potential bei den eigenen Mitarbeiter*innen darf bei keiner Veränderung unterschätzt werden. Gerade Themen der Digitalisierung stellen Mitarbeiter*innen vor eine Herausforderung. Jahrelang gewohnte, analoge Prozesse wie etwa das Unterschreiben von internen Dokumenten auf Papier (Urlaubsanträge, Bestellungen, etc.), fallen nun weg und werden durch ein neues, digitales System ersetzt. Obwohl beispielsweise die Digitalisierung solcher Prozesse deutlich Einsparungspotenzial, sowohl monetär als auch zeitlich bringt, die letztens auch allen Mitarbeiter*innen zugute kommt, treten individuell schnell Zweifel auf, ob man den neuen Prozessen gewachsen ist. Diese Zweifel sind absolut verständlich, normal und nachvollziehbar. Manche Mitarbeiter*innen werden ihren Widerstand laut darlegen, aber es ist wichtig, auch die stillen Blockaden zu erkennen und mit den entsprechenden Mitarbeiter*innen den Dialog zu suchen. Indem man Ideen kommuniziert, Veränderungen aufzeigt und niemanden überrascht, kann und muss Sicherheit und Wertschätzung vermittelt werden. Entscheidet man sich beispielsweise für die digitale Signaturlösung von sproof kann jede und jeder Einzelne die kostenlose Version schon vorher ausprobieren. Da es sich um eine cloudbasierte Lösung handelt ist keine Installation und kein IT-Projekt notwendig und alle Mitarbeiter*innen haben sofort Zugriff. Durch vorsichtiges Herantasten und das selbständige Testen und Verwenden des Produktes im betrieblichen Alltag sinkt die Hemmschwelle, die Vorteile werden erkannt und die Veränderung wird akzeptiert – ja sogar anerkannt und willkommen geheißen.

Beispiel: Digitalisierung von Unterschriftenprozessen

Mit sproof sign steht KMUs für die Digitalisierung von Unterschriftenprozessen eine zeitgemäße, rechtssichere und moderne Lösung sowie ein kompetentes Team zur Seite. Die Lösung ist nutzer*innenorientiert und auf das Optimieren von Prozessen ausgelegt, so dass schlussendlich alle Mitarbeiter*innen von effizienteren Arbeiten, weniger Stress und Bürokratie und mehr Freizeit Platz für individuelle Kreativität profitieren.

Abschließend kann gesagt werden, dass bei der Umsetzung solcher Veränderungsprozesse auch schrittweise vorgegangen werden muss. Niemanden nützt es wenn man auf einen Schlag alles digitalisieren möchte. Beginnt man mit der digitalen Signatur erkennt man direkte Auswirkungen. Lästiges Ausdrucken und wieder Einscannen fällt weg. Analoger Ablageplatz wird eingespart. Unterschriftenprozesse werden beschleunigt und damit Zeit eingespart. Ganz ohne Druck kann eine Priorität abgearbeitet werden. Mit der ersten positiven Veränderung fällt es leichter weitere Projekte anzugehen und sich zukunftsorientiert weiter zu entwickeln.

Ihre Erfahrungen

Wie sind Ihre Erfahrungen und Ihr Umgang mit Veränderungsprozessen in KMUs? Schreiben Sie in die Kommentare!

Success Story Maschinenring Salzburg

Der Maschinenring Salzburg digitalisiert seine Signatur-Workflows mit sproof sign, um die internen Prozesse noch effizienter zu gestalten. Anstatt Dokumente zum Unterschreiben auszudrucken und über mehrere Abteilungen sowie Bürostandorte hinweg zu verteilen und zu sammeln, kann dies nun vollständig digital erfolgen.

Die ursprüngliche Idee des Maschinenrings war, dass sich Landwirte gegenseitig unterstützen und durch die gemeinsame Nutzung teurer Maschinen gemeinsam Preisvorteile erzielen und Kosten senken. Diese Vision ist auch heute noch gültig. Darüber hinaus eröffnet der Maschinenring eine Vielzahl weiterer Geschäftsmöglichkeiten. Durch Dienstleistungen und Personalleasing werden Landwirte und Menschen mit landwirtschaftlichem Hintergrund beispielsweise im Winterdienst aber auch im Sommerdienst eingesetzt und damit bietet der Maschinenring zahlreiche Beschäftigungsmöglichkeiten.

Der Maschinenring Salzburg hat sich aus zwei Gründen für sproof zur Begleitung seines Digitalisierungsprozesses entschieden: sproof ist ein österreichisches Unternehmen, das zu 100 % GDPR-konform ist, und sproof bietet qualifizierte elektronische Signaturen für rechtsverbindliches und gültiges digitales Signieren nach dem europäischen Rechtsrahmen. Qualifizierte Signaturen bieten das höchste Maß an Vertrauen und sind gleichwertig mit handschriftlichen Unterschriften. Mit sproof wurde die Geschäftsführung des Maschinenring Salzburg mit einer eigenen rechtsverbindlichen elektronischen Signatur ausgestattet. Der Einsatz von sproof sign ist aber nicht nur auf die Geschäftsführung beschränkt, sondern auch alle anderen Mitarbeiter können ihre Prozesse digitalisieren. sproof sign ist eine cloud-basierte Lösung, einfach zu bedienen und erfordert kein großes IT-Projekt zum Start.

Wir haben uns beim Maschinenring Salzburg für den Einsatz von Sproof entschieden um unsere Geschäftsabläufe zu optimieren und effizienter zu gestalten. Sämtliche Dokumente, bei denen es eine qualifizierte Signatur benötigt wird, werden via Sproof in Sekundenschnelle unterfertigt und vollumfänglich digital signiert. Die Massensignatur von Dokumenten ist für uns ein zentrales Feature mit dem wir nicht nur Papier sondern vor allem Zeit sparen.

Ing. Roman Spiegel
Leitung IT und Prozessmanagement

Digital signieren – aber richtig

Zum zweiten Mal innerhalb weniger Tage dreht sich vor Gericht alles um digitale Signaturen und deren Gültigkeit: In Deutschland geht es um die Rechtmäßigkeit digital signierter Arbeitsverträge, in einem anderen Fall in Österreich um die Richtigkeit einer Auftragsvergabe um 400 Millionen Euro. Wo sind die Probleme in diesen Fällen und wie hätten die richtigen digitalen Signaturen rechtliche Zweifel verhindert?

In Berlin, Deutschland dreht sich ein Rechtsstreit zwischen Arbeitnehmer*innen und Arbeitgebern gerade um die Gültigkeit von über die Software eines großen US-Anbieters abgeschlossene Arbeitsverträge. Die angebrachten Signaturen und deren Rechtsgültigkeit — konkret, ob diese die Schriftlichkeitserfordernis erfüllen — sind gerade Gegenstand des Verfahrens (1). In Österreich wurde wenige Tage später das Ergebnis eines Ausschreibungsverfahrens vom Gericht für nichtig erklärt weil die angebrachte digitale Signatur in Österreich nicht rechtsgültig war — die Auftragssumme war 400 Millionen Euro (2). In beiden Fällen wurden digitale Signaturen angebracht deren Rechtsgültigkeit entweder Gegenstand der Verfahren ist oder die von der jeweiligen Instanz direkt abgewiesen wurde.

Um zu verstehen, wo hier die Probleme liegen, werfen wir einen Blick auf die aktuelle rechtliche Lage für digitale Signaturen. In der EU ist der Rechtsrahmen in der eIDAS-Verordnung bzw. in den angelehnten entsprechenden nationalen Gesetzgebungen geregelt. Es werden im wesentlichen einfachefortgeschrittene und qualifizierte digitale Signaturen unterschieden. Im Fall der Berliner Arbeitnehmer*innen dreht sich alles um die Rechtsgültigkeit der fortgeschrittenen digitalen Signaturen. Denn nur für die qualifizierten digitalen Signaturen sieht das Gesetz konkret vor, dass diese der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt sind.

Die eIDAS-Verordnung bietet zwar einen einheitlichen Rechtsrahmen in der EU, deckt aber nicht die Schweiz ab. Dort sind digitale Signaturen im “Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES)” geregelt. Im Fall der Auftragsvergabe in Österreich wurde ein Dokument nach Schweizer Gesetz signiert. Die Gleichwertigkeit von eIDAS und ZertES wurde aber vom Gericht abgewiesen.

Auch wenn diese beiden Fälle nun den Eindruck erwecken, dass es zu (rechtlichen) Unsicherheiten bei der Verwendung digitaler Signaturen kommen kann, muss an dieser Stelle beruhigt werden: Bei korrekt angebrachten, eIDAS-konformen qualifizierten digitalen Signaturen gilt innerhalb der EU die Gleichwertigkeit zur handschriftlichen Unterschrift. Bei der Auswahl von Anbietern für digitale Signaturlösungen soll also insbesondere auf die Möglichkeit der qualifizierten digitalen Signatur geachtet werden.

Eine Lösung dafür aus Österreich bieten wir mit sproof sign (https://sign.sproof.io). Die mit sproof sign erstellten qualifizierten digitalen Signaturen sind gemäß eIDAS garantiert rechtsgültig und der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Wären sowohl die Arbeitsverträge in Deutschland als auch die Ausschreibung in Österreich damit signiert worden, hätte das Gericht in beiden Fällen die Rechtmäßigkeit der Signatur wohl nicht angezweifelt.

(1) https://plus.tagesspiegel.de/berlin/tuecken-des-arbeitsrechts-berliner-gorillas-streit-zeigt-probleme-mit-digitaler-unterschrift-253141.html

(2) https://www.derstandard.at/story/2000129788448/kauf-von-doppelstockzuegen-wird-debakel-fuer-die-oebb