Veränderungsprozesse in KMUs und wie Digitalisierungsprojekte erfolgreich werden – ein Erfahrungsbericht anhand der Einführung digitaler Signaturen mit sproof sign

Annika Koch, intern at sproof GmbH

Veränderungsprozesse in KMUs sind oftmals ein Thema dem man aus dem Weg gehen möchte. Dabei ist es für nachhaltigen wirtschaftlichen Erfolg unerlässlich sich durch stetige Veränderungen weiterzuentwickeln. Dabei gilt es Erfolgreiches beizubehalten und Neues umzusetzen. Ein wichtiger Treiber von Veränderungs- prozessen ist die Digitalisierung.

In diesem Artikel beschreibe ich meine Erfahrung als Praktikantin bei der sproof GmbH. Wir bieten eine digitale Signaturlösung mit der kleine, mittlere und große Unternehmen ihre Unterschriftenworkflows komplett digitalisieren können. Das Ausdrucken, Unterschreiben und Einscannen für eine Unterschrift entfällt daher. Ich möchte hier nicht nur meine Erfahrungen mit der Digitalisierung von KMUs teilen, sondern auch auf die Herausforderungen der damit einhergehenden Veränderungsprozesse eingehen und mögliche Lösungen präsentieren.

Herausforderungen bei Veränderungsprozessen

Als Praktikantin bei der sproof GmbH erlebe ich oft, wie es für Unternehmen eine Überwindung ist Prozesse zu digitalisieren. Bei dem kürzlich abgehaltenen Webinar zu Veränderungsprozessen der Leaders Academy mit Gastsprecherin Debora Karsch wurden typische Fehler aufgezeigt, die Unternehmen bei Veränderungen unterlaufen können. Dazu zählt unter anderem die Unterschätzung vom Blockade Potential, die Angewohnheit zu viele Dinge gleichzeitig machen zu wollen und auf kein angemessenes Kompetenzteam zurückgreifen zu können.

Die im Webinar präsentierten Lösungsansätze von Debora Karsch decken sich gut mit meiner Erfahrung bei der Einführung von digitalen Signaturen in KMUs.

Mitarbeiter*innen einbinden und verstehen

Das Blockade-Potential bei den eigenen Mitarbeiter*innen darf bei keiner Veränderung unterschätzt werden. Gerade Themen der Digitalisierung stellen Mitarbeiter*innen vor eine Herausforderung. Jahrelang gewohnte, analoge Prozesse wie etwa das Unterschreiben von internen Dokumenten auf Papier (Urlaubsanträge, Bestellungen, etc.), fallen nun weg und werden durch ein neues, digitales System ersetzt. Obwohl beispielsweise die Digitalisierung solcher Prozesse deutlich Einsparungspotenzial, sowohl monetär als auch zeitlich bringt, die letztens auch allen Mitarbeiter*innen zugute kommt, treten individuell schnell Zweifel auf, ob man den neuen Prozessen gewachsen ist. Diese Zweifel sind absolut verständlich, normal und nachvollziehbar. Manche Mitarbeiter*innen werden ihren Widerstand laut darlegen, aber es ist wichtig, auch die stillen Blockaden zu erkennen und mit den entsprechenden Mitarbeiter*innen den Dialog zu suchen. Indem man Ideen kommuniziert, Veränderungen aufzeigt und niemanden überrascht, kann und muss Sicherheit und Wertschätzung vermittelt werden. Entscheidet man sich beispielsweise für die digitale Signaturlösung von sproof kann jede und jeder Einzelne die kostenlose Version schon vorher ausprobieren. Da es sich um eine cloudbasierte Lösung handelt ist keine Installation und kein IT-Projekt notwendig und alle Mitarbeiter*innen haben sofort Zugriff. Durch vorsichtiges Herantasten und das selbständige Testen und Verwenden des Produktes im betrieblichen Alltag sinkt die Hemmschwelle, die Vorteile werden erkannt und die Veränderung wird akzeptiert – ja sogar anerkannt und willkommen geheißen.

Beispiel: Digitalisierung von Unterschriftenprozessen

Mit sproof sign steht KMUs für die Digitalisierung von Unterschriftenprozessen eine zeitgemäße, rechtssichere und moderne Lösung sowie ein kompetentes Team zur Seite. Die Lösung ist nutzer*innenorientiert und auf das Optimieren von Prozessen ausgelegt, so dass schlussendlich alle Mitarbeiter*innen von effizienteren Arbeiten, weniger Stress und Bürokratie und mehr Freizeit Platz für individuelle Kreativität profitieren.

Abschließend kann gesagt werden, dass bei der Umsetzung solcher Veränderungsprozesse auch schrittweise vorgegangen werden muss. Niemanden nützt es wenn man auf einen Schlag alles digitalisieren möchte. Beginnt man mit der digitalen Signatur erkennt man direkte Auswirkungen. Lästiges Ausdrucken und wieder Einscannen fällt weg. Analoger Ablageplatz wird eingespart. Unterschriftenprozesse werden beschleunigt und damit Zeit eingespart. Ganz ohne Druck kann eine Priorität abgearbeitet werden. Mit der ersten positiven Veränderung fällt es leichter weitere Projekte anzugehen und sich zukunftsorientiert weiter zu entwickeln.

Ihre Erfahrungen

Wie sind Ihre Erfahrungen und Ihr Umgang mit Veränderungsprozessen in KMUs? Schreiben Sie in die Kommentare!