Was ist eine qualifizierte Signatur?

Was ist eine qualifizierte digitale oder qualifizierte elektronische Signatur und wozu wird sie verwendet? Und was versteht man unter einer fortgeschrittenen digitalen Signatur?

Man unterscheidet bei digitalen Unterschriften rechtlich zwischen einfachen, fortgeschrittenen und qualifizierten (der handschriftlichen Unterschrift gesetzlich gleichgestellten) Signaturen/Unterschriften. Der Rechtsrahmen ist EU-weit in der eIDAS-Verordnung geregelt und in den verschiedenen nationale Gesetzgebungen umgesetzt. sproof sign unterstützt sowohl fortgeschrittene als auch qualifizierte Signaturen.

Qualifizierte elektronische Signatur

Eine qualifizierte elektronische Signatur ist laut eIDAS-Verordnung rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Allerdings muss die Unterschrift mittels einer 2-Faktor-Authentifizierung durchgeführt werden und auch den Namen der Unterzeichnerin/des Unterzeichners anführen. Die qualifizierte digitale Signatur erfordert eine einmalige Identifikation der Person mit einem Ausweis.

Bei sproof sign können Sie Ihre eigene qualifizierte digitale Signatur erstellen, indem Sie sich einmalig über ein Video identifizieren. Dabei sprechen Sie mit einer Agentin/einem Agenten und zeigen Ihre Reisepass oder Personalausweis. Als zweiter Faktor dient Ihr Mobiltelefon. Die Identifikation dauert etwa 5 bis 10 Minuten und ist nur einmalig notwendig. Danach können Sie beliebig viele qualifizierte digitale Unterschriften erstellen.

Fortgeschrittene elektronische Signatur

Die fortgeschrittene elektronische Signatur bietet grundsätzlich die Möglichkeit einer eindeutigen Identifikation der Unterzeichnerin/des Unterzeichners. Die Identifikation kann z.B. über die E-Mail-Adresse, Telefonnummer, etc erfolgen. bei sproof sign erfolgt die Identifikation in der Regel über ein Email und/oder einer in Ihrem Unternehmen verwendeten Indentifikationsmöglichkeit, wie z.B. eine unternehmensweite 2-Faktor-Authentifizierung.

Auch die fortgeschrittene Signatur ist rechtsgültig. Sie ist aber gesetzlich nicht direkt der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt, wie das bei der qualifizierten Signatur der Fall ist.

Welche Art der Signatur soll ich verwenden?

Die Wahl der Signaturart kommt auf das Dokument und den Umstand an. Immer dann, wenn ein Vertrag ein Schriftlichkeitserfordernis hat, empfiehlt sich die qualifizierte elektronische Unterschrift, da diese das Schriftlichkeiterfordernis erfüllt. Für unternehmensinterne Dokumente kann die schneller und einfacher zu erstellende fortgeschrittene Signatur angebracht werden.

Geschäftsführer*innen, Prokurist*innen und Teamleiter*innen verwenden üblicherweise qualifizierte Signaturen, während andere Mitarbeiter*innen für die täglich im Unternehmensalltag anfallenden Unterschriften fortgeschrittene Signaturen verwenden. Gerne berät Sie unser Vertriebsteam zu den Einsatzmöglichkeiten der verschiedenen Signaturarten mit sproof sign.

Wichtiger Hinweis zu Rechtsthemen: Diese Erklärung dient nur zur Information und ist ohne Gewähr. Bitte konsultieren Sie eine Rechtsberatung.