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Die digitale Signatur nimmt Einzug in den Anwaltskanzleien Österreichs.
Aktualisiert am 20.09.2022
Menschen vertrauen Rechtsanwält:innen. Rechtsanwält:innen vertrauen auf sproof. Dank der Integration in ADVOKAT - der führenden Kanzleisoftware in Österreich - und der Partnerschaft mit dem Traditionsverlag Linde setzen immer mehr Kanzleien auf die Vorteile einer digitalen Signaturplattform. Zuletzt hat mit Binder Grösswang eine der großen Kanzleien Österreichs auf das junge Salzburger Unternehmen gesetzt.
1 Binder Grösswang signiert digital
“Es geht in unserer Branche um Verbindlichkeit und Vertrauen. Die digitale Signatur, in der höchsten Güteklasse, ist für uns mittlerweile eine gängige Form geworden, verbindliche Entscheidungen zu treffen oder diese auf digitalem Wege einzuholen"
Dr. Christian Zwick | Partner
Binder Grösswang ist seit 60 Jahren Bestehen eine der führenden Kanzleien Österreichs mit Sitz in Wien und Innsbruck. Mehr als 100 Jurist:innen und 50 Milliarden Euro Transaktionsvolumen sprechen für sich. Nachdem die Entscheidung zur Integration einer digitalen Signaturplattform getroffen wurde, hat sich nach einer strengen Phase der Evaluierung sproof als Favorit herausgestellt.
“Es ist eine ganz besondere Ehre, dass wir Binder Grösswang, als etablierte aber vor allem innovative Anwaltskanzlei, von sproof überzeugen und das Vertrauen gewinnen konnten“, so Dr. Fabian Knirsch, Gründer und CTO des Unternehmens.
Binder Grösswang - vor allem das Team rund um Dr. Christian Zwick - signiert digital, wenn es rechtlich möglich ist. “Wir signieren im Prinzip immer dann, wenn der Stift zu ersetzen ist. Das sind in Österreich fast alle Dokumente, da zivilrechtlich das Prinzip der Formfreiheit gilt”, so Dr. Zwick.
Für diese Dokumente kommt demnach die digitale Signatur u.A. zum Einsatz:
- Vollmachten
- Kaufverträge
- Geheimhaltungsvereinbarungen
- Beschlüsse
sproof ist eine der wenigen Signaturplattformen, welche die Verifizierung der digitalen Signaturen direkt im Tool ermöglicht.
2 Überzeugende Gründe warum Rechtsanwält:innen auf die digitale Signatur setzen
Der Rechtsanwaltsberuf ist seit jeher ein beständiger Teil jeder funktionierenden Gesellschaft. Dabei bilden Vertrauen und eine gute Kommunikation zwischen Anwält:innen und Klient:innen das Fundament. Es mag ein klein wenig dogmatisch klingen; aber: Bezüglich der fortschreitenden Digitalisierung, ist die Rechtsbranche bestimmt kein Vorreiter. Das liegt wohl daran, dass althergebrachte Techniken und Workflows, die sich seit Jahrhunderten etabliert und bewährt haben, nicht ersetzt werden wollen.
Doch auch die “Juristerei” hat mittlerweile die Stärken sinnvoller Digitalisierung aus verschiedenen Gründen erkannt. Sei es der digitale Akt, anstelle von überbordenden Archiven, oder sogar das Experimentieren mit verschiedenen digitalen “speech to text” - Anwendungen welche das Sekretariat an gewissen Stellen entlasten oder sogar in Zukunft, für die viele Schreibarbeit, ablösen könnte.
Ganz speziell eine Chance der Digitalisierung, die auch für die Rechtsbranche großes Potential birgt, ist im Vormarsch: Die digitale Signatur!
Erklärungen, Beschlüsse und Verträge - all dies sind Dokumente, die von einer oder mehreren Personen unterschrieben werden müssen. Schon ein Dokument, auf dem drei Personen auf analogem Weg unterschreiben müssen, bedeutet insgesamt einen Zeitaufwand von rund 45 Minuten: Dazu zählen das Drucken in dreifacher Ausführung, das Versenden von Dokumenten mit der Post oder die Koordination eines gemeinsamen Termins für die Unterschrift. Diese Verschwendung von Ressourcen ist entbehrlich.
Im privaten Bereich konnte sich die digitale Signatur in Österreich in Form der “Handysignatur” bereits etablieren. Seit einigen Jahren verwenden sehr viele österreichische Bürger:innen diesen kostenfreien Staats-Service.
Jedoch ist “nur” die digitale Signatur alleine, im geschäftlichen Umfeld meistens unzureichend. Es fehlen technische Möglichkeiten, ein Tool oder eine Plattform, welche, die für eine Branche oder ein Unternehmen spezifischen Anwendungsfälle und “Unterschriftenläufe”, abbilden kann. Ein dazugehöriges gemeinsames “Dashboard” verschafft einen guten Überblick über wichtige Dokumente. Dazu benötigt es eine zentrale Verwaltung aller User:innen und ein Rechte- und Rollenmanagement. Auch das bringt sehr viele Vorteile mit sich.
In vielen Unternehmen, egal ob Größe oder Branchenzugehörigkeit, ist eine digitale Signaturplattform vereits integraler Bestandteil vieler Standardworkflows. So wird die gesetzlich anerkannte Technologie bereits in der Rechtsbranche, im Steuerwesen, im Finanzsektor aber auch von großen international agierenden Top-Unternehmen mit strengen IT-Richtlinien bzw. auch im öffentlichen Sektor eingesetzt.
3 Anstelle von Tinte & Papier: Kryptographische Verschlüsselung und digitaler Identitätsnachweis
Die digitale Signatur ist ein unverzichtbarer Baustein der digitalen Transformation. Dennoch zweifeln viele daran, ob die digitale Signatur rechtsgültig und damit rechtskonform ist. Doch digitale Signaturen und deren Verbindlichkeit sind in der Europäischen Union genau definiert und geregelt. Die eIDAS-Verordnung (EU) 910/2014 (Electronic Identification and Authentication Services) hat 2006 für Europa die Regularien bezüglich der höchsten Sicherheit und Konformität der digitalen Signatur festgelegt. Die Verordnung regelt die rechtliche Anerkennung von elektronischen Identitätsnachweisen und Authentifizierungsservices und stärkt so das Vertrauen in die elektronische Kommunikation zwischen Unternehmen und Bürger:innen bzw. erleichtert grenzüberschreitende Dienstleistungen und Geschäftsprozesse jeglicher Art erheblich.
Dabei gibt es drei digitale Signaturstandards welche bzgl. der Rechtsgültigkeit in der eIDAS-Verordnung genau definiert wurden: einfach, fortgeschritten und qualifiziert.
Die Signaturen sehen oberflächlich fast gleich aus, aber der Status der Signatur und ihre Verbindlichkeit sind sehr unterschiedlich. Nur die "qualifizierte elektronische Signatur", auch QES genannt, ist rechtlich mit einer Unterschrift vergleichbar (siehe § 4 Absatz 1 österreichisches Signatur- und Vertrauensdienstegesetz (SVG).
Die FES und QES ermöglichen das sichere digitale Signieren.
Aufgrund der höchsten Konformität & Sicherheit kommt für viele Kanzleien nur die qualifizierte elektronische Signatur in Betracht. Eine digitale Unterschrift, die gleichwertig zur herkömmlichen Unterschrift auf Papier ist.
Doch wie entsteht die hohe Sicherheit aus einem technischen Blickwinkel? Worin liegt die hohe Beweiskraft der qualifizierten elektronischen Signatur?
4 Die qualifizierte Signatur: Kein Mysterium
Auch wenn sich einschlägige Fachmedien stets darum bemühen, die qualifizierte elektronische Signatur in ein möglichst komplexes und technisches Licht zu rücken, haben wir bei sproof es uns zur Aufgabe gemacht, das vermeintliche “Mysterium” - auf den Punkt gebracht - zu lüften.
Wie für viele andere elektronische Rechts- oder Bankgeschäfte müssen Sie Ihre eigene Identität zu 100% sicher nachweisen können. Das geschieht initial über ein kurzes (ca. 10 minütiges Video-Identifizierungsverfahren), bei dem Ihre Personendaten und auch biometrische Daten von einem staatlich anerkannten Dienst (Trust Service Provider) geprüft.
Danach sind Sie befähigt, mittels einer Handy-App, jede getätigte digitale Signatur, die Sie tätigen, zusätzlich zu verifizieren. Das Handy ist somit neben Ihrer E-Mail Adresse, welche Sie zum Signieren und Einholen von Signaturen ohnehin benötigen, Ihr zweiter Sicherheitsfaktor.
Die signierten Dokumente selbst werden mit Hilfe kryptographischer Methoden digital verschlüsselt. Nur die Besitzer eines Dokuments, oder solche, die zur Signatur eingeladen worden sind, können jeweils das Dokument bearbeiten oder eben nur signieren. Jedes Dokument wird zu jedem Zeitpunkt mit einem eindeutigen kryptographischen Schlüssel versehen, der für jeden Mensch und jeden Computer unmöglich einzusehen ist. Die Gültigkeit und Beweiskraft des Dokuments ist zudem unabhängig von der verwendeten Signaturplattform, da der kryptographische Schlüssel (oder auch “Hash-Wert”) in der pdf.-Datei selbst eingeprägt ist. Folglich ist auch jegliches Ausdrucken und physische Ablegen des Dokuments nicht Sinn der Sache, da die Nachvollziehbarkeit durch das Ausdrucken des Dokuments erlischt.
Um die Gültigkeit einer elektronischen Signatur und die Konformität wie oben beschrieben zu überprüfen, kann das unterschriebene (digitale!) Dokument mit den nationalen Signaturprüfdiensten überprüft werden, z.B. über die Kommunikationsbehörde Austria:
https://www.rtr.at/TKP/was_wir_tun/vertrauensdienste/Signatur/signaturpruefung/Pruefung.de.html
Plattformen wie z.B sproof als Plattform selbst einen integrierten Prüfdienst an.
Kurzum: Die qualifizierte digitale Signatur ist zu 100% fälschungssicher & rechtsgültig. Eine händisch händisch getätigte Unterschrift ist zwar auch zu 100% rechtsgültig, jedoch niemals zu 100% fälschungssicher.
5 Es benötigt nicht viel, um mit der qualifizierten digitalen Signatur zu starten
Digitale Signaturen sind zwar technisch anspruchsvoll und erfordern aus Herstellersicht ein besonderes Maß an Verantwortung - Bieten die damit erzeugten Signaturen doch ein Höchstmaß an Verbindlichkeit. Jedoch muss ein breites Spektrum an Benutzer:innen, von Anwält:innen über Sekretär:innen bis zu Klient:innen, damit einfach, schnell und intuitiv arbeiten können.
Die technische Komplexität wird bei sproof komplett verborgen und ein einfacher und niederschwelliger Zugang geschaffen. Für die Themen UI und UX (User Interface and User Experience) verantwortlich ist bei sproof Philipp Gernerth.
“Wir entwickeln ein modernes, technisch hoch anspruchsvolles Produkt, das die höchsten Sicherheits- und Verbindlichkeitsgarantien bietet. Dennoch muss es einfachst und intuitiv bedienbar sein. Sonst schießen wir am Ziel vorbei”, erläutert Philipp Gernerth, welcher bei sproof u.A. für die Themen UX (User Experience) und UI (Usability) zuständig ist.
Dr. Christian Zwick (Binder Grösswang) und Philipp Gernerth (sproof) bei einem Treffen in Wien im neu gestalteten Headquarter in Wien, 1. Bezirk.
Die innovative Anwaltskanzlei steht für Offenheit gegenüber jungen Unternehmen. Ein Austausch über die Use Cases der digitalen Signatur in der Rechtsbranche ist für beide Seiten gewinnbringend.
(Binder Grösswang, Wien 2022)
Aus Benutzer:innensicht bedeutet die qualifizierte elektronische Signatur somit im Wesentlichen folgendes:
Sie haben ein zu unterzeichnendes Dokument, das als Word- oder PDF-Dokument vorliegt. Dieses laden Sie in die Signatursoftware, um es zu unterzeichnen. Die Signatursoftware finden Sie unter https://sign.sproof.io . Sie können jederzeit kostenlos starten.
Für eine qualifizierte elektronische Signatur ist eine einmalige Identifikation notwendig. Das bedeutet, Sie müssen sich in einem kurzen Videocall (“Video-Ident-Verfahren”) ausweisen und dort Ihren (gültigen) Reisepass oder Personalausweis vorzeigen. Diese Identifikation ist nur einmalig notwendig und dann für fünf Jahre oder (falls dies vorher eintritt) bis zum Ablauf Ihres Ausweisdokuments gültig.
Im Zuge der Identifikation installieren Sie auf Ihrem Mobiltelefon eine App oder alternativ -- wenn Sie die App nicht installieren können oder wollen -- erhalten Sie später einen Einmalcode per SMS.
Um ein Dokument zu unterschreiben wählen Sie die Position Ihrer digitalen Unterschrift aus und laden optional ein Bild Ihrer händischen Unterschrift hoch. Nun autorisieren Sie am Mobiltelefon über die App die Unterschrift bzw. geben den über SMS erhaltenen Einmalcode ein. Das Bild Ihrer Unterschrift hat hierbei rechtlich keine Relevanz, ermöglicht aber eine gebräuchliche und bekannte Darstellung der Unterschrift. Die rechtlich verbindliche Unterschrift wird im Hintergrund “unsichtbar” rein digital angebracht.
Das Dokument ist nun rechtsgültig digital signiert. Bei sproof wird auch eine Konvertierung in das bei Rechtsanwält:innen üblich bzw. geforderte PDF/A-Format durchgeführt. Die Konformität des Dokuments und der elektronischen Unterschrift können Sie, Ihre Klient:innen bzw. das Gericht jederzeit u.A. beim staatlichen Prüfdienst der RTR prüfen.
6 Sensible Daten in sicheren Händen
Bei der Nutzung digitaler Signaturdienste spielt der Datenschutz eine besondere Bedeutung. Dies ist insbesondere bei sogenannter “Cloud-Software” von Bedeutung (d.h. Software, die nicht installiert werden muss, sondern direkt über den Webbrowser und das Internet verwendet werden kann). Diese bietet den Vorteil ohne eigene Hardware oder ein IT-Projekt sofort einsatzbereit zu sein. Darüber Hinaus kann von überall, auch mobil, auf die Software zugegriffen werden. Die Datenübertragung ist dabei stets durch den neuesten Stand und auf höchstem Sicherheitsniveau verschlüsselt.
“Die Cloud läuft vom ersten Tag an. Es wird alles von sproof serviciert, entspricht dem europäischen Datenschutz und ist somit auch für uns Anwälte ideal geeignet.”
Dr. Christian ZwickBinder Grösswang
Im Sinne des Datenschutzes sind einerseits die gesetzlichen Anforderungen im Sinne der DSGVO zu erfüllen und andererseits ist aus IT-Sicherheitspersektive das höchste Maß an Sicherheit zu gewährleisten. Der Signatursoftwareanbieter sproof, garantiert beides, indem die Daten ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union gespeichert und verarbeitet werden und jeglicher US-Bezug vermieden wird. Ein Löschkonzept das integraler Bestandteil der Lösung ist sowie ein Auftragsdatenverarbeitunsgvertrag auf Basis der EU-Vorlage garantieren darüber hinaus auch aus rechtlicher Sicht den höchsten Standard für Datenschutz.
Fazit
Die Vorteile der digitalen Signatur sind offensichtlich: Sie ist schnell, einfach und vor allem 100% sicher. Immer mehr Rechtsanwält:innen erkennen dies und profitieren von der digitalen Signatur in ihrer Arbeit. Ein klarer Trend, der sich in den kommenden Jahren weiter fortsetzen wird.
sproof sign ist in Q3 und Q4 2023 sowie Q1 2024 der am besten und am häufigsten bewertete Anbieter in der Kategorie “e-Signatur” auf der unabhängigen Bewertungsplattform OMR Reviews.