Die Buchhaltungsagentur des Bundes (BHAG) ist hauptverantwortlich für das Rechnungswesen der österreichischen Bundesverwaltung und hat für die Einführung der digitalen Signatur auf sproof gesetzt.
Kurz-Portrait mit Mag. Alexander Sellner im Headquartier der BHAG in Wien
Die Digitalisierung schreitet in allen Bereichen des täglichen Lebens voran. Viele Unternehmen, die öffentlich sind, befinden sich jedoch über weite Teile noch immer in der analogen Welt.
Anders ist es bei der Buchhaltungsagentur des Bundes! Das 500 Mitarbeiter:innen starke Unternehmen agiert österreichweit an 7 Standorten und setzt auf eine bewusste und langfristig geplante Digitalisierungsstrategie.
“Wir sind nahezu verpflichtet, Prozesse der Digitalisierung sehr zeitnah umzusetzen.'', so Mag. DI (FH) Alexander Sellner, IT-Leiter der Buchhaltungsagentur des Bundes.
Die Konsequenz: Die Einführung einer digitalen Signaturplattform als weiterer Schritt zur Prozessoptimierung. So wird einer der entscheidendsten betrieblichen Vorgänge - das sichere & rechtsgültige Unterfertigen von Dokumenten - maßgeblich erleichtert.
Ausgangssituation
Digitalisierung ist in aller Munde und so auch in den Köpfen der Verantwortlichen in öffentlichen Unternehmen. Dabei setzen bereits immer mehr Unternehmen auf das papierlose Büro, vernetzen ihre Standorte oder bieten neue Services online an. Dadurch verbessern sie das Kundenerlebnis, aber auch die Zusammenarbeit mit Partner:innen, Lieferant:innen und jeglichen anderen Stakeholdern.
Bei der Evaluierung weiterer Digitalisierungsmaßnahmen für das eigene Unternehmen, wurde dem Top-Management der Buchhaltungsagentur des Bundes schnell bewusst, dass die Einführung einer digitalen Signaturplattform enorme Vorteile liefern kann. Diese Form zu Signieren ist in ganz Europa zu 100% der handschriftlichen Signatur gleichgestellt und unterliegt den strengen Richtlinien der eIDAS-Verordnung (EU) 910/2014 (Electronic Identification and Authentication Services).
Vielen Unternehmer:innen sind jedoch die Vorteile einer unternehmensweit eingeführten Plattform für das digitale Signieren von Dokumenten nicht bewusst. Ein sehr beständiges “Credo” wird nach wie vor der Einführung einer Signaturplattform, entgegengehalten: “Ich habe ja die Handysignatur und kann bereits digital signieren”.
Tatsächlich nutzt bereits beinahe die Hälfte der österreichischen Bürger:innen die Handysignatur als kostenfreies eGovernment Service.
Jedoch ist die digitale Signatur alleine, im geschäftlichen Umfeld meistens völlig unzureichend. Was fehlt sind Prozesse; maßgeschneiderte Workflows. Ein gemeinsames “Dashboard” um einen perfekten Überblick über die wichtigen Dokumente im Unternehmen zu haben uvm.
Mittlerweile haben sich bereits einige international agierende Unternehmen für eine digitale Plattform entschieden, die alle Unterschriftenworkflows und Anwendungsfälle im Unternehmen digital abbilden kann.
Die BHAG setzt auf Software aus Österreich.
Im ersten Schritt hat das BHAG-Projektteam rund um Sellner evaluiert, welche europäische bzw. österreichische Anbieter sich bereits etablieren konnten und leistungsstarke Tools auf den Markt gebracht haben.
“Bei der Datenhaltung sensibler Dokumente wollen wir keine Kompromisse eingehen. Diese Daten sollen zu 100% in Europa gespeichert werden. sproof erfüllt aus unserer Sicht diese Kriterien durch die explizite Auswahl von Rechenzentren, die unabhängig von US-Konzernen sind.”
Mag. DI (FH) Alexander SellnerBuchhaltungsagentur des Bundes
Neben der Sicherheit und Konformität der Datenhaltung soll eine Signaturplattform verschiedenen Unterschritftenläufe unterstützen, die bei der Buchhaltungsagentur des Bundes zum täglichen Geschäft gehören.
So fiel schnell das Augenmerk auf sproof. Nach einer intensiven Test- und Auditphase fiel die Wahl schließlich auf das junge IÖB-zertifizierte Unternehmen. Die Cloud-Lösung hat sich als All-In-One Plattform mit den höchsten Sicherheits- und Datenschutzstandards sehr gut präsentieren können. “Es hat uns wirklich besonders geehrt, dass die Wahl auf uns gefallen ist und wir schlussendlich den sehr hohen Ansprüchen der Buchhaltungsagentur des Bundes gerecht werden konnten”, so Dr. Fabian Knirsch, Mitgründer und CTO der sproof GmbH.
Die digitale Signatur spart ab der Einführung merklich Ressourcen.
Das bisherige Feedback ist sehr gut. Viele der Mitarbeiter:innen, vor allem in der Geschäftsführung, nutzen die Plattform für verschiedene Unterschriftenprozesse und sparen seitdem messbar Zeit und Ressourcen. Unterlagen müssen nicht mehr ausgedruckt, handschriftlich unterschrieben, eingescannt und per Post verschickt werden, sondern können mit wenigen Klicks digital unterschrieben werden.
So freut sich auch die Umwelt! 500 Blatt Papier verbrauchen 7,5 Kilogramm Holz, 130 Liter Wasser und 26,8 Kilowattstunden Energie. Ein positiver Nebeneffekt, welcher immer mehr Unternehmer:innen zur Einführung einer Signaturplattform veranlasst.
Ganz besonders begeistert hat gleich im ersten Schritt nach der Einführung, die reibungslose Integration der Plattform in die IT-Landschaft des Unternehmens. Dank der Cloud, hat das Onboarding nur wenige Stunden gedauert und wurde von sproof durchgehend begleitet.
Die reibungsfreie Kommunikation und Flexibilität hat Alexander Sellner überzeugt. “sproof ist für Feedback und Kundenwünsche offen und verfolgt damit den Ansatz, die Plattform ständig weiter zu verbessern”, erklärt Sellner.
