eMoveUs bietet Lösungen für elektrische und elektromechanische Energiewandlungssysteme im Antriebsstrang auf Elektronikhardware-, Software-, Elektromagnetik- und Mechanik-Ebene, mit dem Ziel, eine effiziente und nachhaltige Mobilität für alle zu gewährleisten. Mit der Integration von sproof sign digitalisiert und beschleunigt das Unternehmen interne Vertragsprozesse.
Portrait
Unternehmensname:
eMoveUs GmbH
Kurzbeschreibung des Projekts:
Digitalisierung der Vertragsabwicklung und der internen Vertragsprozesse, um Ressourcen effizienter zu nutzen und die Abwicklungsgeschwindigkeit zu erhöhen.
Warum sproof sign:
"Besonders bei der Abwicklung von Verträgen, Lieferantenvereinbarungen, NDAs und internen Genehmigungen bemerkten wir, dass der traditionelle Papierweg, vor allem in Zeiten von Remote-Work, zeitaufwendig und fehleranfällig war. Dies führte zu Verzögerungen und zusätzlichem administrativen Aufwand, weshalb wir den Dokumentenworkflow optimieren und Geschäftsabläufe modernisieren wollten."
Christopher Pizarro, Business Development & Project Management
Wie kam es zur Entscheidung, die digitale Signatur einzuführen?
Als kleines mittelständisches Start-up Unternehmen in der Automobilbranche standen wir vor der Herausforderung, unsere internen Prozesse effizienter zu gestalten und die Bearbeitungszeiten zu verkürzen. Besonders bei der Abwicklung von Verträgen, Lieferantenvereinbarungen, NDAs und internen Genehmigungen bemerkten wir, dass der traditionelle Papierweg, vor allem in Zeiten von Remote-Work, zeitaufwendig und fehleranfällig war. Dies führte häufig zu Verzögerungen, zusätzlichen Kosten und erhöhtem administrativen Aufwand, weshalb wir den Dokumentenworkflow optimieren und Geschäftsabläufe modernisieren wollten.
Welchen Stellenwert hat die digitale Transformation für Ihr Unternehmen? Wie wurde zuvor signiert?
Die digitale Transformation spielt in unserem Unternehmen eine zentrale Rolle, da sie uns die Möglichkeit bietet, effizienter und agiler auf die Herausforderungen in der Automobilbranche zu reagieren. Für uns als Start-up ist die Digitalisierung ein entscheidender Hebel, um unsere Wettbewerbsfähigkeit zu sichern und unser Geschäft zukunftssicher aufzustellen. Durch den Einsatz digitaler Technologien können wir Prozesse optimieren, die Zusammenarbeit sowohl intern als auch mit externen Partnern verbessern und gleichzeitig Kosten reduzieren.
Bevor wir die digitale Signatur eingeführt haben, erfolgten alle Unterschriften auf herkömmliche Weise: Verträge und wichtige Dokumente wurden ausgedruckt, manuell unterzeichnet und dann entweder per Post, Kurier oder E-Mail versendet, um weitere Unterschriften einzuholen. Dieser Prozess war zeitaufwendig, ineffizient und anfällig für Verzögerungen, insbesondere wenn mehrere Unterschriften erforderlich waren oder Dokumente zwischen verschiedenen Standorten ausgetauscht werden mussten. Zudem erhöhte der papierbasierte Ansatz die Risiken von Fehlern, Verlusten und unvollständigen Archiven.
Welche Kriterien waren für Sie bei der Suche des richtigen e-Signaturanbieters entscheidend?
Bei der Auswahl des richtigen e-Signaturanbieters waren für uns mehrere Kriterien entscheidend. Zunächst stand die Sicherheit im Vordergrund, da die digitale Signatur für wichtige Verträge und Dokumente genutzt wird, die vertrauliche Informationen enthalten. Ein Anbieter mit hohen Sicherheitsstandards, wie etwa Verschlüsselungstechnologien und die Einhaltung von Datenschutzvorgaben wie der DSGVO, war daher ein Muss.
Darüber hinaus war die Benutzerfreundlichkeit von großer Bedeutung. Der Anbieter sollte eine intuitive und einfach zu bedienende Plattform bieten, damit unsere Mitarbeitenden ohne großen Schulungsaufwand direkt starten können. Die Kompatibilität mit unseren bestehenden Systemen und eine nahtlose Integration in unsere Arbeitsabläufe war ebenfalls ein wichtiger Faktor.
Nicht zuletzt spielten auch der Preis und die Flexibilität des Angebots eine Rolle. Wir suchten bewusst nach einem europäischen Anbieter, der transparente Kostenstrukturen bietet und skalierbare Lösungen bereitstellt, die mit unserem Unternehmen wachsen können. Support und Kundendienst waren ebenfalls wichtige Kriterien, um sicherzustellen, dass wir bei Fragen oder Problemen schnell Unterstützung erhalten.
Besonders bei der Abwicklung von Verträgen, Lieferantenvereinbarungen, NDAs und internen Genehmigungen bemerkten wir, dass der traditionelle Papierweg, vor allem in Zeiten von Remote-Work, zeitaufwendig und fehleranfällig war. Dies führte häufig zu Verzögerungen, zusätzlichen Kosten und erhöhtem administrativen Aufwand, weshalb wir den Dokumentenworkflow optimieren und Geschäftsabläufe modernisieren wollten.
Christopher PizarroBusiness Development & Project Management
Für welche Anwendungsfälle kommt die digitale Signatur zum Einsatz?
Der wesentliche Einsatzbereich ist die Vertragsabwicklung, insbesondere bei Lieferanten- und Dienstleistungsverträgen, Kaufverträgen, NDAs und Rahmenvereinbarungen, die oft mehrere Unterschriften erfordern.
Welche Standards bezüglich Datensicherheit & Konformität muss eine Softwarelösung in Ihrem Unternehmen erfüllen?
In unserem Unternehmen muss eine Softwarelösung strenge Standards in Bezug auf Datensicherheit und Konformität erfüllen, um den Schutz sensibler Informationen zu gewährleisten. Dazu gehört in erster Linie die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten sicher und verantwortungsvoll verarbeitet werden. Verschlüsselungstechnologien, sowohl für die Übertragung als auch für die Speicherung von Daten, sind unerlässlich, um unbefugten Zugriff zu verhindern. Zudem legen wir Wert auf Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) und Zugriffsmanagement, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf unsere Systeme und Daten zugreifen können.
Was gefällt Ihnen an sproof sign besonders?
An sproof sign gefällt uns besonders die Kombination aus hoher Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit, sowie die intuitive Benutzeroberfläche, die es unseren Mitarbeitenden ermöglicht, die Plattform ohne großen Schulungsaufwand schnell zu nutzen. Die Integration in unsere bestehenden Systeme verlief reibungslos, und die flexiblen Anpassungsmöglichkeiten von sproof sign passen sich perfekt an unsere spezifischen Anforderungen und Arbeitsabläufe an.
