Innovative Lösungen für eine nachhaltige Zukunft: Die Partnerschaft zwischen sproof sign und der Energie AG Oberösterreich

Burger: "Wir haben uns für die Implementierung einer digitalen Signaturlösung entschieden, um zwei wesentliche Herausforderungen anzugehen. Erstens stellten wir fest, dass wir in unseren Prozessen mit Endkundinnen und Endkunden häufig auf einen Medienbruch stießen. Viele Informationen wurden in Papierform eingereicht, was zu zeitaufwändigen manuellen Prozessen der Erfassung, Archivierung und Weiterverarbeitung führte. Dieser Medienbruch verlangsamte unsere Abläufe erheblich. Durch die Digitalisierung dieser Prozesse und die Einführung der digitalen Signatur konnten wir diesen Engpass beseitigen und die Effizienz steigern.

Darüber hinaus zwang uns die COVID-19-Pandemie dazu, unsere internen Abläufe anzupassen. Die herkömmliche Methode, Dokumente physisch zu unterschreiben, war aufgrund von Reisebeschränkungen und Homeoffice-Regelungen nicht mehr praktikabel. Die Notwendigkeit, eine digitale Lösung zu implementieren, wurde offensichtlich, um den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten. In diesem Kontext suchten wir nach einer Lösung, die uns die notwendige Flexibilität bereitstellen konnte."

Burger: "Die digitale Signatur kommt bei uns für verschiedene Anwendungsfälle zum Einsatz. Zum einen verwenden wir sie im Kundenkontakt, beispielsweise wenn ein Kunde oder eine Kundin einen Vertrag abschließen möchte oder eine erbrachte Leistung bestätigen muss. Ein weiterer Anwendungsfall ist die interne Nutzung, insbesondere in Situationen wie der schnellen Umsetzung neuer Regelungen, wie beispielsweise der Homeoffice-Regelung. In einem solchen Fall mussten wir für 1500 Mitarbeiter:innen schnell Dokumente bearbeiten, was mit herkömmlichen papierbasierten Prozessen nicht möglich gewesen wäre. Für die Abwicklung dieses Prozesses haben wir auf interne Lösungen zurückgegriffen, die über eine eigens entwickelte App integriert sind. Dabei wurde ein Freigabe-Prozess implementiert, bei dem die Dokumente zunächst von den direkten Vorgesetzten genehmigt wurden, bevor sie mit den vordefinierten Signatur Platzhaltern an die Mitarbeiter:innen gesendet wurden."

Burger: "Wir agieren als Energieversorger mit kritischer Infrastruktur in einem stark regulierten Bereich. Für uns ist Datenschutz von höchster Bedeutung, da wir ständig mit personenbezogenen Daten arbeiten. Daher war es entscheidend, einen Anbieter im näheren Umfeld zu finden, vorzugsweise in Österreich oder zumindest im europäischen Raum. Ein amerikanischer Anbieter wäre mit zu vielen Unsicherheiten und Herausforderungen verbunden gewesen, da wir kein Risiko eingehen können. Unsere Policy legt daher einen klaren Fokus auf europäische Anbieter, um sicherzustellen, dass wir den Anforderungen der DSGVO gerecht werden und Datenschutzrisiken minimieren."

Burger: "Neben der DSGVO sind für uns weitere Standards von großer Bedeutung, wie zum Beispiel die ISO 271001. Diese ist für uns besonders wichtig, da wir selbst zertifiziert sind und von unseren Lieferant:innen erwarten, dass sie den gleichen Sicherheitsstandard wie wir erfüllen können. Zudem führen wir regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen durch, um sicherzustellen, dass unsere Infrastruktur stets geschützt ist. Diese Überprüfungen werden jährlich durchgeführt, um potenzielle Schwachstellen rechtzeitig zu identifizieren und zu beheben, bevor es zu Sicherheitsvorfällen kommt, die mit hohen Kosten verbunden sein können."

Burger: "Wir verfügen bereits über mehrere verschiedene Lösungen im Haus, wodurch wir gelernt haben, welche Funktionen für uns besonders wichtig sind, und welche uns nicht die Flexibilität bieten können, die wir brauchen. Bei der Bewertung potenzieller Anbieter haben wir deshalb spezifische Anforderungen definiert, darunter, dass man den Signaturplatzhalter beliebig verschieben und die Skalierung anpassen kann sowie die Möglichkeit für Benutzer:innen ihre Unterschriftenrolle flexibel zu konfigurieren. Das haben wir nicht überall gefunden. Wir haben außerdem Wert auf die Integrationsfähigkeit in bestehende Prozesse gelegt, insbesondere über die REST-API, um eine nahtlose Einbindung in unsere Arbeitsabläufe zu gewährleisten. "

Burger: "Nach einer Befragung unserer Key-User, die das Produkt häufig nutzen, wurde vor allem der Punkt Usability besonders positiv hervorgehoben. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv gestaltet, was den Unterzeichnungsprozess für die Nutzer:innen vereinfacht. Es funktioniert auch problemlos mobil, was von unseren Mitarbeiter:innen sehr geschätzt wird. Zudem benötigten sie kaum oder gar keine Schulung, um das Produkt zu verwenden. Das minimierte den Schulungsaufwand erheblich und war ein großer Vorteil für uns. Ein weiterer positiver Aspekt ist die Möglichkeit, Unterschriftenstempel frei zu konfigurieren. Dadurch können wir verschiedene Anforderungen abdecken und individuelle Prozesse unterstützen. Andere Signaturlösungen sind an dieser Herausforderung einfach gescheitert."

Burger: "Gerade befinden wir uns in der Testphase einer Integration mit SAP für den Angebotsprozess. Hier werden Angebote erstellt, freigegeben und unterzeichnet, bevor sie an den Kunden gesendet werden. Diese Integration ist bereits aufgesetzt und wird ab Sommer schrittweise ausgerollt. Etwas, das wahrscheinlich auch Potenzial haben würde, ist unser interner Personalbereich. Wir haben ungefähr 4.500 Mitarbeiter:innen, die betreut werden müssen. Da ist natürlich alles was digital funktioniert und weg vom Papier geht ein enormer Hebel."