Verträge digital, Engagement real: Das FSJ und der Weg zur papierlosen Verwaltung

Als ich vor drei Jahren die Geschäftsführung übernahm, steckte der seit über 50 Jahren bestehende Verein digitalisierungstechnisch in den Kinderschuhen. Alle Verträge mit den Sozialeinrichtungen und FSJ-Teilnehmer:innen wurden bis dahin mittels Serienbrief erstellt, ausgedruckt, unterschrieben, gestempelt, in ein Kuvert gesteckt und zur Post gebracht. Und unterzeichnet retour wieder per Post. War eine Änderung notwendig, fing alles von vorne an. Das war bei einer kleineren Teilnehmer:innen-Zahl noch machbar, je mehr junge Erwachsene aber ein FSJ machen, desto unmöglicher wird das Unterfangen. Ganz zu schweigen von der Fehlerwahrscheinlichkeit der diversen Excellisten. Somit mussten dem 21. Jahrhundert entsprechende digitalisierte Lösungen her.

Im ersten Step wurde eine IT-Firma gefunden, die alle unsere Prozesse in einen digitalen Ablauf brachten. Somit konnten wir die Bewerbungen nicht mehr wie früher üblich und notwendig als Anhang in einer Mail (deren Infos dann in Excellisten eingefügt werden mussten) erhalten, sondern über ein Anmeldetool. Die Daten konnten dann direkt verwendet werden, um nach der Fixierung eines FSJ-Einsatzes die notwendigen Verträge automatisch zu erstellen. Somit war die Vertragserstellung geklärt, dann fehlte aber noch die digitale Zeichnungsmöglichkeit. Nach einigen Recherchen und vor allem dank einer Empfehlung eines Freundes stieß ich schließlich auf sproof.

Der Stellenwert der digitalen Transformation für das FSJ ist nicht hoch genug einzuschätzen. Ein FSJ-Jahrgang startet immer mit Herbst. Somit ist im Sommer die Hochphase der Vermittlung und auch die Hochphase für die Verträge. Pro vermittelter Person sind zwei Verträge mit unserem Verein notwendig: Mit der Sozialeinrichtung und mit der/dem FSJ-Teilnehmer:in. Wir müssen diese Verträge unterzeichnen und natürlich auch die Gegenseite. sproof bot und bietet uns bis heute die ideale Lösung! Heuer rechnen wir mit rund 700 FSJ-Einsätzen, und somit rund 1400 Verträgen, die gezeichnet werden müssen.

Wichtig war es uns, eine Lösung zu finden, die praktikabel und leistbar ist. Der Datenschutz musste erfüllt sein. Das Tool, über das die Signatur abgewickelt wird, musste kompetent, vertrauensvoll, professionell arbeiten und vor allem "zuhören", was wir brauchen. Das alles fanden wir bei sproof.

Für die Zeichnungen unserer FSJ-Vereinbarungen mit den Sozialeinrichtungen und mit den FSJ-Teilnehmer:innen und auch bei Verträgen mit Fördergebern, bei Dienstverträgen etc. Einfach bei allen Dokumenten, die eine offiziell gültige Zeichnung verlangen. Und somit hilft uns sproof nicht nur bei den Verträgen rund um die FSJ-Einsätze, sondern auch bei Dokumenten, die von der Vereinsvorsitzenden und der Geschäftsführerin unterzeichnet werden müssen, da wir uns nicht so oft sehen – was eine händische Zeichnung schwierig macht – sondern vor allem via Mail und Telefon in Kontakt sind.

Seit wir sproof haben, wodurch ja auch Zeichnungen über die ID-Austria möglich sind, bedarf es keiner Treffen mehr, bei denen es früher hauptsächlich darum ging, eine Unterschrift für ein wichtiges Dokument zu bekommen. Weiters feiern wir die papierlose Lösung. So können wir wertvolle Ressourcen sparen. Heute drucken wir so gut wie gar nichts mehr aus.

Darum haben sich direkt die IT-Firma, die uns die Digitalisierung gemacht hat und sproof gekümmert. Von Fachmensch zu Fachmensch quasi. Für uns als Kundin war das ideal.

Da haben wir natürlich einen äußerst hohen Anspruch. Die Frage zum Datenschutz und zur Sicherheit war eine der ersten, die wir gestellt haben, als wir auf sproof gestoßen sind.

Alle Mitarbeiter:innen von sproof sind unglaublich kompetent, freundlich, professionell und immer darum bemüht, die für uns beste Lösung zu finden. Sie sind bei Fragen und Problemen da und erreichbar und setzen alles daran, damit wir als Kundin zu dem Resultat kommen, das wir brauchen und wir uns wünschen. sproof ist neben der großartigen IT-Firma, mit der wir die Digitalisierung angegangen sind, das Beste, was uns passieren konnte.

Ja. Vor allem, wenn ich Dokumente mit unserer Vorsitzenden digital signiere, kommt der Signaturworkflow zum Einsatz. Aber auch bei den Verträgen mit Einsatzstellen und FSJ-Teilnehmer:innen. Durch unser Umstellen von händischen Unterschriften auf mit der Post geschickten Vereinbarungen auf digitale Signatur per Mail haben wir auch in den über 700 Sozialeinrichtungen für Digitalisierung gesorgt, denn auch die Leitungen der Sozialeinrichtungen mussten sich dann mit der digitalen Zeichnung auseinandersetzen.

Jetzt sind wir bereits im dritten Jahr der Nutzung und allerorts klappt das mittlerweile ganz wunderbar. sproof wird dabei als vertrauensvoller und unkomplizierter Partner erlebt. Bei den FSJ-Teilnehmer:innen war die digitale Zeichnung übrigens nie eine Herausforderung. Die jungen Erwachsenen haben das von Anfang an mit ihren Handys ruckzuck erledigt, als hätten sie das nie anders gemacht. Auch das spricht für die leichte und verständliche Anwendbarkeit von sproof. Wir sagen ein herzliches DANKESCHÖN für die großartige Zusammenarbeit!!!