Die Größten in Sachen Hotellerie und Gastronomie: Hogast signiert mit sproof sign.

Sigmond: "Für uns als Unternehmen waren zwei Aspekte entscheidend, uns für eine digitale Signaturlösung zu entscheiden. Einer davon war die Corona Pandemie, denn durch Kurzarbeit und Homeoffice mussten wir zwangsläufig neu denken, denn ohne ein neues digitales System hätten wir gar keine Verträge, Rechnungen und Aufträge mehr unterzeichnen können.

Der zweite Aspekt, der bestimmt bereits länger Thema bei der Geschäftsführung war, ist, dass wir als Unternehmen für uns parallel den Schwerpunkt auf Digitalisierung und Nachhaltigkeit gelegt haben.

Mit dem Fokus darauf, war schließlich der Punkt gekommen, an dem wir uns dafür entschieden haben, jetzt alles digital zu unterzeichnen und wo es möglich ist, auf alle Papierrechnungen und -Verträge zu verzichten."

Sigmond: "Grundsätzlich sind wir das Bindeglied zwischen unseren Lieferanten und Kunden beziehungsweise Mitgliedern. Das heißt aber auch, dass alle Rechnungen und Aufträge über die HOGAST laufen und wir diese dann auch in einigen Fällen unterzeichnen und gegenzeichnen müssen. Man kann sich die Unterschriftenkette wie ein Dreieck zwischen Lieferant, Mitglied und HOGAST vorstellen.

Ein Beispiel, bei der die digitale Signatur zum Einsatz kommt und total hilft, ist bei der Aufnahme neuer Lieferanten. Da gibt es ja auch Verträge, die irgendwie unterzeichnet werden müssen. Bevor wir uns für eine eSignaturlösung entschieden haben, mussten wir alles erst in Papierform per Post verschicken und abwarten.
Dadurch, dass die gesamte Firma eigentlich aus vier Firmen besteht, muss in diesem Anwendungsfall einmal der Lieferpartner und viermal HOGAST unterschreiben. Bis dann alles wieder bei uns ankam, konnten auch mal zwei bis drei Wochen vergehen. Mit der digitalen Lösung von sproof sign geht das alles schon um einiges schneller.

Aber auch bei der Aufnahme von Lieferungen nutzen wir die eSignatur. Denn alle Auftragsbestätigungen über 7.500 Euro müssen von uns gegengezeichnet werden, nachdem der Kunde und der Lieferant bereits unterzeichnet haben. Das ist eine Haftungssache! HOGAST haftet nämlich auch für seine Kunden, wenn sie Konkurs gehen oder zahlungsunfähig sind. Dann bezahlen wir die Rechnungen für unsere Mitglieder, aber auch nur dann, wenn die Auftragsbestätigung beziehungsweise der Auftrag von uns zuvor gegengezeichnet wurde. Das ist ein wirklich wichtiger Aspekt für unsere Mitglieder und Lieferanten."

Sigmond: "Datenschutz ist gerade ein präsentes Thema und mittlerweile einfach eine Grundvoraussetzung. Da muss alles stimmen. Für uns war aber vor allem auch die Benutzerfreundlichkeit wichtig, dass die Software einfach zu bedienen ist und man sich damit Zeit sparen kann. "

Sigmond: "An sproof sign gefällt uns besonders die Benutzerfreundlichkeit. Man findet die hochgeladenen Dokumente nämlich nicht nur schnell, sondern kann auch dank des neuen Features bereits festlegen, an welcher Stelle des Dokuments unterschrieben werden muss. Dadurch merken wir einfach, dass bei sproof sign immer irgendwas passiert, also an Erweiterungen und Updates gearbeitet wird, was uns super wichtig ist. Aber auch wenn mal eine Frage von unserer Seite aus zum Thema eSignatur auftaucht oder einer neuen Funktion, dann haben wir immer einen tollen und schnellen Support, an den wir uns wenden können."

Sigmond: "Für die Zukunft würden wir uns eine Einbettung von sproof sign in Drittanbietersysteme wünschen. Eine eigene App wäre natürlich auch spannend. Momentan ist es ja noch eine webbasierte Plattform, bei der es mit großen Datenmengen ein bisschen mit dem Hochladen dauern kann.

Das Schöne an sproof sign ist aber, dass wir dank unseres engen Kontakts bereits wissen, dass wir damit bei sproof genau an der richtigen Stelle sind. Denn auch wenn mal etwas nicht passt, wird an einer Weiterentwicklung gearbeitet und die neuen Features in die Software integriert. Deshalb empfehlen wir sproof auch mit gutem Gewissen an unsere 7.000 Kunden weiter."