Wie KURZZEiTmiete ihre Customer Journey mit sproof sign optimiert

Die Entscheidung, die digitale Signatur einzuführen, war das Ergebnis einer langen Überlegung und eines kontinuierlichen Entwicklungsprozesses. Bereits seit mehreren Jahren beschäftigten wir uns mit dem Thema der Digitalisierung und Optimierung unserer Prozesse. Als wir auf sproof stießen, eine regionale Lösung aus Salzburg, sahen wir die Möglichkeit, unsere Customer Journey zu perfektionieren und unseren Kunden eine nahtlose Erfahrung zu bieten. Eine Umfrage unserer Kunden bestätigte zudem das Interesse an digitalen Signaturen, was den Ausschlag für die Umsetzung gab. Ohne den Einsatz der digitalen Signatur würde der Kunde nämlich nach dem Abschluss in einen manuellen Prozess geschickt werden, indem er den Mietvertrag ausdrucken, ihn unterschreiben, einscannen und dann an den Mieter weiterleiten muss.

Bei der Auswahl des E-Signaturanbieters waren für uns vor allem Aspekte wie Datenschutz, regionale Nähe und technische Umsetzbarkeit entscheidend. Da wir großen Wert auf den persönlichen Kontakt zu unseren Partnern legen und auch aus datenschutzrechtlichen Gründen eine regionale Lösung bevorzugen, war sproof für uns die ideale Wahl. Zudem überzeugte uns die Professionalität und Kompetenz des Teams sowie die Möglichkeit einer einfachen Integration in unsere bestehende Plattform.

Die digitale Signatur wird bei KURZZEiTmiete vor allem für die Unterzeichnung von Mietverträgen zwischen Mietern und Vermietern eingesetzt. Dazu zählen in 1. Linie die Vermietung von Unterkünften für berufliche Wohnortwechsel aber auch kurzfristige Unterkünfte für getrennte Ehepartner oder andere temporäre Wohnbedürfnisse.

Ein Paradebeispiel sind die Wiener Philharmoniker, die während der berühmten Salzburger Festspiele für ein bis zwei Monate eine Unterkunft benötigen. Daraus entstand auch unsere Geschäftsidee. Mittlerweile ist KURZZEiTmiete aber wesentlich mehr und größer, als noch vor zwölf Jahren.

Bei den meisten Use-Cases stellt der Vermieter seine Unterkunft selbstständig auf unserer Webseite ein, inklusive, Text, Bilder, Videos etc. Dann kommt der Mieter verbildlicht auf der anderen Seite dazu und fragt die Unterkunft an. Von unserer Seite wird das Ganze dann abgeschlossen, inklusive Mietvertrag, der automatisch erstellt wird, Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung. Der Prozess des signierens selbst läuft wie folgt ab: zuerst wird ein Mietvertrag zwischen Mieter und Vermieter erstellt, der alle erforderlichen Daten enthält. Dieser Vertrag wird dann angepasst an die Sprache des Users und als PDF-Dokument bei sproof sign hochgeladen, welches uns das digitale Signieren ermöglicht. Die Software sendet dann eine Benachrichtigung an den Mieter, der aufgefordert wird, den Mietvertrag digital zu unterzeichnen. Das kann sowohl per E-Mail als auch direkt über die abgeschlossene Reservierung passieren. Sobald der Mieter den Vertrag unterschrieben hat, erhält der Vermieter eine E-Mail-Benachrichtigung, in der er ebenfalls zur Unterschrift aufgefordert wird. Sobald auch er unterzeichnet hat, wird an beide Parteien der digital unterfertigte Mietvertrag als Anhang geschickt und zusätzlich signiert in der Detailansicht der Reservierung im Mieter- bzw. Vermieteraccount hinterlegt. Danach ist unser Teil getan und Mieter und Vermieter müssen sich nur noch in Kontakt setzen um die Schlüsselübergabe zu klären. sproof ist in diesem Fall unsichtbar, da wir die E-Mails, die mit der Schnittstelle verknüpft sind, selber kreiert haben.

Die Integration der Cloud in unser Unternehmen verlief reibungslos. Da wir aber in einer Branche tätig sind, die sehr spezifische Anforderungen hat, war es wichtig, eine Signaturlösung zu finden, die diese Anforderungen erfüllen konnte. Sproof konnte das und durch die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Programmierer konnten wir die Schnittstellendokumentation von sproof nutzen und sie an unsere individuellen Bedürfnisse anpassen. Besondere Anforderungen wie Fallback-Szenarien für den Fall, dass unser Server nicht erreichbar ist, mussten beispielsweise berücksichtigt werden. Unser Programmierer implementierte diese Lösungen, um sicherzustellen, dass unser Unterzeichnungsprozess reibungslos funktioniert und den spezifischen Bedürfnissen unserer Kunden gerecht wird. Dank der Expertise von sproof und der Flexibilität unseres Teams konnten wir die Cloud-Integration erfolgreich abschließen und unsere Arbeitsabläufe optimieren.

In unserem Unternehmen legen wir Wert auf Datensicherheit und Konformität mit geltenden Datenschutzbestimmungen. Daher musste die gewählte Softwarelösung auch diese Anforderungen erfüllen, insbesondere im Hinblick auf die Speicherung und Übertragung sensibler Kundendaten. sproof sign konnte diese Anforderungen vollständig erfüllen. Zudem bot sproof eine transparente und vertrauenswürdige Lösung aus der Region, was unsere Sicherheitsbedenken weiter minderte und einen klaren pluspunkt darstellen.

Ich schätze an sproof sign vor allem die Benutzerfreundlichkeit, die es unseren Kunden ermöglicht, den Unterzeichnungsprozess schnell und unkompliziert durchzuführen. Die intuitive Benutzeroberfläche von sproof sign macht es unseren Mietern und Vermietern leicht, Dokumente digital zu unterzeichnen, ohne dass sie komplexe Schulungen benötigen. Diese nahtlose User Experience trägt wesentlich dazu bei, die Zufriedenheit unserer Kunden zu steigern und den gesamten Prozess effizienter zu gestalten. Darüber hinaus schätzen wir die Zuverlässigkeit und Sicherheit, die sproof sign bietet, was für uns in der Immobilienbranche von entscheidender Bedeutung ist.