LeasePlan ist ein globales Unternehmen, das sich auf die Bereitstellung von Autoleasing- und Fuhrparkmanagement-Lösungen spezialisiert hat. LeasePlan betreut einen Fuhrpark von über 1,9 Millionen Fahrzeugen und bietet Unternehmen aller Größen einen umfassenden Service für ihre gewerblichen Fahrzeuge an. Bei der Wahl des richtigen Anbieters für die Digitalisierung von Signaturprozessen wurde für einen speziellen Use Case auf sproof sign gesetzt.
Portrait
Unternehmensname: LeasePlan
Kurzbeschreibung des Projekts:
Ein Spezialfall hat veranlasst, für die Interaktion zwischen einigen unserer Großkunden eine digitale Signaturplattform zu integrieren.”
Warum sproof sign:
”Einer der Vorteile von sproof sign ist die sehr einfache Abwicklung von großen Volumina an zu
signierenden Dokumenten (Dokumentenupload u Stapelsignatur)“
Roland Woerle, External IT-Project Manager
Wie kam es zur Entscheidung, die digitale Signatur einzuführen?
Woerle: "Wir hatten für eSignaturen bereits eine Signaturplattform im Einsatz und waren damit grundsätzlich zufrieden. Für eine notwendige Vertragsausstellung von ca. 4.000 Verträgen für 1.500 B2B Kunden mussten wir eine neue Lösung finden, damit wir die Verträge voll-elektronisch befüllen, versenden und in den Unterschiften Umlauf an unsere Kunden weiterleiten konnten.
Unsere Aufgabe bestand darin, einen Anbieter zu finden, welcher diese Volumina technisch abwickeln konnte, den technischen Standard von qualifizierten Unterschriften ermöglichte und flexibel auf unsere Detailanforderungen eingehen konnte.
Mit diesen Anforderungen sind wir an mehrere Anbieter herangetreten, fanden jedoch in sproof sign die beste Lösung."
Warum wurde für das Projekt ausschließlich auf die qualifizierte Signatur gesetzt? Welche Kriterien waren für Sie bei der Suche des richtigen E–Signaturanbieters entscheidend?
Woerle: "Einige unserer Kunden bzw. Lieferanten wollten die Verträge nur via qualifizierte elektronische Unterschrift unterzeichnen, für andere war auch eine fortgeschrittene Unterschrift ausreichend. Aus diesem Grund mussten wir flexibel auf die Anforderungen reagieren."
Sie sprechen von “komplexen Unterschriftenläufen”. Wie beschreiben Sie den Anwendungsfall von sproof sign?
Woerle: "Bei LeasePlan pflegen wir einen service-orientierten Umgang mit unseren Kunden und gehen, wo irgendwie möglich, immer flexibel auf die unterschiedlichen Kundenbedürfnisse ein. So war es auch bei der Einholung der Unterschriften für die Vertragsdokumente. Ziel war, dass wir die ca. 4000 Verträge mit allen Vertragsdaten bereits vorbefüllen und den Unterschriftsberechtigen so aufbereiten, dass diese nur geprüft, einfach unterzeichnet und ohne viel Aufwand retourniert werden konnten."
Somit kam die Stapelsignatur sehr intensiv zum Einsatz?
Woerle: "Die Stapelsignatur wurde hauptsächlich von unseren Lieferanten angewandt, die die Kundenverträge gegensignieren mussten. Diese schätzen es, wenn Sie nur einmal wöchentlich alle bis dahin eingegangene Verträge mit qualifizierter Signatur gegenzeichnen konnten.
Wir haben dieses Feature vorab intensiv getestet und solange die Datenvolumina der einzelnen Dokumente nicht zu groß waren, hat dieser Vorgang reibungslos funktioniert."
“Einer der Vorteile von sproof sign ist die sehr einfache Abwicklung von großen Volumina an zu signierenden Dokumenten (Dokumentenupload und Stapelsignatur)“
Roland WoerleIT-Project Manager
Wie war das Feedback auf Kundenseite - wurde die digitale Signatur anerkannt?
Woerle: "Unser Kundenstock reicht von KMUs, mittelständischen Unternehmen bis hin zu den größten nationalen und internationalen Unternehmen. Die Akzeptanz von digitalen Signaturen war jedoch sehr unterschiedlich. Während einige Unternehmen von der reibungslosen Abwicklung der papierlosen Signatur fasziniert waren, gab es doch auch andere Unternehmen, die entweder Verträge nicht digital signieren wollten oder deren interne Richtlinien dies nicht erlaubte. Hier konnten die Kunden die Verträge als PDF downloaden, händisch signieren und haben diese anschließend zur Gegensignatur wieder über Sproof abgewickelt.
Hier sehe ich für die Österreich schon noch einigen Aufholbedarf und hoffe, dass Unternehmen, wie Sproof mit einer heimischen Lösung, das notwendige Vertrauen kreiert, und unseren Unternehmen mit einer sicheren, vertrauenswürdigen und voll digitalisierten Lösung, viele Prozesseffizienzen, Zeit, und Kostenersparnisse ermöglicht."
Welche Standards bezüglich Datensicherheit & Konformität muss eine Softwarelösung in Ihrem Unternehmen erfüllen?
Woerle: "Selbstverständlich war es wichtig, dass die Unterschriftenlösung alle datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllt. Als Cloud Lösung mussten wir uns auch keine Gedanken über das Hosting der Dokumente machen."
Was gefällt Ihnen an sproof sign besonders?
Woerle: "Neben den technischen Features, war für uns die schnelle Reaktion und Umsetzung unserer Anforderungen und gute Zusammenarbeit mit dem sproof Team maßgebend.
sproof war sehr dynamisch und professionell bei der Abwicklung, das haben wir sehr an dem Projekt geschätzt. Letzten Endes ging alles sehr reibungslos über die Bühne und wir waren sehr zufrieden. "
