Mehr Zeit für das Wesentliche: neunerhaus digitalisiert Signaturprozesse mit sproof sign

Aufgrund unserer Organisationsstruktur sind für die meisten Dokumente, die wir signieren, Unterschriften von zwei Personen notwendig. Bis 2023 gab es dafür Unterschriftenmappen, die von A nach B getragen wurden – und viel administrativen Aufwand: Fürs Signieren musste Vorlaufzeit eingeplant werden, regelmäßig gab es Nachfragen von Kolleginnen und Kollegen zu Dokumenten und deren Stand im Unterschriftenlauf. Anschließend musste alles händisch gescannt und zusätzlich in Papierform archiviert werden. Wir müssen unsere knappen Zeitressourcen in der Verwaltung besonders bewusst einsetzen – hier war offensichtlich, dass es Verbesserungsbedarf gab. Ausschlaggebend war neben der Ortsunabhängigkeit des Signierens vor allem diese Ersparnis von zeitlichen und ökologischen Ressourcen für Druck, Hauspost, das Einholen der Unterschriften und das Einscannen von Papierdokumenten. Ein weiterer Anreiz war die erleichterte Unterzeichnung und Verwaltung personalrelevanter Dokumente für unsere Mitarbeitenden.

Die meisten Mitarbeitenden bei neunerhaus arbeiten direkt mit Menschen, z.B. in der Sozialen Arbeit oder im Gesundheitsbereich. Im Zusammenhang mit der digitalen Transformation beschäftigt uns hier vor allem das Thema der digitalen Inklusion – in erster Linie der Inklusion unserer Nutzer und Nutzerinnen, als Arbeitgeberin aber auch die Kompetenzen unserer Mitarbeitenden, mit der Digitalisierung Schritt zu halten und digitale Signaturen nutzen zu können – das wird ja von immer mehr Stellen gefordert oder erleichtert Amtswege.
In den letzten Jahren haben wir in unseren Support-Prozessen, wie beispielsweise im Management, in der Personalabteilung und im Controlling, zahlreiche Abläufe digitalisiert. Ein wesentlicher Treiber war hierbei die Corona-Pandemie, die diesen Wandel zusätzlich beschleunigt hat. Ein weiterer wichtiger Faktor ist unser Anspruch, besonders sorgfältig mit unseren Personalressourcen umzugehen und sie möglichst effektiv einzusetzen. Die Digitalisierung unterstützt uns insbesondere in der Personalarbeit dabei, sowohl Effizienzsteigerungen als auch Innovationen zu fördern. Digitale Tools und persönlicher Kontakt ergänzen sich dabei optimal. Ein konkretes Beispiel aus der Personalarbeit: Die digitale Signatur eines neuen Dienstvertrags wird bei uns stets mit einem persönlichen Termin zur Vertragsunterzeichnung kombiniert.

Bei der Suche nach dem passenden e-Signaturanbieter waren für uns mehrere zentrale Kriterien ausschlaggebend. An erster Stelle standen die Kosten, da wir als gemeinnützige Organisation unser Budget effizient einsetzen müssen. Ebenso von großer Bedeutung war die Benutzerfreundlichkeit: Die Lösung sollte nicht nur intuitiv bedienbar sein, sondern auch Funktionen wie Stapelsignaturen und ein übersichtliches Dashboard bieten, um unsere Arbeitsabläufe zu optimieren. Darüber hinaus waren essenzielle Funktionen wie das Hinzufügen von Anmerkungen, das Platzieren von Unterschriften an mehreren Stellen im Dokument sowie die Festlegung von Signaturreihenfolgen unerlässlich. Zudem suchten wir eine webbasierte Lösung, die sich einfach integrieren lässt und die volle Rechtsgültigkeit gewährleistet.

Ein weiteres Muss war der Datenschutz und die strikte Einhaltung der DSGVO. sproof garantiert, dass sämtliche Daten auf europäischen Servern gespeichert werden, was uns ein zusätzliches Maß an Sicherheit bietet. Auch die Fälschungssicherheit war ein entscheidender Faktor, um Manipulationen zuverlässig auszuschließen. Darüber hinaus sollte der Kundensupport jederzeit erreichbar sein, ohne dass für jede Kontaktaufnahme zusätzliche Kosten entstehen. All diese Anforderungen haben wir bei sproof vollständig erfüllt gesehen.

Die digitale Signatur wird bei neunerhaus in einer Vielzahl von Anwendungsfällen eingesetzt, insbesondere bei Verträgen und anderen wichtigen Dokumenten, die eine schnelle und rechtssichere Unterschrift erfordern. Dazu zählen Verträge mit externen Partnern, Zahlungsaufforderungen, Budgetfreigaben und andere geschäftsrelevante Dokumente, die von der Geschäftsleitung signiert werden müssen. Seit Juni 2024 wird die digitale Signatur zudem für personalrelevante Dokumente verwendet, wie zum Beispiel Dienstverträge, Zusatzvereinbarungen, Arbeitsbestätigungen, sowie Bescheinigungen für Mitarbeitende.

Die Integration der Cloud-Lösung verlief reibungslos und effizient. Um den Umstieg für alle Mitarbeitende möglichst einfach zu gestalten, haben wir interne Anleitungen erstellt, die Schritt-für-Schritt erklären, wie Dokumente über sproof signiert werden. Auch wir in der Geschäftsleitung haben uns mit dem Prozess zu Beginn intensiv auseinandergesetzt, mittlerweile haben sich die neuen Abläufe sehr gut eingespielt. Dank der klaren Strukturierung und intuitiven Benutzeroberfläche von sproof konnten wir die digitale Signatur problemlos in unsere bestehenden Workflows integrieren.

Als Sozialorganisation, die mit sensiblen Daten von vielen Personen arbeitet, hat neunerhaus höchste Ansprüche an Sicherheit, Datenschutz und Rechtskonformität. Besonders der Schutz personenbezogener Daten ist von größter Bedeutung, da die Vertrauensbasis zu unseren Mitarbeitenden sowie Partnerinnen gewahrt werden muss.

Besonders schätzen wir den hervorragenden Customer-Support von sproof. Anfragen werden schnell und lösungsorientiert bearbeitet, und das System wird kontinuierlich weiterentwickelt, basierend auf den Rückmeldungen der Nutzer und Nutzerinnen. Die benutzerfreundliche und intuitive Oberfläche erleichtert die tägliche Anwendung erheblich. Auch die „Academy“, die direkt im Account abrufbar ist, bietet hilfreiche Unterstützung, um sich schnell mit den Funktionen vertraut zu machen. Insgesamt trägt sproof sign wesentlich zur Effizienzsteigerung und zur Vereinfachung unserer Arbeitsprozesse bei.

Ja, in einigen Bereichen, wie der Geschäftsleitung und der Personalabteilung, setzen wir bereits vereinzelt Signaturworkflows ein. Insbesondere für wiederkehrende Prozesse, wie das Signieren von Dienstverträgen oder geschäftlichen Dokumenten, haben sich diese Workflows als hilfreich erwiesen. Aufgrund unserer Größe und der noch relativ neuen Implementierung stehen wir allerdings noch am Anfang der vollständigen Integration dieser Workflows in unsere Arbeitsprozesse.