Die ÖH FH Oberösterreich vertritt die Studierenden gegenüber der Fachhochschule Oberösterreich. Neben dem gesetzlichen Auftrag zur Vertretung von Studierenden ist die ÖH FH OÖ eine Körperschaft öffentlichen Rechts und unterliegt zahlreichen Vorschriften, Gesetzen und einem Aufsichtsorgan im Bundesministerium.
Die Fachhochschule Oberösterreich (FH OÖ) bietet praxisorientierte Studiengänge an vier Standorten an: Hagenberg (Informatik, Kommunikation und Medien), Linz (Medizintechnik und Sozialwissenschaften), Steyr (Wirtschaft und Management) und Wels (Technik und Naturwissenschaften). Seit ihrer Gründung 1993 hat sich die FH OÖ zu einer führenden Bildungsinstitution entwickelt, an der im Studienjahr 2023/2024 über 5.000 Studierende eingeschrieben waren.
Portrait
Organisationsname:
ÖH FH Oberösterreich
Kurzbeschreibung des Projekts:
Digitalisierung der Hochschülerschaft: Einführung der digitalen Signatur zur Effizienzsteigerung der Verwaltungsprozesse
Warum sproof sign:
sproof sign bietet einen signifikanten Vorteil durch die Möglichkeit, externe Personen über E-Mail zur Signierung einzuladen. Diese Personen können dann einfach ohne Aufwand EU-weit Dokumente mittels verschiedenster Signaturmethoden unterzeichnen.
Sascha Bauer, Vorsitzender der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft der FH Oberösterreich
Wie kam es zur Entscheidung, die digitale Signatur einzuführen?
Innerhalb der Hochschülerschaft gibt es unterschiedliche Vertretungs- und Verwaltungsebenen. Da benötigt es täglich die Freigabe von diversen Dokumenten und Zahlungsfreigaben. Für diese Anwendungsfälle bedarf es der Nutzung der qualifizierten Signatur oder alternativ physischen Unterschriften und deren Originaldokumente. Das ist ein wirklich zeitaufwändiger Prozess. Damit wir mehr Zeit in unsere eigentliche Aufgabe, die Vertretungsarbeit, investieren können, haben wir uns dafür entschieden, unsere Verwaltungsprozesse und -Aufgaben zu digitalisieren und modernisieren. Aus diesem Grund haben wir auch sproof sign an unser internes Budgetverwaltungstool angeschlossen, um die Dokumente in Zukunft digital von den 3 notwendigen Personen signieren zu lassen, ohne dass diese aufwendig per E-Mail ausgetauscht und herumgeschickt werden müssen.
Welche Kriterien waren für Sie bei der Suche des richtigen e–Signaturanbieters entscheidend?
Bei der Suche nach dem richtigen e-Signaturanbieter waren für uns mehrere Kriterien entscheidend. Ein wesentlicher Aspekt war die API-Anbindung, da wir diese von einem Drittsystem aus erstellen müssen. Darüber hinaus war es wichtig, dass auch externe Personen unkompliziert per E-Mail zur Signierung eingeladen werden können. Ein weiteres Kriterium war die Benutzerfreundlichkeit und Modernität der Software, die sich in einer intuitiven Bedienoberfläche widerspiegeln sollte. Ein Anbieter, der all diese Anforderungen in einer preislich erschwinglichen Software vereint, stellt für uns einen großen Vorteil dar und das ist meines Erachtens ein sehr großer Pluspunkt für sproof sign. Aus diesen Gründen haben wir uns auch für die Zusammenarbeit mit sproof entschieden.
Für welche Anwendungsfälle kommt die digitale Signatur zum Einsatz?
Die digitale Signatur kommt bei uns für verschiedene Anwendungsfälle zum Einsatz. Zum einen nutzen wir sie für Zahlungsfreigaben, wodurch finanzielle Transaktionen schnell und sicher autorisiert werden können. Zum anderen setzen wir sie für interne Dokumente ein, um Arbeitsprozesse zu optimieren und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Darüber hinaus verwenden wir die digitale Signatur für Dokumente von Studierenden der FH Oberösterreich. Diese Dokumente bestätigen, dass die Studierenden in der Österreichischen Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft (ÖH) eine bestimmte Funktion ausüben. Die digitale Signatur ermöglicht es uns, diese Bestätigungen unkompliziert und rechtssicher zu erstellen und zu versenden. Durch die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten der digitalen Signatur können wir effizienter arbeiten und gleichzeitig die Sicherheit unserer Dokumente gewährleisten.
Wie hat die Integration der Cloud funktioniert?
Die Integration der Cloud wurde bei uns über einen Partner realisiert und verlief reibungslos. Die API-Integration funktionierte gut und ermöglichte es uns, unsere bestehenden Systeme nahtlos mit der neuen Signaturlösung zu verknüpfen. Allerdings ist die Umstellung der entsprechenden Prozesse für die Mitarbeiter:innen und das Heranführen dieser neuen, modernen Arbeitsweisen ein Prozess, der seine Zeit benötigt.
Welche Standards bezüglich Datensicherheit & Konformität muss eine Softwarelösung in Ihrer Organisation erfüllen?
Auch wir als OÖ Hochschülerschaft unterliegen den gängigen Verordnungen und Gesetzen. Die Softwarelösung, die wir für digitale Signaturen verwenden, muss daher mehrere Standards bezüglich Datensicherheit und Konformität erfüllen. Einerseits ist es essentiell, dass die Signaturlösung der eIDAS EU-Verordnung entspricht, da diese die rechtlichen Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen in der Europäischen Union definiert. Darüber hinaus muss die Software den jeweils aktuellen nationalen Gesetzen und Regularien entsprechen, damit wir rechtlich abgesichert sind. Nicht zu vergessen, dass sie DSGVO konform sein muss. Unsere Lösung soll also im Grunde sicherstellen, dass sämtliche personenbezogenen Informationen und Dokumente gemäß den strengen Vorgaben der DSGVO verarbeitet und gespeichert werden.
Was gefällt Ihnen an sproof sign besonders?
Besonders gefällt mir an sproof sign die übersichtliche und moderne Darstellung aller Anträge sowie die praktische Filterfunktion, um offene Dokumente zur Signierung schnell zu identifizieren. Hilfreich ist natürlich auch die Stapelfunktion, die es ermöglicht, große Mengen von Dokumenten zeitgleich effizient mit der QES zu versehen. Gerade bei der Bearbeitung von bis zu 400 Dokumenten ist diese Funktion eine echte Erleichterung im Arbeitsalltag.
Hilfreich ist natürlich auch die Stapelfunktion, die es ermöglicht, große Mengen von Dokumenten zeitgleich effizient mit der QES zu versehen. Gerade bei der Bearbeitung von bis zu 400 Dokumenten ist diese Funktion eine echte Erleichterung im Arbeitsalltag.
Sascha BauerVorsitzender der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft der FH Oberösterreich
Gibt es spezielle Vorteile von sproof sign, die in Ihrer Branche von besonderem Vorteil sind?
sproof sign bietet einen signifikanten Vorteil für uns durch die Möglichkeit, externe Personen über E-Mail zur Signierung einzuladen. Diese Personen können dann einfach ohne Aufwand EU-weit Dokumente mittels verschiedenster Signaturmethoden unterzeichnen.
