Die 2002 in Salzburg gegründete Paracelsus Medizinische Privatuniversität (PMU) bietet als medizinische Universität in privater Trägerschaft eine europäisch einzigartige Kombination aus den Fachbereichen Humanmedizin, Pflegewissenschaft und Pharmazie und steht für starke Forschungsleistung und multiprofessionelle Aus- und Weiterbildung mit höchstem fachlichen Anspruch. In Kooperation mit dem Klinikum Nürnberg wurde 2014 in Nürnberg ein zweiter Standort der PMU gegründet. Ziel der PMU ist es, hervorragende Medizinerinnen, Pflegewissenschafterinnen und Pharmazeut*innen aus- und weiterzubilden, die sich in der Praxis durch hohe Handlungskompetenz und soziale Verantwortung auszeichnen und die befähigt sind, besondere Leistungen in Forschung und Lehre zu erbringen.
Portrait
Unternehmensname: Paracelsus Medizinische Privatuniversität (PMU)
Kurzbeschreibung des Projekts:
"Die PMU wählte sproof ursprünglich als digitale Signaturlösung, um ihre Zeugnisse fälschungssicher zu gestalten. Heute ist sproof sign täglich im Gebrauch. Die Entscheidung basierte auf der langjährigen Partnerschaft und dem verlässlichen Service von sproof."
Warum sproof sign:
”sproof sign bietet uns die Möglichkeit einen Partner an unserer Seite zu haben der greifbar und nahbar ist. Wir werden mit unseren Problemen oder Anregungen nicht alleine gelassen, sondern haben einen tollen Support. Bezüglich der Funktionalität sehen wir die Lösung auf Augenhöhe mit anderen Anbietern, die es Markt gibt. “
Daniel Nobis, IT-Leiter
Wie kam es zur Entscheidung, die digitale Signatur einzuführen?
Nobis: "Die PMU ist Kunde erster Stunde bei sproof sign. Der Initialkontakt zu sproof sign entstand als wir eine Lösung dafür suchten unsere Zeugnisse fälschungssicher zu machen. Das war eine Funktion die sproof damals von Anfang an angeboten hat und in weiterer Folge haben wir uns dann entschlossen auch sproof sign zu nutzen. Heute ist es bei uns im täglichen Gebrauch und wir sind sehr glücklich mit dem Tool."
Welchen Stellenwert hat die digitale Transformation für die PMU?
Nobis: "Durch Covid wurde das Thema Digitalisierung in den Vordergrund gerückt. In kürzester Zeit mussten viele Bereiche und Prozesse digitalisiert werden. Im Hinblick auf die Lehre mussten wir beispielsweise in kürzester Zeit 'Hybride' aber auch reine 'Online-Lehrveranstaltungen' zur Verfügung stellen. Die Paracelsus Universität steht für anspruchsvolle wissenschaftsbasierte Lehre und Forschung. Dazu zählen natürlich das Thema Digitalisierung. Wir arbeiten stetig daran, diesem Anspruch an uns gerecht zu werden."
Wie wurde zuvor signiert?
Nobis: "Das war ganz klassisch wie man es von den großen Unternehmen kennt. Es gab eine Unterschriftenmappe die von einer zur anderen Person weitergereicht wurde - ganz egal, ob jemand abwesend war oder nicht. Der Zeitraum bis dann ein Dokument von einem Gremium, Rektorat oder Vorstand unterzeichnet wurde war dementsprechend ein zeitaufwendiger Prozess. Durch sproof sign konnten wir diesen deutlich verbessern und effizienter gestalten. Vor allem aber sicherer!"
Für welche Anwendungsfälle kommt die digitale Signatur zum Einsatz?
Nobis: "Wir verwenden sowohl die fortgeschrittene Signatur als auch die qualifizierte. Die fortgeschrittene verwenden wir im Haus selbst für klassische Einkaufsaufträge, Zeitbuchungen und Barauslagen. Also interne Dokumente, Urlaubsanträge und Protokolle. Sobald sich die Prozesse jedoch in Richtung Behörden, Partner und Kunden richten, kommt die qualifizierte Signatur zum Einsatz. Mit der Lösung von sproof sign können wir die herkömmlichen Prozesse schneller und deutlich unkomplizierter abhandeln."
Welchen Anspruch an Sicherheit, Konformität und Datenschutz hat eine Institution wie die PMU?
Nobis: "Unsere Ansprüche sind, wie in allen vergleichbaren Institutionen hoch. Wir unterliegen der eIDAS und müssen rechtskonform unterzeichnen. Deshalb ist es für uns auch immens wichtig und von Vorteil, dass wir die Geschwindigkeit und Möglichkeit haben, das in einem zusammenhängenden Prozess abbilden zu können. Damit meine ich, von dem Prozess des Ausdruckens, Unterschreiben und wieder einscannen, wegzukommen und es durch eine neue Prozessqualität zu ersetzen."
"Sobald sich die Prozesse jedoch in Richtung Behörden, Partner und Kunden richten, kommt die qualifizierte Signatur zum Einsatz. Mit der Lösung von sproof sign können wir die herkömmlichen Prozesse schneller und deutlich unkomplizierter abhandeln.”
Daniel NobisIT-Leiter
Wie sind die Gedanken zur DSGVO und unserem Server Standort?
Nobis: "Auch hier ist beides sehr wichtig für uns. Eine Voraussetzung für die Wahl einer Cloud-Lösung ist ganz klar, dass sie DSGVO-konform ist und sich somit alle Server im europäischen Raum befinden. sproof sign erfüllt dies gepaart mit einer sehr guten Usability zu 100%, weshalb es unser Tool erster Wahl geworden ist. Es liefert uns nicht nur die Sicherheit, sondern kombiniert auch Vorteile wie engen Support und schnelle Umsetzung perfekt."
Wie hat die Integration der Cloud funktioniert?
Nobis: "Die Implementierung in unser System war wirklich einfach. Dazu hat vor allem die enge Zusammenarbeit mit dem Support von sproof sign beigetragen sowie die vorgefertigten API- Schnittstellen. Deshalb haben wir uns auch für eine Cloud-Lösung entschieden. Feedback wird von sproof sign zeitnah und bestmöglich in einem unkomplizierten Prozess vom Kundensupport umgesetzt. Für uns ist die Nahbarkeit und die enge Zusammenarbeit generell ein entscheidendes Kriterium bei der Wahl unserer Software-Anbieter."
Seit diesem Jahr gibt es bei sproof sign den QES-Hub. Welchen Stellenwert hat diese Schnittstelle für euch?
Nobis: "Als das Thema digitale Signatur aufkam, hatten wir anfangs die Herausforderung, dass von unseren Kolleginnen und Kollegen unterschiedlichste Anbieter verwendet wurden. So wurde beispielsweise die Bürgercard genutzt, welche jetzt die ID Austria ist. Andere Kolleg*innen hatten bereits eine Identifikation bei anderen Anbietern. sproof sign hat das mit dem 'QES Hub' extrem vereinfacht. Egal wer nun mit welcher ID von welchem Ort unterzeichnet, sproof sign hat alle für uns relevanten Anbieter in ihre Software integriert und zusammengefasst. Und nicht zuletzt durch Features, wie beispielsweise die integrierte Suchfunktion nach Anbietern, hat sich die Usability für uns, durch die Lösung von sproof sign, stark verbessert."
Kommen für Ihren Use-Case Signaturworkflows zum Einsatz?
Nobis: "Beim Workflow haben wir Schritt für Schritt miterlebt wie immer neue Features und Funktionen bei sproof sign veröffentlicht wurden. Beispielsweise, die Möglichkeit, Unterschriften Positionen vordefinieren zu können, mit der Chatfunktion dem Kollegen einen Kommentar direkt im Dokument zu hinterlassen oder eine elektronische Sammelmappe zu erstellen. Dadurch lassen sich Prozesse durchdeklinieren und vereinfachen, was vor allem bei unserer Rechtsabteilung gut angenommen wird."
