Hochmoderne Sicherheit und Datenschutz: PMU vertraut auf sproof sign

Nobis: "Die PMU ist Kunde erster Stunde bei sproof sign. Der Initialkontakt zu sproof sign entstand als wir eine Lösung dafür suchten unsere Zeugnisse fälschungssicher zu machen. Das war eine Funktion die sproof damals von Anfang an angeboten hat und in weiterer Folge haben wir uns dann entschlossen auch sproof sign zu nutzen. Heute ist es bei uns im täglichen Gebrauch und wir sind sehr glücklich mit dem Tool."

Nobis: "Durch Covid wurde das Thema Digitalisierung in den Vordergrund gerückt. In kürzester Zeit mussten viele Bereiche und Prozesse digitalisiert werden. Im Hinblick auf die Lehre mussten wir beispielsweise in kürzester Zeit 'Hybride' aber auch reine 'Online-Lehrveranstaltungen' zur Verfügung stellen. Die Paracelsus Universität steht für anspruchsvolle wissenschaftsbasierte Lehre und Forschung. Dazu zählen natürlich das Thema Digitalisierung. Wir arbeiten stetig daran, diesem Anspruch an uns gerecht zu werden."

Nobis: "Das war ganz klassisch wie man es von den großen Unternehmen kennt. Es gab eine Unterschriftenmappe die von einer zur anderen Person weitergereicht wurde - ganz egal, ob jemand abwesend war oder nicht. Der Zeitraum bis dann ein Dokument von einem Gremium, Rektorat oder Vorstand unterzeichnet wurde war dementsprechend ein zeitaufwendiger Prozess. Durch sproof sign konnten wir diesen deutlich verbessern und effizienter gestalten. Vor allem aber sicherer!"

Nobis: "Wir verwenden sowohl die fortgeschrittene Signatur als auch die qualifizierte. Die fortgeschrittene verwenden wir im Haus selbst für klassische Einkaufsaufträge, Zeitbuchungen und Barauslagen. Also interne Dokumente, Urlaubsanträge und Protokolle. Sobald sich die Prozesse jedoch in Richtung Behörden, Partner und Kunden richten, kommt die qualifizierte Signatur zum Einsatz. Mit der Lösung von sproof sign können wir die herkömmlichen Prozesse schneller und deutlich unkomplizierter abhandeln."

Nobis: "Unsere Ansprüche sind, wie in allen vergleichbaren Institutionen hoch. Wir unterliegen der eIDAS und müssen rechtskonform unterzeichnen. Deshalb ist es für uns auch immens wichtig und von Vorteil, dass wir die Geschwindigkeit und Möglichkeit haben, das in einem zusammenhängenden Prozess abbilden zu können. Damit meine ich, von dem Prozess des Ausdruckens, Unterschreiben und wieder einscannen, wegzukommen und es durch eine neue Prozessqualität zu ersetzen."

Nobis: "Auch hier ist beides sehr wichtig für uns. Eine Voraussetzung für die Wahl einer Cloud-Lösung ist ganz klar, dass sie DSGVO-konform ist und sich somit alle Server im europäischen Raum befinden. sproof sign erfüllt dies gepaart mit einer sehr guten Usability zu 100%, weshalb es unser Tool erster Wahl geworden ist. Es liefert uns nicht nur die Sicherheit, sondern kombiniert auch Vorteile wie engen Support und schnelle Umsetzung perfekt."

Nobis: "Die Implementierung in unser System war wirklich einfach. Dazu hat vor allem die enge Zusammenarbeit mit dem Support von sproof sign beigetragen sowie die vorgefertigten API- Schnittstellen. Deshalb haben wir uns auch für eine Cloud-Lösung entschieden. Feedback wird von sproof sign zeitnah und bestmöglich in einem unkomplizierten Prozess vom Kundensupport umgesetzt. Für uns ist die Nahbarkeit und die enge Zusammenarbeit generell ein entscheidendes Kriterium bei der Wahl unserer Software-Anbieter."

Nobis: "Als das Thema digitale Signatur aufkam, hatten wir anfangs die Herausforderung, dass von unseren Kolleginnen und Kollegen unterschiedlichste Anbieter verwendet wurden. So wurde beispielsweise die Bürgercard genutzt, welche jetzt die ID Austria ist. Andere Kolleg*innen hatten bereits eine Identifikation bei anderen Anbietern. sproof sign hat das mit dem 'QES Hub' extrem vereinfacht. Egal wer nun mit welcher ID von welchem Ort unterzeichnet, sproof sign hat alle für uns relevanten Anbieter in ihre Software integriert und zusammengefasst. Und nicht zuletzt durch Features, wie beispielsweise die integrierte Suchfunktion nach Anbietern, hat sich die Usability für uns, durch die Lösung von sproof sign, stark verbessert."

Nobis: "Beim Workflow haben wir Schritt für Schritt miterlebt wie immer neue Features und Funktionen bei sproof sign veröffentlicht wurden. Beispielsweise, die Möglichkeit, Unterschriften Positionen vordefinieren zu können, mit der Chatfunktion dem Kollegen einen Kommentar direkt im Dokument zu hinterlassen oder eine elektronische Sammelmappe zu erstellen. Dadurch lassen sich Prozesse durchdeklinieren und vereinfachen, was vor allem bei unserer Rechtsabteilung gut angenommen wird."