Das familiengeführte Unternehmen PÖTTINGER ist einer der international führenden Spezialisten für Grünland-, Bodenbearbeitung und Sätechnik. Der oberösterreichische Konzern setzt nicht nur bei den eigenen Produkten auf eine Erhöhung der Nachhaltigkeit und Effizienz. Bei der Wahl des richtigen Anbieters für die Digitalisierung von Signaturprozessen wurde auf sproof sign gesetzt. Mit Erfolg!
Bei der Evaluation und Integration der Signaturplattform war der junge IT-Project Manager Matthias Oberegger gemeinsam mit seinem Team die treibende Kraft. Erfahren Sie in diesem Interview, nach welchen Kriterien die Einführung der digitalen Signatur bemessen und letzten Endes entschieden wurde.
Portrait
Unternehmensname:
PÖTTINGER Landtechnik GmbH
Kurzbeschreibung des Projekts:
”PÖTTINGER beschäftigt sich mit digitaler Landtechnik und ist Vorreiter bei digitalen Lösungen. Bereits vor Jahren wurden verschiedene E-Signaturlösungen evaluiert. Der finale Auslöser für das Projekt “Digitale Signatur” war die Corona-Situation.”
Warum sproof sign:
”… weil neue Entwicklungen für alle Kundinnen und Kunden ohne Aufpreis zur Verfügung stehen. Für uns ein wichtiger Punkt in unseren Anforderungen”
Top Feature:
”Mit der Stapelsignatur können hunderte Dokumente von jeweils zwei Geschäftsführern mit wenigen Klicks unterschrieben werden.”
Heidi Boller (Head of Sales, sproof) und Mathias Oberegger (IT-Project Manager, PÖTTINGER) im PÖTTINGER-Werk in Grieskirchen
Wie kam es zur Entscheidung, die digitale Signatur einzuführen?
Oberegger: "PÖTTINGER beschäftigt sich mit digitaler Landtechnik und ist Vorreiter bei digitalen Lösungen. Bereits vor Jahren haben wir im Bereich digitale Signatur unsere Fühler ausgestreckt. Der finale Auslöser für das Projekt “Digitale Signatur” war ganz klar die Corona Situation.
Bei PÖTTINGER gibt es fünf Geschäftsführer: Für eine gültige Signierung sind immer zwei Unterschriften notwendig. In Zeiten von Homeoffice und Beschränkungsregeln war das nicht immer einfach. Daher musste eine schnellere und komfortablere Lösung auf den Tisch."
Welche Kriterien waren für Sie bei der Suche des richtigen E–Signaturanbieters entscheidend?
Bei der Anforderungsanalyse haben wir uns die Hauptanwendungsfälle bei uns im Unternehmen angesehen. Dabei wurden auch Wünsche an uns herangetragen. Z.B. sollte der Unterschriftenprozess direkt aus einer SharePoint Bibliothek gestartet werden können oder auch eine etwaige Integration in Prozesse mit SAP sollte möglich sein. Das alles können wir über die von sproof sign zur Verfügung gestellte API abbilden.
Entscheidend für sproof sign als Cloudlösung war auch der Standort Österreich und eine gewisse Nähe zum Unternehmen selbst. Als Familienunternehmen bevorzugt PÖTTINGER den direkten Kontakt.
Für welche Anwendungsfälle kommt die digitale Signatur zum Einsatz?
Oberegger: "Im täglichen Gebrauch löst die digitale Unterschrift die Unterschriftenmappe ab, die täglich durch alle Abteilungen wandert. Dadurch sind wir unabhängig vom aktuellen Standort unserer Geschäftsführer und Abteilungsleiter:innen.
Die treibende Abteilung war unser Treasury. Die tägliche Arbeit mit Banken erforderte ebenso die Einführung einer digitalen Lösung.
Auch im Abarbeiten von großen Unterschriftenpaketen kommt Sproof bei uns künftig zum Einsatz. Die Coronakrise erforderte die Änderung der Dienstverträge in Bezug auf Homeoffice. Dafür mussten hunderte Dokumente von jeweils zwei Geschäftsführern unterschrieben werden. Mit der sproof API können wir das in Zukunft über eine Art Massenbrief abarbeiten und sparen der Geschäftsführung Stunden an Arbeit."
Wie hat die Integration der Cloud funktioniert?
Oberegger: "Um als Firma in der heutigen Zeit digital am Ball zu bleiben, bedarf es der Unterstützung von zusätzlicher Software. Zusätzliche Software On-Premise (Anm. der Redaktion: Hosting von Software auf eigenen Servern) bedeutet auch zusätzlichen Bedarf an Personalressourcen. PÖTTINGER war es dabei wichtig, einen Cloud-Dienst mit europäischer Niederlassung zu finden, welcher eine hohe Verfügbarkeit und im Notfall auch schnell Abhilfe bei etwaigen Problemen anbieten kann.
Am Ball zu bleiben, bedeutet auch, sich immer weiterzuentwickeln. Mit dem Ansatz von sproof sign, dass neue Entwicklungen für alle Kundinnen und Kunden ohne Aufpreis zur Verfügung stehen, wurde ein wichtiger Punkt in unseren Anforderungen erfüllt."
"Oft müssen hunderte Dokumente von jeweils zwei Geschäftsführern unterschrieben werden. Mit der sproof API können wir das über eine Art Massenbrief abarbeiten und sparen der Geschäftsführung Stunden an Arbeit."
Matthias ObereggerIT-Project Manager, PÖTTINGER
Welche Standards bezüglich Datensicherheit & Konformität muss eine Softwarelösung in Ihrem Unternehmen erfüllen?
Oberegger: "PÖTTINGER legt großen Wert auf Datenschutzkonformität. Dabei war es wichtig, dass die Daten einerseits nur in der EU gespeichert werden, aber auch eine klare Regelung der Verantwortlichkeiten über Daten gegeben ist. Da sowohl unsere Mitarbeitenden als auch Kundschaft zum Unterschreiben eingeladen werden, wollen wir sicher gehen, dass diese Daten sicher verwahrt werden."
Was gefällt Ihnen an sproof sign besonders?
Oberegger: "An sproof sign gefällt uns neben dem Standort Österreich und der bedienerfreundlichen Oberfläche auch die Gesprächsbasis beim Thema Support und Kundenfreundlichkeit. Man merkt klar bei sproof sign, egal mit wem man spricht, welche Motivation im gesamten Team herrscht und lässt sich dadurch gerne anstecken."
