Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Finden Sie hier Antworten zu häufigen Fragen über sproof, digitale Signaturen und die Konformität von digitalen Signaturen im Geschäftsverkehr.

Selbst ein Dokument signieren
Andere zum Unterschreiben einladen
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  • Wiederherstellen der MobileID

    Sie haben die MobileID App neu installiert oder ein neues Smartphone? Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre MobileID wiederherstellen, um weiter mit sproof sign qualifiziert signieren zu können. Ausgangssituation Sie haben sich bereits einmal erfolgreich über ein VideoIdent-Verfahren für eine qualifizierte digitale Signatur identifiziert. Sie haben nun die MobileID App neu installiert oder Sie haben […]


  • Welche Anbieter für digitale Signaturen gibt es in Deutschland?

    Diese Anbieter für digitale Signaturen gibt es in Deutschland: Mit sproof sign erhalten Sie Ihre eigene rechtsgültige digitale Signatur in Deutschland. Die Signaturen sind der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt und können in wenigen Minuten bezogen werden.


  • Wann brauche ich eine qualifizierte digitale Unterschrift?

    Die qualifizierte digitale Signatur ist gesetzlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Bei Verträgen mit Schriftlichkeitserfordernis sollte deshalb nur die qualifizierte Signatur verwendet werden.


  • Welche Anbieter für digitale Signaturen gibt es in Österreich?

    Diese Anbieter für digitale Signaturen gibt es in Österreich: In Österreich ist die digitale Signatur durch die breite Adaption von ID-Austria sehr verbreitet. ID-Austria ist eine qualifizierte elektronische Signatur, die auch mit sproof sign verwendet werden kann. Wenn Sie keine ID-Austria haben oder zusätzliche Funktionen, wie z.B. Stapelsignatur, wünschen, können Sie mit sproof sign Ihre […]


  • Wie erhalte ich eine digitale Signatur?

    Wie erhalte ich eine digitale Signatur? Eine der Fragen die oft gestellt werden ist, wie erhalte ich eine digitale Signatur. Eine digitale Signatur ist mit Ihrer Person verbunden. Entweder über Ihre Email-Adresse im Fall einer fortgeschrittenen digitalen Signatur oder über Ihr Mobiltelefon im Fall einer qualifizierten digitalen Signatur. Sie erhalten eine digitale Signatur über bestehende […]


  • Wird mein Monats-/Jahresabo automatisch verlängert?

    Ja, Ihr Abo wird automatisch erneuert. Sie können ein Abo jederzeit in Ihrem Konto kündigen.


  • Müssen Empfänger*innen meiner Dokumente für die Unterschrift zahlen?

    Nein. Sie können eine elektronische Signatur von Externen einholen ohne, dass diese Personen für die Unterschrift zahlen. Die Empfänger*innen müssen auch nicht Premium-Kunde oder angemeldet sein, sondern können das Dokument öffnen und sofort unterschreiben.


  • Sind mit sproof sign erstelle Signaturen rechtsgültig?

    Ja. Mit sproof sign erstellte Signaturen sind rechtsgültig. In der EU ist dies in der eIDAS-Verordnung rechtlich eindeutig geregelt. Mit sproof sign erstellte digitale Signaturen entsprechen der eIDAS-Verordnung. Speziell wird auch zwischen fortgeschrittenen digitalen Signaturen und qualifizierten digitalen Signaturen unterschieden. Mit sproof sign können beide erstellt werden. Die qualifizierte digitale Signatur erfordert eine einmalige Identifikation […]


  • Kann ich ein eigenes Zertifikat zum Unterschreiben verwenden?

    Ja. Enterprise-Kunden können eigene Zertifikate als Firmensiegel oder für fortgeschrittene Signaturen verwenden.


  • Was sind mit meinem Profil verbundene Email-Adressen?

    Sie können mehrere Email-Adressen mit Ihrem Profil verbinden. Wenn Sie etwa eine private und eine berufliche Email-Adresse haben, mit der Sie Unterschriftenanfragen versenden oder mit denen Sie zum Unterschreiben eingeladen werden, können Sie diese gesammelt in Ihrem Profil verwalten.


  • Was passiert, wenn ich ein Dokument lösche – ist es dann auch bei den Empfänger*innen gelöscht?

    Wenn Ihre Empfänger*innen keinen Account haben, dann verlieren Sie durch das Löschen den Zugriff auf das Dokument; ansonsten bleibt das Dokument erhalten.


  • Was passiert, wenn ich ein Dokument aussende aber vergessen habe mich anzumelden – kann ich das Dokument in meinen Account verschieben?

    Ja. Wenn Sie die gleiche Email Adresse verwendet haben, mit der Sie auch einen Account haben, scheint das Dokument automatisch in Ihrem Dashboard auf. Wenn Sie eine andere Email-Adresse verwendet haben, besteht die Möglichkeit mehrere Email-Adressen mit Ihrem Account zu verknüpfen.


  • Wie lange dauert es, sproof sign mittels API in bestehende Workflows zu integrieren?

    Eine Integration in bestehende Workflows ist innerhalb weniger Minuten bis zu wenigen Stunden möglich. Es handelt sich um eine einfache REST API. Die Dokumentation finden Sie auf https://sign.sproof.io/docs/.


  • Kann ich meine Dokumente in sproof sign verwalten?

    Ja, mit dem kostenlosen Account können Sie eine begrenzte Anzahl an Dokumente verwalten. In der Premium-Version können beliebig viele Dokumente verwaltet werden.


  • Kann ich ein eigenes Branding vornehmen?

    Ja, alle Premium-Pakete beinhalten die Möglichkeit ein Firmenlogo und Firmenicon zu hinterlegen. Dieses wird bei Einladungsemails und beim Unterschreiben angezeigt. 


  • Kann ich das Unterschriftenfeld definieren in dem mein Kontakt unterschreiben muss?

    Ja, es kann die Position der Unterschrift kann im Prozess der Einladung optional vordefiniert werden. 


  • Kann ich mehrere Dokumente auf einmal unterschreiben?

    Ja, nach der einmaligen Identifikation zur qualifizierten Signatur ist die Verwendung der Stapelsignatur für diese Benutzer*innen möglich. Dokumente können dann auf einen virtuellen Stapel gelegt und gesammelt unterschrieben werden.


  • Gibt es die Möglichkeit, meine Kontakte daran zu erinnern zu unterschreiben?

    Ja, Erinnerungsemails können automatisiert verschickt werden. Beim Aussenden einer Einladung kann optional ein Tag angegeben werden bis zu dem unterschrieben werden soll. Wenn bis dahin von einer Person noch keine Unterschrift erfolgt ist, erhält diese eine freundliche Erinnerung per Email. Sie können auch manuell eine erneute Einladung senden.


  • Kann ich eine Unterschrift ablehnen?

    Wenn Sie ein Dokument erhalten das Sie nicht unterschreiben können oder wollen, können Sie die Unterschrift auch ablehnen und eine kurze Begründung anführen.


  • Kann ich ein Dokument zur Unterschrift weiterleiten?

    Wenn Sie eine Einladung zum Unterschreiben erhalten haben, das Dokument aber selbst nicht unterschreiben können oder dürfen, haben Sie die Möglichkeit dieses an eine andere Person weiterzuleiten. Dafür geben Sie die Email-Adresse der Empfänger*innen an. In der kostenlosen Version können Sie eine Person statt Ihnen einladen. In der Premium-Version können Sie zusätzlich beliebig viele Personen […]


  • Kann ich eine Reihenfolge festlegen nach der die Unterschriften eingeholt werden?

    Ja, direkt beim Einladen kann die Reihenfolge festgelegt werden. Sie können allen Personen gleichzeitig die Möglichkeit zum Unterschreiben geben, mehrere Gruppen definieren oder eine individuelle Reihenfolge festlegen. Sobald alle Personen einer Gruppe unterschrieben haben, wird automatisch die nächste Gruppe eingeladen.


  • Kann ich ein Dokument mehrfach unterschreiben oder paraphieren?

    Ja, das ist möglich. Bei digitalen Signaturen ist dies jedoch prinzipiell nicht notwendig, da eine digitale Signatur (technisch) immer das gesamte Dokument umfasst.


  • Was ist ein Unterschriftenprofil?

    Ein Unterschriftenprofil ist eine visuelle Darstellung Ihrer Unterschrift, z.B. ein Bild Ihrer handschriftlichen Unterschrift oder ein Firmenstempel. In sproof sign können Sie verschiedene Profile anlegen, um so schnell Ihre Unterschrift einfügen zu können.


  • Wie viele Personen kann ich in einem Dokument zum Signieren einladen?

    In der kostenlosen Version kann nur eine beschränkte Anzahl an Personen zusätzlich zu Ihnen selbst eingeladen werden. In der Premium-Version können beliebig viele Personen eingeladen werden.


  • Kann ich Formularfelder verwenden oder anlegen?

    Ja. Wenn Ihr PDF-Dokument bereits Formularfelder enthält, können Sie diese in sproof sign direkt ausfüllen bzw. zum Ausfüllen versenden. Sie können diese Formularfelder zusätzlich auch bearbeiten oder in sproof sign neue Felder anlegen.


  • Welche Dokumentenarten kann ich verwenden?

    sproof sign unterstützt PDF- und Word-(DOCX)-Dokumente.


  • Warum ist es sicherer, schneller und günstiger ein Dokument mit sproof sign zu signieren als auf Papier?

    Weil Dokumente nicht ausgedruckt, unterschrieben und für den Emailversand wieder eingescannt müssen. Bei sproof sign werden die Dokumente sicher verwaltet und sind geschützt. 


  • Welche Vorteile habe ich durch die Verwendung von sproof sign?

    sproof sign bietet eine schnellere Abwicklung von Unterschriftenprozessen und damit Zeitersparnis; der Workflow ist übersichtlicher und der Ablauf kontrollierbarer. Das Drucken und Einscannen von Dokumenten sowie das zeitintensive Unterschreiben von Dokumenten auf Papier entfällt. Außerdem kann so CO2 gespart werden.


  • Ist mein unterschriebenes Dokument auch ausgedruckt gültig?

    Nein. Digitale Signaturen können ausgedruckt nicht überprüft werden. Die qualifizierte digitale Signatur ist aber der handschriftlichen Signatur gleichgestellt und wird als solche auch statt ausgedruckten Dokumenten digital akzeptiert.


  • Kann ich nach dem Unterzeichnen Änderungen am Dokument vornehmen?

    Nein. Wenn ein Dokument digital signiert wurde, können keine Änderungen mehr erfolgen. Diese würden die angebrachten Unterschriften ungültig werden lassen. Zu solchen Änderungen zählt auch das Aufteilen des Dokuments, das Hinzufügen von Seiten, etc. eine Ausnahme ist das Anbringen weiterer digitaler Signaturen; dies ist auch möglich, nachdem schon welche angebracht wurden.


  • Kann ich in einem Dokument mehrmals oder auf mehreren Seiten unterschreiben?

    Ja, das ist möglich. Bei digitalen Signaturen ist dies jedoch prinzipiell nicht notwendig, da eine digitale Signatur (technisch) immer das gesamte Dokument umfasst.


  • Wie kann ich sicher sein, dass die (qualifizierte) digitale Unterschrift gültig ist?

    Mit sproof sign erstellte (qualifizierte) digitale Signaturen sind standardkonform und in das PDF-Dokument eingebettet. Diese können mit gängigen Programmen (z.B. dem Adobe Acrobat Reader) oder mit Online-Prüftools (z.B. der RTR-Prüfdienst, Signature verification) geprüft werden.


  • Was passiert wenn mein Premium-Paket ausläuft?

    Premium-Pakete werden automatisch verlängert. Sie können das Paket jederzeit vor Verlängerung ohne Frist kündigen.


  • Was brauche ich für eine IT-Infrastruktur, um sproof sign nutzen zu können?

    sproof sign ist eine cloud-basierte Lösung. Für den Zugang benötigen Sie einen Internetzugang, PC, Laptop oder ein Mobiltelefon. Sie müssen keine Software installieren oder selbst hosten.


  • Muss ich meine Dokumente nach der Unterschrift auf meinen Computer herunterladen?

    Die Dokumente müssen nicht auf den eigenen Computer heruntergeladen werden, da Premium-Kunden die Dokumente auch unbegrenzt speichern können.


  • Wie lange werden meine Daten gespeichert bzw. kann ich das selbst einstellen?

    Die Dokumente werden 30 Tage gespeichert und dann automatisch gelöscht. Als Premium-Kunde können Sie das automatische Löschen deaktivieren und die Daten unbegrenzt aufbewahren. Weiters kann jedes einzelne Dokument manuell jederzeit vollständig gelöscht werden. Sie können Dokumente auch jederzeit herunterladen und lokal speichern.


  • Wo stehen die Server?

    In Österreich, Deutschland, Niederlande und Frankreich. Alle Server werden in Europa betrieben und es gibt keinen US-Bezug und damit ist sproof sign auch nach dem Urteil zu Privacy-Shield (“Schrems 2”) des EUGH DSGVO-konform. Die Rechenzentren sind ISO 27001 zertifiziert.


  • Wo werden meine Daten gespeichert?

    Ihre Daten werden im persönlichen Account in unseren europäischen, ISO-zertifizierten und DSGVO-konformen Rechenzentren gespeichert. Optional können Dokumente automatisch nach 30 Tagen von unseren Servern gelöscht werden. Ein manuelles Herunterladen und Löschen oder ein Abfragen und Löschen der Dokumente ist jederzeit möglich.


  • Ist sproof sign DSGVO-konform?

    Ja, 100%.


  • Welche Rechts-, Sicherheits-, Compliance- und Konformitätsbestimmungen erfüllt sproof sign?

    sproof sign ist 100% DSGVO-konform. Alle qualifizierten digitalen Signaturen sind nach eIDAS rechtsgültig. Alle Rechenzentren sind in der EU und ISO 27001 zertifiziert. sproof sign hat keinen Bezug zu Drittstaaten (insbes. nicht zu den USA) und ist damit auch nach dem Urteil zu Privacy-Shield (“Schrems 2”) des EUGH DSGVO-konform. sproof sign ist IÖB-ausgezeichnet für die […]


  • Komme ich auch über sproof zu einer qualifizierten digitalen Signatur?

    Bei sproof sign erhalten Premiumpakete eine rechtsgültige, qualifizierte digitale Unterschrift. Dazu wird nach Anlegen eines Accounts und dem Kauf eines Premium-Pakets automatisch die Anmeldung zur qualifizierten Signatur vorgeschlagen. Für die Identifikation benötigen Sie Ihren Lichtbildausweis, ein Mobiltelefon und einen PC mit Webcam und ca. 5 Minuten für einen Videocall. 


  • Ich habe ein neues Mobiltelefon oder eine neue Telefonnummer?

    Beim Wechsel Ihres Mobiltelefons oder beim Wechsel auf eine neue Telefonnummer ist eine erneute Identifikation notwendig. Bitte wenden Sie sich dazu an Ihre*n Administrator*in, um eine neue Einladung zum Identifizieren zu erhalten.


  • Wie lange ist die Identifikation für eine qualifizierte digitale Signatur gültig?

    Die Identifikation ist 5 Jahre oder bis zum Ablauf Ihres Lichtbildausweises gültig.


  • Wie läuft die einmalige Identifikation für eine qualifizierte digitale Signatur ab?

    Wenn Sie bei sproof sign ein Premiumpaket erworben haben oder von der/dem Verwalter*in eines Pakets die Möglichkeit des qualifizierten Signierens erhalten haben, erscheint nach der Anmeldung bei sproof sign in Ihrem Dashboard eine Einladung zur Identifikation. Für die Identifikation benötigen Sie Ihren Lichtbildausweis, ein Mobiltelefon und einen PC mit Webcam und ca. 5 Minuten für […]


  • Wie komme ich zu einer rechtsgültigen, qualifizierten digitalen Unterschrift?

    Bei sproof sign erhalten Premiumkund*innen eine rechtsgültige, qualifizierte digitale Unterschrift. Dazu wird nach Anlegen eines Accounts und dem Kauf eines entsprechenden Premium-Pakets automatisch die Anmeldung zur qualifizierten Signatur vorgeschlagen. Für die Identifikation benötigen Sie Ihren Lichtbildausweis, ein Mobiltelefon und einen PC mit Webcam und ca. 5 Minuten für einen Videocall.


  • Wie wird der Bezug zur Person bei einer fortgeschrittenen Signatur hergestellt?

    Der Bezug zur Person wird über die E-Mail-Adresse hergestellt. In einer Unternehmensumgebung kann dazu zusätzlich ein (optionaler) zweiter Faktor über ein Single Sign On verwendet werden. 


  • Was ist eine qualifizierte Signatur?

    Was ist eine qualifizierte digitale oder qualifizierte elektronische Signatur und wozu wird sie verwendet? Und was versteht man unter einer fortgeschrittenen digitalen Signatur? Man unterscheidet bei digitalen Unterschriften rechtlich zwischen einfachen, fortgeschrittenen und qualifizierten (der handschriftlichen Unterschrift gesetzlich gleichgestellten) Signaturen/Unterschriften. Der Rechtsrahmen ist EU-weit in der eIDAS-Verordnung geregelt und in den verschiedenen nationale Gesetzgebungen umgesetzt. […]


  • Was ist eine digitale Unterschrift?

    Ein zu unterzeichnendes Dokument wird  digital signiert, indem ein eindeutiger digitaler Fingerabdruck (Hashwert) vom Dokument erstellt und kryptografisch unterschrieben wird. Die Unterschrift kann direkt am digitalen Dokument (PDF) angebracht werden und erlaubt es, die Identität der Unterzeichner*innen festzustellen. Wenn das Dokument danach verändert wird, z.B. durch Ändern des Inhaltes, ist die digitale Signatur nicht mehr […]


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