Η ψηφιακή υπογραφή εισέρχεται στα δικηγορικά γραφεία της Αυστρίας.

Δηλώσεις, ψηφίσματα και συμβάσεις - όλα αυτά είναι έγγραφα που πρέπει να υπογραφούν από ένα ή περισσότερα άτομα. Ακόμη και ένα έγγραφο για το οποίο τρία άτομα πρέπει να υπογράψουν με αναλογικά μέσα σημαίνει συνολική δαπάνη χρόνου περίπου 45 λεπτών: Αυτό περιλαμβάνει την εκτύπωση εις τριπλούν, την αποστολή εγγράφων μέσω ταχυδρομείου ή τον συντονισμό ενός κοινού ραντεβού για τις υπογραφές. Αυτή η σπατάλη πόρων είναι περιττή.

Στον ιδιωτικό τομέα, η ψηφιακή υπογραφή έχει ήδη καθιερωθεί στην Αυστρία με τη μορφή της "υπογραφής μέσω κινητού τηλεφώνου". Εδώ και αρκετά χρόνια, πολλοί Αυστριακοί πολίτες χρησιμοποιούν αυτή τη δωρεάν κρατική υπηρεσία.

Ωστόσο, "μόνο" η ψηφιακή υπογραφή από μόνη της είναι συνήθως ανεπαρκής στο επιχειρηματικό περιβάλλον. Υπάρχει έλλειψη τεχνικών δυνατοτήτων, ενός εργαλείου ή μιας πλατφόρμας που να μπορεί να χαρτογραφήσει τις περιπτώσεις χρήσης και τις "διαδρομές υπογραφής" ειδικά για έναν κλάδο ή μια εταιρεία. Ένα σχετικό κοινό "ταμπλό" παρέχει μια καλή επισκόπηση των σημαντικών εγγράφων. Αυτό απαιτεί μια κεντρική διαχείριση όλων των χρηστών και μια διαχείριση δικαιωμάτων και ρόλων. Αυτό επιφέρει επίσης πολλά πλεονεκτήματα.

Σε πολλές εταιρείες, ανεξαρτήτως μεγέθους ή κλάδου, μια πλατφόρμα ψηφιακής υπογραφής αποτελεί ήδη αναπόσπαστο μέρος πολλών τυποποιημένων ροών εργασίας. Αυτή η νομικά αναγνωρισμένη τεχνολογία χρησιμοποιείται ήδη στον νομικό τομέα, στη φορολογία, στον χρηματοπιστωτικό τομέα, αλλά και από μεγάλες διεθνείς εταιρείες με αυστηρές κατευθυντήριες γραμμές πληροφορικής και στον δημόσιο τομέα.

4 Η ειδική υπογραφή: κανένα μυστήριο

Παρόλο που τα σχετικά εξειδικευμένα μέσα ενημέρωσης προσπαθούν πάντα να παρουσιάσουν την ειδική ηλεκτρονική υπογραφή με όσο το δυνατόν πιο περίπλοκο και τεχνικό τρόπο, εμείς στη sproof έχουμε αναλάβει να αποκαλύψουμε το υποτιθέμενο "μυστήριο" - με λίγα λόγια.

Όπως και για πολλές άλλες ηλεκτρονικές νομικές ή τραπεζικές συναλλαγές, πρέπει να μπορείτε να αποδείξετε την ταυτότητά σας με 100% βεβαιότητα. Αυτό γίνεται αρχικά μέσω μιας σύντομης (περίπου 10λεπτης διαδικασίας ταυτοποίησης μέσω βίντεο), κατά την οποία τα προσωπικά σας δεδομένα αλλά και τα βιομετρικά σας στοιχεία ελέγχονται από μια εγκεκριμένη από το κράτος υπηρεσία (Trust Service Provider).

Στη συνέχεια, θα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια εφαρμογή κινητού τηλεφώνου για την πρόσθετη επαλήθευση κάθε ψηφιακής υπογραφής που πραγματοποιείτε. Εκτός από τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, την οποία χρειάζεστε ούτως ή άλλως για να υπογράψετε και να λάβετε υπογραφές, το κινητό σας τηλέφωνο είναι έτσι ο δεύτερος παράγοντας ασφαλείας σας.

Τα ίδια τα υπογεγραμμένα έγγραφα κρυπτογραφούνται ψηφιακά με τη χρήση κρυπτογραφικών μεθόδων. Μόνο οι ιδιοκτήτες ενός εγγράφου ή όσοι έχουν προσκληθεί να το υπογράψουν μπορούν να επεξεργαστούν το έγγραφο ή απλώς να το υπογράψουν. Σε κάθε έγγραφο παρέχεται ανά πάσα στιγμή ένα μοναδικό κρυπτογραφικό κλειδί, το οποίο είναι αδύνατο να δει οποιοσδήποτε άνθρωπος ή υπολογιστής. Η εγκυρότητα και η αποδεικτική αξία του εγγράφου είναι επίσης ανεξάρτητη από την πλατφόρμα υπογραφής που χρησιμοποιείται, δεδομένου ότι το κρυπτογραφικό κλειδί (ή η "τιμή κατακερματισμού") αποτυπώνεται στο ίδιο το αρχείο pdf. Κατά συνέπεια, οποιαδήποτε εκτύπωση και φυσική αποθήκευση του εγγράφου είναι επίσης άσκοπη, αφού η ιχνηλασιμότητα λήγει με την εκτύπωση του εγγράφου.

Προκειμένου να επαληθευτεί η εγκυρότητα μιας ηλεκτρονικής υπογραφής και η συμμόρφωση όπως περιγράφεται παραπάνω, το υπογεγραμμένο (ψηφιακό!) έγγραφο μπορεί να επαληθευτεί χρησιμοποιώντας τις εθνικές υπηρεσίες επαλήθευσης υπογραφών, π.χ. μέσω της Αρχής Επικοινωνιών της Αυστρίας: rtr.at Πλατφόρμες όπως η sproof ως πλατφόρμα προσφέρει από μόνη της μια ολοκληρωμένη υπηρεσία επαλήθευσης.

Εν ολίγοις: Η ειδική ψηφιακή υπογραφή είναι 100% ασφαλής κατά της πλαστογράφησης και νομικά έγκυρη. Μια υπογραφή που γίνεται με το χέρι είναι επίσης 100% νομικά έγκυρη, αλλά ποτέ δεν είναι 100% ασφαλής έναντι πλαστογραφίας.

5 Δεν χρειάζονται πολλά για να ξεκινήσετε με την αναγνωρισμένη ψηφιακή υπογραφή

Οι ψηφιακές υπογραφές είναι τεχνικά απαιτητικές και απαιτούν ιδιαίτερο βαθμό ευθύνης από την πλευρά του κατασκευαστή - άλλωστε, οι υπογραφές που παράγονται με αυτές προσφέρουν τον υψηλότερο βαθμό δεσμευτικότητας. Ωστόσο, ένα ευρύ φάσμα χρηστών, από δικηγόρους έως γραμματείς και πελάτες, πρέπει να είναι σε θέση να εργάζονται με αυτές εύκολα, γρήγορα και διαισθητικά.

Η τεχνική πολυπλοκότητα είναι εντελώς κρυμμένη στο sproof και δημιουργείται μια απλή και χαμηλού κατωφλίου πρόσβαση. Ο Philipp Gernerth είναι υπεύθυνος για το UI και το UX (User Interface και User Experience) στο sproof.

"Αναπτύσσουμε ένα σύγχρονο, τεχνικά εξαιρετικά εξελιγμένο προϊόν που προσφέρει τις υψηλότερες εγγυήσεις ασφάλειας και δέσμευσης. Παρ' όλα αυτά, πρέπει να είναι όσο το δυνατόν πιο απλό και διαισθητικό στη χρήση. Διαφορετικά χάνουμε τον στόχο", εξηγεί ο Philipp Gernerth, υπεύθυνος για το UX (εμπειρία χρήστη) και το UI (χρηστικότητα) στην sproof.

Από τη σκοπιά του χρήστη, η ειδική ηλεκτρονική υπογραφή σημαίνει ουσιαστικά τα εξής:

• Έχετε ένα έγγραφο προς υπογραφή, το οποίο είναι διαθέσιμο ως έγγραφο Word ή PDF. Το φορτώνετε στο λογισμικό υπογραφής για να το υπογράψετε. Μπορείτε να βρείτε το λογισμικό υπογραφής στη διεύθυνση sign.sproof.io . Μπορείτε να ξεκινήσετε ανά πάσα στιγμή δωρεάν.

• Για μια αναγνωρισμένη ηλεκτρονική υπογραφή απαιτείται μια εφάπαξ ταυτοποίηση. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να ταυτοποιηθείτε σε μια σύντομη βιντεοκλήση ("Video-Ident-Procedure") και να επιδείξετε εκεί το (έγκυρο) διαβατήριο ή την ταυτότητά σας. Αυτή η ταυτοποίηση είναι απαραίτητη μόνο μία φορά και ισχύει στη συνέχεια για πέντε χρόνια ή (εάν αυτό συμβεί νωρίτερα) μέχρι τη λήξη του εγγράφου ταυτοποίησής σας.

• Στο πλαίσιο της διαδικασίας ταυτοποίησης, εγκαθιστάτε μια εφαρμογή στο κινητό σας τηλέφωνο ή εναλλακτικά - εάν δεν μπορείτε ή δεν θέλετε να εγκαταστήσετε την εφαρμογή - θα λάβετε αργότερα έναν κωδικό μιας χρήσης μέσω SMS.

• Για να υπογράψετε ένα έγγραφο, επιλέγετε τη θέση της ψηφιακής σας υπογραφής και προαιρετικά ανεβάζετε μια εικόνα της χειρόγραφης υπογραφής σας. Τώρα εξουσιοδοτείτε την υπογραφή στο κινητό τηλέφωνο μέσω της εφαρμογής ή εισάγετε τον κωδικό μιας χρήσης που λαμβάνετε μέσω SMS. Η εικόνα της υπογραφής σας δεν έχει καμία νομική σημασία εδώ, αλλά επιτρέπει μια κοινή και οικεία αναπαράσταση της υπογραφής. Η νομικά δεσμευτική υπογραφή εφαρμόζεται "αόρατα" στο παρασκήνιο σε καθαρά ψηφιακή μορφή. Το έγγραφο είναι πλέον ψηφιακά υπογεγραμμένο με νομικά έγκυρο τρόπο. Με το sproof, το έγγραφο μετατρέπεται επίσης στη μορφή PDF/A που χρησιμοποιείται συνήθως και απαιτείται από τους δικηγόρους. Εσείς, οι πελάτες σας ή το δικαστήριο μπορείτε να ελέγξετε τη συμμόρφωση του εγγράφου και της ηλεκτρονικής υπογραφής ανά πάσα στιγμή, π.χ. στην κρατική υπηρεσία ελέγχου του RTR.