Digitale Signaturen müssen nicht teuer und kompliziert sein.

Digitale Signaturen für PDF-Dokumente müssen nicht teuer und kompliziert sein: Eine digitale Signatur kostet zwischen 30 Cent (einfache und fortgeschrittene Signaturen) und 1,50 Euro (qualifizierte Signaturen). Dieser Preis kalkuliert verschiedene Kosten ein. Dies sind zum einen Betriebs- und Personalkosten des Anbieter der Signaturlösung; der weitaus größere Teil entsteht aber durch den notwendigen Verifizierungsprozess bei qualifizierten Signaturen. Dieser Prozess wird von externen Vertrauensdienstanbietern durchgeführt und ist strengen gesetzlichen und regulatorischen Vorgaben unterworfen. Diese Anbieter stellen die Identität der unterzeichnenden Person sicher und verwenden eine Zweifaktorauthentifizierung für die Erstellung qualifizierter Signaturen.

Der Preis für eine digitale Signatur mag daher zunächst hoch wirken, man muss jedoch zugrunde legen, dass diese Signaturen in den meisten Jurisdiktionen der händischen Unterschrift gesetzlich gleichgestellt und somit rechtsgültig sind.

Verglichen mit dem Prozess des Einholens einer handschriftlichen Signatur ist eine (qualifizierte) digitale Signatur bei gleichen Rechtsgarantien dennoch wesentlich günstiger. Je nach Unternehmen und Anwendungsfall werden die Kosten für eine händische Unterschrift auf Papier zwischen 25 Euro und 80 Euro geschätzt. Der hohe Preis entsteht aus einer Vielzahl an Kosten die mit händischen Signaturprozessen verknüpft sind, darunter Druck- und Papierkosten, Personalkosten und Reisespesen.

Neben rein monetären Aspekten bieten digitale Signaturprozesse weitere Vorteile:

  • Automatisierung des Prozesses: Mit digitalen Signaturlösungen wie sproof sign kann der Prozess des Einsammelns von Unterschriften auf PDF-Dokumenten automatisiert werden. Kontakte werden eingeladen, bei Ausstehenden Unterschriften werden automatische Erinnerungen gesendet und es erfolgt eine Benachrichtigung nach Beendigung des Prozesses. Damit blockiert der Unterschriftenprozess keine Mitarbeiter*innen sondern läuft automatisiert und parallel zur regulären Tätigkeit.
  • Einfache Verwaltung und Archivierung: Anders als auf Papier erstellte händische Unterschriften, kann eine sehr einfache und kostengünstige Archivierung der Dokumente erfolgen. Das Suchen und Finden von Dokumenten geht sehr schnell und erfordert kein physisches Archiv. Dieser Vorgang spart Fixkosten und Ressourcen im Unternehmen.
  • Einfach und schnelle Überprüfung: Die Überprüfung von händischen Signaturen auf Gültigkeit kann in der Praxis sehr schwierig sein und vor Gericht das Einholen von Gutachten erfordern. Digitale Signaturen lassen sich sehr leicht und schnell auf Gültigkeit überprüfen. Nachträgliche Änderungen oder Manipulationen am Dokument sind sofort ersichtlich und die Überprüfung kann meist mit allgemein vorhandenen Standardprogrammen für PDF-Dokumenten automatisiert erfolgen.
  • Einsparung von Ressourcen: Bei händischen Signaturen müssen Dokumente gedruckt werden und oftmals ist die Anreise von Personen nur zum Zweck des Unterschreibens über weite Strecken notwendig. Diese Ressourcen können einfach eingespart werden, indem der gesamte Prozess digitalisiert wird. Unternehmen sparen damit Personal-, Sach- und Reisekosten und die Umwelt kann entlastet werden.
  • Zeitersparnis: Die Gesamtzeit, um für ein Dokument zwei händische Signaturen einzuholen wird für interne Prozesse im Mittel auf 15 Minuten und für externe Prozesse auf über eine Stunde geschätzt. Diese Zeit umfasst das Ausdrucken, das Auffinden der entsprechenden Mitarbeiter*innen, das Erinnern bei etwaigen ausstehenden Unterschriften, das Archivieren, etc. Dieser Prozess kann durch sproof sign auch für das Einholen von externen Unterschriften auf wenige Minuten reduziert werden.

Für den Einsatz in Ihrem Unternehmen erlaubt sproof sign flexible Team-Pakete. Die Abrechnung erfolgt nicht pro Benutzer*in sondern flexibel nach Dokumenten. Ihr Unternehmen kann so viele Benutzer*innen anlegen und verwalten wie nötig, ohne dass zusätzliche Kosten entstehen.

Hinweis: Dieser Artikel dient dem allgemeinen Verständnis und der Information über technische und rechtliche Themen zu digitalen Signaturen. Dieser Artikel kann einzelne Aspekte daher vereinfacht darstellen und ist keine verbindliche Rechtsauskunft.