Brīvprātīgo sociālo pakalpojumu veicināšanas asociācija jau vairāk nekā 56 gadus Austrijā organizē Brīvprātīgo sociālo gadu (FSJ). Asociācija to dara, lai sniegtu jauniešiem ieskatu sociālajā nozarē, un to dara FSJ darbinieku pavadībā, kuru rūpes ir FSJ dalībnieku labklājība. Bezpeļņas apvienība sadarbojas ar daudzām lielām sociālajām organizācijām, piemēram, Caritas, Lebenshilfe un reģionālajām klīnikām, kā arī ar daudzām mazākām iestādēm, piemēram, privātām bērnu grupām.
FSJ dalībnieki 34 stundas nedēļā strādā kādā no Austrijas sociālajām iestādēm, gūstot pieredzi, profesionālo orientāciju un personīgo izaugsmi. Asociācija nodrošina atbalstošus un taisnīgus apstākļus sociālajās iestādēs ar obligātām mentoringa un pārdomu sanāksmēm kvalitātes nodrošināšanai. Atkarībā no darba jomas un vietas tiek iesaistīti dažādās aktivitātēs. Katras FSJ prakses galvenais mērķis ir atbalstīt attiecīgo komandu un aprūpējamos klientus.
Portrets
**Organizācijas nosaukums:**Brīvprātīgo sociālo pakalpojumu veicināšanas asociācija - Brīvprātīgais sociālais gads
**Īss projekta apraksts:**Parakstīšanas procesu digitalizācija, lai ievērojami samazinātu administratīvo darbu un optimizētu līgumu apstrādi.
Kāpēc sproof sign:"Mums bija svarīgi atrast risinājumu, kas būtu praktisks un pieejams. Bija jānodrošina datu aizsardzība. Paraksta apstrādei izmantotajam rīkam bija jābūt kompetentam, uzticamam, profesionālam un, pats galvenais, "ieklausīties" tajā, kas mums bija nepieciešams. To visu mēs atradām kopā ar sproof."
MMag. Elisabeth Marcus, Brīvprātīgo sociālā gada asociācijas izpilddirektore (©privat)
Kā tika pieņemts lēmums ieviest digitālo parakstu?
Kad pirms trim gadiem pārņēmu izpilddirektora amatu, asociācija, kas pastāv jau vairāk nekā 50 gadus, digitalizācijas ziņā vēl bija tikai sākumposmā. Līdz tam visi līgumi ar sociālajām iestādēm un FSJ dalībniekiem tika veidoti, izmantojot veidlapas, izdrukātas, parakstītas, apzīmogotas, ievietotas aploksnē un nosūtītas uz pastu. Un parakstīta un nosūtīta atpakaļ pa pastu. Ja bija nepieciešamas izmaiņas, viss sākās no jauna. Ar mazāku dalībnieku skaitu tas vēl bija iespējams, bet, jo vairāk jauniešu veica FSJ, jo neiespējamāks kļuva šis pasākums. Nemaz nerunājot par kļūdu iespējamību dažādos Excel sarakstos. Tas nozīmēja, ka bija jāatrod digitalizēti risinājumi 21. gadsimtam.
Pirmais solis bija atrast IT uzņēmumu, kas varētu digitalizēt visus mūsu procesus. Tas nozīmēja, ka mēs vairs nevarējām saņemt pieteikumus kā pielikumu e-pastā (kuru informācija pēc tam bija jāievada Excel sarakstos), kā tas bija ierasts un nepieciešams iepriekš, bet gan izmantojot reģistrācijas rīku. Pēc tam datus varēja tieši izmantot, lai automātiski izveidotu nepieciešamos līgumus, tiklīdz FSJ norīkojums bija apstiprināts. Tas nozīmēja, ka līgumu izveide bija pabeigta, bet joprojām trūka digitālās parakstīšanas iespējas. Pēc nelielas izpētes un, galvenokārt pateicoties drauga ieteikumam, es beidzot sastapos ar sproof.
Cik svarīga FSJ ir digitālā transformācija?
Digitālās transformācijas nozīmi FSJ nevar pārvērtēt. FSJ gads vienmēr sākas rudenī. Tas nozīmē, ka vasarā ir vislielākais darbā iekārtošanas laiks un arī vislielākais līgumu slēgšanas laiks. Katrai darbā izvietotai personai ir nepieciešami divi līgumi ar mūsu apvienību: Ar sociālo iestādi un ar FSJ dalībnieku. Šie līgumi ir jāparaksta mums un, protams, arī otrai pusei. sproof piedāvāja un joprojām piedāvā mums ideālu risinājumu! Šogad mēs sagaidām aptuveni 700 FSJ norīkojumu, un līdz ar to ir jāparaksta aptuveni 1400 līgumu.
Kādi kritēriji jums bija izšķiroši, meklējot pareizo e-paraksta pakalpojumu sniedzēju?
Mums bija svarīgi atrast risinājumu, kas būtu praktisks un pieejams. Bija jānodrošina datu aizsardzība. Paraksta apstrādei izmantotajam rīkam bija jābūt kompetentam, uzticamam, profesionālam un, pats galvenais, "uzklausītam", kas mums bija nepieciešams. To visu mēs atradām ar sproof.
Kādos lietojumos tiek izmantots digitālais paraksts?
Par mūsu FSJ līgumu parakstīšanu ar sociālajām iestādēm un FSJ dalībniekiem, kā arī par līgumiem ar finansēšanas iestādēm, pakalpojumu līgumiem utt. Vienkārši visiem dokumentiem, kuriem nepieciešams oficiāli derīgs paraksts. Un tā sproof mums palīdz ne tikai ar līgumiem, kas saistīti ar FSJ uzdevumiem, bet arī ar dokumentiem, kas jāparaksta biedrības priekšsēdētājam un izpilddirektoram, jo mēs tik bieži viens otru neredzam - kas apgrūtina parakstīšanu ar roku -, bet galvenokārt sazināmies, izmantojot e-pastu un telefonu.
Kopš mums ir sproof, kas ļauj parakstīties ar ID-Austria starpniecību, vairs nav nepieciešamības rīkot tikšanās, kas agrāk galvenokārt bija saistītas ar paraksta iegūšanu svarīgam dokumentam. Mēs priecājamies arī par bezpapīra risinājumu. Tas ļauj mums ietaupīt vērtīgus resursus. Šodien mēs gandrīz neko nedrukājam.
Līdz tam visi līgumi ar sociālajām iestādēm un FSJ dalībniekiem tika veidoti, izmantojot veidlapas vēstuli, izdrukāti, parakstīti, apzīmogoti, ievietoti aploksnē un nosūtīti uz pastu. Un parakstīta un nosūtīta atpakaļ pa pastu. Ja bija nepieciešamas izmaiņas, viss sākās no jauna. Ar mazāku dalībnieku skaitu tas vēl bija iespējams, taču, jo vairāk jauniešu veica FSJ, jo neiespējamāks kļuva šis pasākums.
MMag. Elisabeth MarcusBrīvprātīgo sociālā gada asociācijas rīkotājdirektors
Kā notika mākoņa integrācija?
IT uzņēmums, kas mums veica digitalizāciju, un sproof par to rūpējās tieši. Tā teikt, no speciālista pie speciālista. Tas mums kā klientam bija ideāli.
Kādas drošības, atbilstības un datu aizsardzības prasības ir tādai organizācijai kā FSJ?
Protams, mums ir ļoti augsti standarti. Jautājums par datu aizsardzību un drošību bija viens no pirmajiem, ko uzdevām, kad iepazināmies ar sproof.
Kas jums īpaši patīk sproof sign?
Visi sproof darbinieki ir neticami kompetenti, draudzīgi, profesionāli un vienmēr cenšas atrast mums vislabāko risinājumu. Viņi ir gatavi un pieejami jautājumiem un problēmām un dara visu iespējamo, lai mēs kā klients saņemtu rezultātu, kas mums ir nepieciešams un ko vēlamies. sproof ir labākais, kas mums varēja notikt, līdzās lieliskajam IT uzņēmumam, ar kuru mēs pietuvojāmies digitalizācijai.
Vai izmantojat paraksta darbplūsmas savam lietošanas gadījumam?
Jā, īpaši tad, kad es digitāli parakstu dokumentus kopā ar mūsu priekšsēdētāju, tiek izmantota paraksta darba plūsma. Bet arī līgumos ar brīvprātīgajiem un FSJ dalībniekiem. Pārejot no manuāliem parakstiem uz pa pastu nosūtītajiem līgumiem uz digitāliem parakstiem pa e-pastu, mēs nodrošinājām arī digitalizāciju vairāk nekā 700 sociālajās iestādēs, jo tad arī sociālo iestāžu vadībai bija jārēķinās ar digitālo parakstu.
Tagad mēs to izmantojam jau trešo gadu, un visur tas darbojas lieliski. sproof tiek uzskatīts par uzticamu un nekomplicētu partneri. Starp citu, digitālā zīmēšana FSJ dalībniekiem nekad nav bijusi izaicinājums. Jaunieši to veica vienā mirklī ar saviem mobilajiem tālruņiem, it kā nekad to nebūtu darījuši citādi. Tas arī liecina par sproof vieglu un saprotamu lietojamību. Mēs vēlamies teikt lielu PALDIES par lielisko sadarbību!!!!
Vairāk bloga ierakstu
Kā KURZZEiTmiete optimizē savu klientu ceļojumu ar sproof zīmi10 e-SaaS mākoņrisinājuma priekšrocībasConstantin Graf no Vīnes salīdzina programmatūras rīkus "Ražots Eiropā".Kā parakstīt līgumus digitāli un ar garantētu juridisko derīgumueIDAS 2.0 - digitālās identitātes un paraksta pārveidošana Eiropā (2024. gada marts).
