Nogurdinošie līgumu slēgšanas procesi ir pagātne, bet kā tas darbojas, lai līgumus varētu viegli un droši parakstīt tiešsaistē? Šajā rakstā uzzināsiet, kā līgumus paraksta tiešsaistē jeb kā parakstus var iegūt tīmeklī. Kas ir svarīgi, kādi ir kvalitātes kritēriji? Bet pirms tam "spoileris": Vienkārši un droši var, bet ne vienmēr ir jādarbojas kopā.
Elektroniskais paraksts ir palicis
Tas ir attieksmes jautājums. Dokumenta parakstīšanai ir zināma estētiska sastāvdaļa. Jūs apzīmogojat lēmumu ar kaut ko ļoti personisku - savu pašrocīgu parakstu. Šis paraksts bieži vien tiek gadiem ilgi mēģināts un pilnveidots, un vairumā gadījumu tas nemainās visu darba mūžu. Bieži vien dokumenta analogais paraksts ir saistīts ar tikšanos, līgumā ir vairākas puses, un bieži vien tajā ir kaut kas sociāls. Cilvēki satiekas, paspiež roku, paraksta dokumentu un pēc tam iesniedz to vairāk vai mazāk drošā arhīvā. Vairumā gadījumu puses ir apmierinātas un dodas katrs savu ceļu.
Otra medaļas puse ir acīmredzama. Neatkarīgi no tā, vai vēlaties kartēt iekšējos vai ārējos parakstīšanas procesus. Tas prasa ļoti lielus resursus, kurus ar digitālā paraksta palīdzību var izniekot. Lēmumu pieņemšanas procesu digitalizācija jau ir pienākusi pat ļoti "vecās" nozarēs un uzņēmējdarbības jomās. Privātajā kontekstā līgumu elektroniskā parakstīšana jau kādu laiku ir plaši izplatīta, un daudzās Eiropas valstīs to atbalsta valsts e-identifikācijas pakalpojumu sniedzēji.
Līdz ar to paraksta risinājumu integrācija korporatīvajā kontekstā ļoti bieži sākas no atsevišķām balsīm uzņēmumā, kas jau sen ir iepazinušās ar elektroniskā paraksta priekšrocībām privātajā sektorā. Daudzi valdības tiešsaistes pakalpojumi ļauj iedzīvotājiem parakstīt līgumus digitāli. Galu galā tas noved pie tā, ka uzņēmēji vēlas izmantot šo tiešsaistes paraksta risinājumu priekšrocības līgumu apstrādei arī savos uzņēmumos.
Kā darbojas digitālais paraksts?
Tīklā izplatās aizvien vairāk jaunu, bieži vien nelielu un bezmaksas paraksta rīku, kas bieži vien ir ļoti zema reģistrācijas un lietošanas sliekšņa. Tas darbojas tāpat kā lielāki rīki: Jūs pats esat saglabājis digitālo dokumentu lokāli, augšupielādējat to tīmekļa pārlūkprogrammas rīkā un parakstat to. Izmantojot dažus rīkus, dokumentu var arī lejupielādēt un pēc tam nosūtīt tālāk. Turpretī ir sarežģītas paraksta platformas, kas bieži vien ir integrētas visaptverošā dokumentu pārvaldības sistēmā vai CRM vai ERP sistēmā. Tas dod iespēju arī daudz sarežģītāk parakstīt trešās puses parakstu vai attālināto parakstu. Tas nozīmē, ka es varu izsniegt parakstīšanai arī pašparakstītu dokumentu, definēt sarežģītas parakstīšanas secības un darba plūsmas utt.
Īpaši profesionālajā vidē arvien lielāku piekrišanu gūst risinājumi, kas specializējas visaptverošā PDF dokumentu parakstīšanā un piedāvā visaugstākos drošības standartus un, pats galvenais, ļoti vienkāršu lietotāja vadību. PDF dokumentu digitālo parakstīšanu, izmantojot tīmekļa pārlūkprogrammu, pamatā var iedalīt trīs būtiskos komponentos.
Līgumu pārvaldība:
Šeit, kā jau minēts, plaisa ir liela. Minimālie kritēriji tīmekļa rīkam ir iespēja augšupielādēt dokumentus (lielākajā daļā lietojumprogrammu faili tiek automātiski konvertēti kopējā PDF formātā) un pēc parakstīšanas tos atkal lejupielādēt vai pēc iespējas drošāk uzglabāt. Visaptveroši rīki ļauj arī inteliģenti pārvaldīt un pārskatīt visus svarīgos dokumentus centrālajā vietā.
Dokumentu digitālais paraksts:
Visu tiešsaistes paraksta rīku pamatelements ir digitālā paraksta piemērošana līguma dokumentam. Derīga digitālā paraksta piemērošana PDF dokumentam ir tehnisks process, kas skaidri jānošķir no vienkāršas manuālā paraksta attēla ievietošanas bez jebkādiem papildu tehniskiem pasākumiem!
Jo īpaši derīgs digitālais paraksts ļauj konstatēt turpmākas izmaiņas dokumentā. Tehniski digitālā paraksta gadījumā dokumenta saturs ir cieši saistīts ar pielietoto parakstu. Paraksta vizuālais izskats uz dokumenta ir galvenokārt informatīvs un nav būtisks (tehniskajam) derīgumam. sproof sign, piemēram, atbalsta paraksta attēlu ievietošanu vai manuālu parakstīšanu uz ekrāna, bet arī fonā izveido pilnīgu digitālo parakstu. Cits digitālo parakstu līmenis ir kvalificēti digitālie paraksti. Tie ietver parakstītāja pārbaudi, ko veic uzticamības pakalpojumu sniedzējs. Tās ir organizācijas, kas veic plašu personas vai organizācijas identitātes pārbaudi un digitālās parakstīšanas gaitā sasaista identitāti ar parakstu. Tādējādi kvalificētiem digitālajiem parakstiem ir īpašs juridiskais statuss, kas ir līdzvērtīgs ar roku rakstītiem parakstiem.
Parakstu pārvaldība un darbplūsmas:
Parakstu platformu potenciāls pilnībā izpaužas, kad jāspēj nosūtīt drošus un atbilstošus paraksta pieprasījumus citiem. Piemēram, sproof sign ļauj deleģēt dažādus uzdevumus (piemēram, dokumentu parakstīšanu, dokumentu aplūkošanu, dokumentu pārsūtīšanu) dažādām personām. Saziņa notiek, no vienas puses, tīmekļa lietojumprogrammā un, no otras puses, izmantojot pasta plūsmu. Šādā veidā nekas nevar pazust. Automatizēta deleģēšana arī atvieglo parakstīšanas procesu pārvaldību un ļauj ievērot termiņus un laika ierobežojumus. Turklāt ir iespējams definēt aizstājējus, iestatīt prombūtnes piezīmes, norādīt parakstu secību un definēt standartu, kas jāizmanto parakstīšanai.
Vispirms kvalitāte. - Tīmekļa parakstu rīku kvalitātes kritēriji
Digitālo parakstu priekšrocības ir daudz un dažādas. Šeit ir uzskaitītas svarīgākās uzlaboto e-paraksta rīku kvalitātes iezīmes:
Mākoņa pieejamība un drošība:.
Tiešsaistes līgumi ir pieejami jebkurā laikā un jebkurā vietā, ja vien jums ir piekļuve internetam. Drošu mākoņrisinājumu lielā priekšrocība ir pieejamība 24 stundas diennaktī, 7 dienas nedēļā, 7 dienas nedēļā, 7 dienas nedēļā. Tomēr ļoti stingri jāuzmanās, lai paļautos uz drošu un aizsargātu glabāšanas vidi, kas ir aizsargāta pret nesankcionētu piekļuvi, zaudēšanu un ļaunprātīgu izmantošanu. Attiecībā uz mākoņprogrammām īpaša uzmanība jāpievērš tam, lai nodrošinātu, ka rīks 100% tiek izvietots uz Eiropas serveriem.
Digitālo parakstu uzticamība:
Turklāt jāpievērš uzmanība tam, kā var vai ir jāpierāda sava identitāte. Vienkāršs elektroniskais paraksts (SES) nenodrošina nekādu juridisko aizsardzību, un to nekādā gadījumā nevajadzētu izmantot parakstīšanai korporatīvajā kontekstā. Lai nodrošinātu visaugstāko drošības līmeni, būtu jāizmanto kvalificēts elektroniskais paraksts (QES), kas saskaņā ar eIDAS regulu Eiropā ir etalons. Patiesībā paraksta nodrošinātāja izvēle ir īpaši svarīga, un ir nepieciešamas zināmas pamatzināšanas par trim dažādiem paraksta standartiem, lai spētu pēc iespējas labāk iezīmēt izmantošanas gadījumus savā uzņēmumā.
Pārbaudiet piemērotos elektroniskos parakstus:
Vēl viens lielisks aspekts ir tas, ka e-paraksti ir pārbaudāmi mūžīgi. Informācija par katru paraksta procesa soli - no sākuma līdz beigām -, tostarp izmantotie paraksti un parakstītāja(-u) unikālā(-o) identitāte, ir neatdalāmi un uz visiem laikiem nostiprināta pdf dokumentā. Visaptveroši e-paraksta risinājumi (piemēram, sproof sign) ļauj veikt pārbaudi tieši platformā.
Sadarbība:
Parakstīšana ir komandas darbs. Parakstiet iekšēji vai saņemiet apstiprinājumus no ārējām ieinteresētajām personām. Ir svarīgi, lai jūsu komandu varētu ļoti viegli pārvaldīt, izmantojot administratora kontu. Ļoti viegli jāpievieno jauni lietotāji, un pieejamo paraksta vienību kopumam jābūt viegli palielināmam.
Atbilstība:
Uzņēmumiem ir obligāti jāievēro spēkā esošie likumi un noteikumi, jo īpaši attiecībā uz drošu un juridiski atbilstošu dokumentu un datu glabāšanu Eiropas teritorijā. Daži rīki (piemēram, sproof sign) balstās uz ļoti augsto PDF/A dokumentu standartu.
Secinājums:
Ir pienācis laiks parakstīt. Tīmekļa e-paraksta pakalpojumi ir interesants un noderīgs veids, kā vienkāršot uzņēmējdarbības procesus un ietaupīt laiku un pūles. Uzņēmējdarbības kontekstā ir svarīgi, lai tas atbilstu visām attiecīgajām prasībām konkrētajam izmantošanas gadījumam.
Vairāk bloga ierakstu
W&H Dentalwerk: veiksmīga sproof zīmes integrācija medicīnas tehnoloģijāmKā parakstīt līgumus digitāli un ar garantētu juridisko derīgumuPrivātbanku nozare pārejas posmā - Bank Gutmann paļaujas uz digitālo parakstuKāds ir kvalificēts elektroniskais paraksts Eiropā (atjauninājums 2024. gadā)"sproof 2.0" ir gatavs jums jau tagad
