Podpis cyfrowy wkracza do austriackich kancelarii prawnych.

Deklaracje, uchwały i umowy - wszystko to są dokumenty, które muszą być podpisane przez jedną lub więcej osób. Nawet jeden dokument, na którym trzy osoby muszą podpisać się analogowo, oznacza łączny wydatek czasu rzędu 45 minut: Obejmuje to drukowanie w trzech egzemplarzach, wysyłanie dokumentów pocztą lub koordynowanie wspólnego spotkania w celu złożenia podpisów. Takie marnotrawstwo zasobów jest zbędne.

W sektorze prywatnym podpis cyfrowy zadomowił się już w Austrii w postaci "podpisu przez telefon komórkowy". Od kilku lat wielu obywateli Austrii korzysta z tej bezpłatnej usługi rządowej.

Jednak "tylko" sam podpis cyfrowy jest zwykle niewystarczający w środowisku biznesowym. Brakuje możliwości technicznych, narzędzia lub platformy, które mogą mapować przypadki użycia i "przebiegi podpisu" specyficzne dla branży lub firmy. Powiązany wspólny "pulpit nawigacyjny" zapewnia dobry przegląd ważnych dokumentów. Wymaga to centralnego administrowania wszystkimi użytkownikami oraz zarządzania prawami i rolami. Przynosi to również wiele korzyści.

W wielu firmach, niezależnie od wielkości i branży, platforma podpisu cyfrowego jest już integralną częścią wielu standardowych przepływów pracy. Ta prawnie uznana technologia jest już wykorzystywana w sektorze prawnym, podatkowym, finansowym, ale także przez duże międzynarodowe firmy z surowymi wytycznymi IT oraz w sektorze publicznym.

4 Podpis kwalifikowany: bez tajemnic

Mimo że odpowiednie media specjalistyczne zawsze starają się przedstawić kwalifikowany podpis elektroniczny w jak najbardziej skomplikowanym i technicznym świetle, my w sproof postawiliśmy sobie za cel ujawnienie rzekomej "tajemnicy" - w pigułce.

Podobnie jak w przypadku wielu innych elektronicznych transakcji prawnych lub bankowych, muszą Państwo być w stanie udowodnić swoją tożsamość ze 100% pewnością. Odbywa się to początkowo za pomocą krótkiej (około 10-minutowej procedury identyfikacji wideo), w której Państwa dane osobowe, a także dane biometryczne są sprawdzane przez zatwierdzoną przez państwo usługę (Trust Service Provider).

Następnie będą Państwo mogli skorzystać z aplikacji na telefon komórkowy, aby dodatkowo zweryfikować każdy złożony podpis cyfrowy. Oprócz adresu e-mail, który i tak jest potrzebny do podpisywania i uzyskiwania podpisów, telefon komórkowy jest zatem drugim czynnikiem bezpieczeństwa.

Same podpisane dokumenty są szyfrowane cyfrowo przy użyciu metod kryptograficznych. Tylko właściciele dokumentu lub osoby, które zostały zaproszone do jego podpisania, mogą edytować dokument lub po prostu go podpisać. Każdy dokument jest opatrzony unikalnym kluczem kryptograficznym, którego nie może zobaczyć żaden człowiek ani komputer. Ważność i wartość dowodowa dokumentu jest również niezależna od używanej platformy podpisu, ponieważ klucz kryptograficzny (lub "wartość skrótu") jest odciśnięty w samym pliku pdf. W związku z tym wszelkie drukowanie i fizyczne przechowywanie dokumentu jest również bezcelowe, ponieważ identyfikowalność wygasa po wydrukowaniu dokumentu.

Aby zweryfikować ważność podpisu elektronicznego i zgodność, jak opisano powyżej, podpisany (cyfrowy!) dokument można zweryfikować za pomocą krajowych usług weryfikacji podpisu, np. za pośrednictwem Urzędu Komunikacji w Austrii: rtr. at Platformy takie jak sproof jako platforma sama w sobie oferuje zintegrowaną usługę weryfikacji.

W skrócie: kwalifikowany podpis cyfrowy jest w 100% odporny na fałszerstwa i prawnie ważny. Podpis złożony ręcznie jest również w 100% ważny prawnie, ale nigdy w 100% odporny na fałszerstwo.

5 Nie potrzeba wiele, aby rozpocząć korzystanie z kwalifikowanego podpisu cyfrowego

Podpisy cyfrowe są wymagające pod względem technicznym i wymagają szczególnej odpowiedzialności z punktu widzenia producenta - w końcu generowane za ich pomocą podpisy oferują najwyższy stopień związania. Jednak szerokie spektrum użytkowników, od prawników przez sekretarki po klientów, musi być w stanie pracować z nimi łatwo, szybko i intuicyjnie.

Złożoność techniczna jest całkowicie ukryta w sproof, a dostęp jest prosty i niskoprogowy. Philipp Gernerth jest odpowiedzialny za UI i UX (User Interface and User Experience) w sproof.

"Opracowujemy nowoczesny, wysoce zaawansowany technicznie produkt, który oferuje najwyższe gwarancje bezpieczeństwa i zaangażowania. Niemniej jednak musi on być tak prosty, jak to tylko możliwe i intuicyjny w użyciu. W przeciwnym razie mijamy się z celem" - wyjaśnia Philipp Gernerth, odpowiedzialny za UX (user experience) i UI (usability) w sproof.

Z punktu widzenia użytkownika, kwalifikowany podpis elektroniczny oznacza zasadniczo, co następuje:

• Mają Państwo dokument do podpisania, który jest dostępny jako dokument Word lub PDF. Ładują go Państwo do oprogramowania do podpisu, aby go podpisać. Oprogramowanie do podpisu znajdą Państwo pod adresem sign.sproof.io . Mogą Państwo rozpocząć korzystanie z niego bezpłatnie w dowolnym momencie.

• Kwalifikowany podpis elektroniczny wymaga jednorazowej identyfikacji. Oznacza to, że muszą Państwo zidentyfikować się podczas krótkiej rozmowy wideo ("Video-Ident-Procedure") i okazać swój (ważny) paszport lub dowód osobisty. Ta identyfikacja jest konieczna tylko raz i jest ważna przez pięć lat lub (jeśli nastąpi to wcześniej) do wygaśnięcia ważności Państwa dokumentu tożsamości.

• W ramach procesu identyfikacji instalują Państwo aplikację na swoim telefonie komórkowym lub alternatywnie - jeśli nie mogą lub nie chcą Państwo instalować aplikacji - otrzymają Państwo później jednorazowy kod za pośrednictwem wiadomości SMS.

• Aby podpisać dokument, wybierają Państwo pozycję podpisu cyfrowego i opcjonalnie przesyłają obraz podpisu odręcznego. Teraz autoryzują Państwo podpis na telefonie komórkowym za pośrednictwem aplikacji lub wprowadzają jednorazowy kod otrzymany w wiadomości SMS. Obraz Państwa podpisu nie ma tutaj znaczenia prawnego, ale umożliwia powszechną i znaną reprezentację podpisu. Prawnie wiążący podpis jest składany "niewidocznie" w tle w formie czysto cyfrowej. Dokument jest teraz podpisany cyfrowo w sposób prawnie wiążący. Dzięki sproof dokument jest również konwertowany do formatu PDF/A powszechnie używanego i wymaganego przez prawników. Państwo, Państwa klienci lub sąd mogą sprawdzić zgodność dokumentu i podpisu elektronicznego w dowolnym momencie, np. w państwowym serwisie testowym RTR.