Digitálny podpis sa dostáva do rakúskych advokátskych kancelárií.

Vyhlásenia, uznesenia a zmluvy - to všetko sú dokumenty, ktoré musí podpísať jedna alebo viac osôb. Aj jeden dokument, na ktorom sa musia analogicky podpísať tri osoby, znamená celkové časové výdavky približne 45 minút: To zahŕňa tlač v troch vyhotoveniach, odosielanie dokumentov poštou alebo koordináciu spoločného stretnutia na podpis. Toto plytvanie zdrojmi je zbytočné.

V súkromnom sektore sa digitálny podpis už presadil v Rakúsku vo forme "podpisu mobilným telefónom". Túto bezplatnú štátnu službu už niekoľko rokov využíva mnoho rakúskych občanov.

Avšak "len" samotný digitálny podpis je v podnikateľskom prostredí zvyčajne nedostatočný. Chýbajú technické možnosti, nástroj alebo platforma, ktorá by dokázala zmapovať prípady použitia a "priebeh podpisu" špecifické pre dané odvetvie alebo spoločnosť. Súvisiaci spoločný "dashboard" poskytuje dobrý prehľad o dôležitých dokumentoch. To si vyžaduje centrálnu správu všetkých používateľov a správu práv a rolí. To tiež prináša veľa výhod.

V mnohých spoločnostiach bez ohľadu na veľkosť alebo odvetvie je platforma digitálneho podpisu už neoddeliteľnou súčasťou mnohých štandardných pracovných postupov. Táto právne uznávaná technológia sa už používa v právnom sektore, v daňovej oblasti, vo finančnom sektore, ale aj vo veľkých medzinárodných spoločnostiach s prísnymi smernicami v oblasti IT a vo verejnom sektore.

4 Kvalifikovaný podpis: žiadna záhada

Aj keď sa príslušné odborné médiá vždy snažia kvalifikovaný elektronický podpis predstaviť v čo najzložitejšom a najtechnickejšom svetle, my v spoločnosti sproof sme si dali za úlohu odhaliť túto údajnú "záhadu" - v skratke.

Rovnako ako pri mnohých iných elektronických právnych alebo bankových transakciách musíte byť schopní so 100 % istotou preukázať svoju vlastnú identitu. To sa najprv uskutoční prostredníctvom krátkeho (cca 10 minút trvajúceho videoidentifikačného postupu), v ktorom vaše osobné údaje a tiež biometrické údaje preverí štátom schválená služba (Trust Service Provider).

Potom budete môcť pomocou aplikácie v mobilnom telefóne dodatočne overiť každý digitálny podpis, ktorý urobíte. Okrem vašej e-mailovej adresy, ktorú aj tak potrebujete na podpisovanie a získavanie podpisov, je tak váš mobilný telefón vaším druhým bezpečnostným faktorom.

Samotné podpísané dokumenty sú digitálne zašifrované pomocou kryptografických metód. Dokument môžu upravovať alebo len podpisovať iba vlastníci dokumentu alebo tí, ktorí boli k podpisu prizvaní. Každý dokument je v každom okamihu vybavený jedinečným kryptografickým kľúčom, ktorý nemôže vidieť žiadny človek ani počítač. Platnosť a dôkazná hodnota dokumentu je tiež nezávislá od použitej podpisovej platformy, pretože kryptografický kľúč (alebo "hash hodnota") je vtlačený do samotného pdf. súboru. V dôsledku toho je bezpredmetné aj akékoľvek vytlačenie a fyzické uloženie dokumentu, pretože vysledovateľnosť zaniká vytlačením dokumentu.

Na overenie platnosti elektronického podpisu a zhody, ako je opísané vyššie, možno podpísaný (digitálny!) dokument overiť pomocou národných služieb overovania podpisov, napr. prostredníctvom komunikačného úradu Rakúska: rtr.at Platformy ako sproof ako samotná platforma ponúkajú integrovanú službu overovania.

Stručne povedané: kvalifikovaný digitálny podpis je 100 % odolný voči falšovaniu a právne platný. Vlastnoručný podpis je tiež 100 % právne platný, ale nikdy nie je 100 % odolný voči falšovaniu.

5 Začiatok používania kvalifikovaného digitálneho podpisu nie je náročný

Digitálne podpisy sú technicky náročné a z pohľadu výrobcu si vyžadujú osobitnú mieru zodpovednosti - veď podpisy vytvorené pomocou nich ponúkajú najvyšší stupeň záväznosti. Široké spektrum používateľov, od právnikov cez sekretárky až po klientov, však s nimi musí vedieť pracovať jednoducho, rýchlo a intuitívne.

Technická zložitosť je v programe sproof úplne skrytá a je vytvorený jednoduchý a nízkoprahový prístup. Philipp Gernerth je v spoločnosti sproof zodpovedný za UI a UX (User Interface and User Experience).

"Vyvíjame moderný, technicky vysoko sofistikovaný produkt, ktorý ponúka najvyššie záruky bezpečnosti a záväzkov. Napriek tomu musí byť jeho používanie čo najjednoduchšie a intuitívne. Inak sa minieme cieľu," vysvetľuje Philipp Gernerth, ktorý je v spoločnosti sproof zodpovedný za UX (používateľský zážitok) a UI (použiteľnosť).

Z pohľadu používateľa teda kvalifikovaný elektronický podpis znamená v podstate nasledovné:

• Máte k dispozícii dokument, ktorý chcete podpísať a ktorý je k dispozícii vo formáte Word alebo PDF. Tento dokument načítate do podpisového softvéru, aby ste ho mohli podpísať. Podpisový softvér nájdete na adrese sign.sproof.io . Môžete začať kedykoľvek bezplatne.

• Kvalifikovaný elektronický podpis vyžaduje jednorazovú identifikáciu. To znamená, že sa musíte identifikovať v krátkom videohovore ("Video-Ident-Procedure") a ukázať tam svoj (platný) cestovný pas alebo občiansky preukaz. Táto identifikácia je potrebná len raz a potom platí päť rokov alebo (ak nastane skôr) do skončenia platnosti vášho dokladu totožnosti.

• V rámci procesu identifikácie si do mobilného telefónu nainštalujete aplikáciu, prípadne - ak si aplikáciu nemôžete alebo nechcete nainštalovať - neskôr dostanete jednorazový kód prostredníctvom SMS.

• Ak chcete podpísať dokument, vyberiete pozíciu digitálneho podpisu a prípadne nahráte obrázok vlastnoručného podpisu. Teraz autorizujete podpis v mobilnom telefóne prostredníctvom aplikácie alebo zadáte jednorazový kód prijatý prostredníctvom SMS. Obrázok vášho podpisu tu nemá žiadny právny význam, ale umožňuje bežné a známe zobrazenie podpisu. Právne záväzný podpis sa aplikuje "neviditeľne" na pozadí v čisto digitálnej podobe. Dokument je teraz digitálne podpísaný právne platným spôsobom. Pomocou funkcie sproof sa dokument zároveň prevádza do formátu PDF/A, ktorý bežne používajú a vyžadujú advokáti. Vy, vaši klienti alebo súd môžete kedykoľvek skontrolovať zhodu dokumentu a elektronického podpisu, napr. v štátnej skúšobni RTR.