Čas je! Čas je, da prilagodimo poslovne procese za učinkovitejše in hkrati varnejše delo. V poslovnem svetu pomagajo boljši digitalni delovni procesi. Na voljo je vse več platform in rešitev, ki lahko pomagajo pri vsem, od povsem standardnih procesov do nišnih specializiranih aplikacij. Eden od teh standardnih procesov, ki ga je mogoče z digitalnimi rešitvami bistveno izboljšati, je zbiranje podpisov.
V tem članku pojasnjujemo, kaj je digitalni "delovni proces podpisovanja" in kako boste sebi, svojemu podjetju ali omrežju pomagali, če se boste zanesli na smiselno digitalizacijo.
Analogni in digitalni. Kako pridobiti podpise.
Seveda obstaja tudi različica "stare šole": Podpisovanje s pisalom na papirju. Tudi to ne stane veliko - zlasti če ste podpisnik vi - in se včasih zdi "bolj domišljeno" ali celo bolj formalno. Še posebej, če je združeno s pravim srečanjem. Lastnoročni podpis je v vsakem primeru pravno veljaven.
Drugi pogled razkrije "podganje repke": zelo zapleten, naporen in virov poln postopek (tiskanje, skeniranje, frankiranje, pošiljanje, čakanje na povratek itd.). To pomeni tudi: prekinitve medijev, ki oslabijo dokazno vrednostin nenazadnje: Pridobivanje ali čakanje na podpisano in vrnjeno pogodbo je zelo zamudno.
Druga možnost je digitalni ali elektronski podpis: Tehnično je to kriptografska metoda, ki temelji na asimetričnih šifrirnih algoritmih. Tako je mogoče preveriti pristnost dokumenta in identiteto podpisnika. Več informacij. Kar je v ozadju tehnično zapleteno in zelo varno, je v ospredju skrito v uporabniškem vmesniku, ki je enostaven za uporabo. Na koncu je pravno veljavno digitalno podpisovanje tako preprosto kot spletno bančno nakazilo.
Razlika med pravno veljavnim e-podpisom in ničvrednim podpisom.
V poslovnem svetu namreč še ni splošno sprejeto, da morata biti izdajanje in pridobivanje digitalnih podpisov v skladu s strogimi smernicami. Najvišje ravni varnosti, kot jo natančno ureja uredba eIDAS, namreč ne zagotavljajo nešteta spletna orodja.
Veliko težavo predstavljajo slikovni podpisi. Digitalna slika lastnega podpisa ni veljaven digitalni podpis in ni v skladu z nobenim standardom. Ni mogoče preveriti identitete podpisnika ali zagotoviti celovitosti (dokument ni bil spremenjen) dokumenta. S slikovnim podpisom je mogoče zlahka manipulirati.
Drugače je z naprednim ali kvalificiranim elektronskim podpisom. Ta dva standarda elektronskega podpisa zagotavljata zelo visoko varnost za vse strani, ki sodelujejo v postopku podpisovanja. Številni ponudniki, zlasti evropski, so se osredotočili na ta dva standarda. Več informacij
Toda kako lahko ugotovite ali preverite, kateremu standardu ustreza pridobljeni digitalni podpis in ali je bil podpis sploh prirejen?
Dr. Fabian Knirsch (tehnični direktor, sproof GmbH)
"V osnovi obstajajo različni načini digitalnega podpisovanja: enostavni, napredni in kvalificirani. Kljub navidezno enakemu videzu digitalnih podpisov na končnem dokumentu se status posamezne vrste digitalnega podpisa in njegova zavezujoča narava razlikujeta."
QES, AES, SES: Pregled vseh standardov e-podpisa
Obstajajo različne vrste digitalnih podpisov, zato je treba glede na primer uporabe in zahteve izbrati določen standard podpisa. Pravna podlaga za to v EU je uredba eIDAS, ki opredeljuje zahteve za posamezne oblike. V tem članku so pojasnjeni trije najpomembnejši standardi podpisovanja in njihove različne lastnosti.V primeru preprostega elektronskega podpisa ali podpisa slike ni mogoče odkriti nobene manipulacije. Skratka, samo podpis, ki ga lahko preveri javno odobrena storitev preverjanja, se lahko opredeli kot pravno skladen. Platforme, kot je sproof sign, so specializirane tako za ustvarjanje podpisov po najvišjih standardih kot tudi za integrirano preverjanje katerega koli dokumenta.
V primeru preprostega elektronskega podpisa ali podpisa slike ni mogoče odkriti nobene manipulacije. Skratka, samo podpis, ki ga lahko preveri javno odobrena storitev preverjanja, se lahko opredeli kot pravno skladen. Platforme, kot je sproof sign, so specializirane za oboje: ustvarjanje podpisov po najvišjih standardih in integrirano preverjanje katerega koli dokumenta.
Moč delovnega poteka: Pridobite zunanje digitalne podpise v samo 5 korakih
1) Dodajanje poslovnih stikovSeveda! Če želim izdati dokument v podpis, moram najprej poznati podatke o stikih. V večini primerov se zahteve za podpis obravnavajo prek poštnega naslova, saj je poštni naslov že dobra podlaga za preverjanje pristnosti druge stranke. V primeru naprednega elektronskega podpisa (AES) je dokazovanje identitete neposredno povezano z osebnim poštnim naslovom. V skladu s tem nasprotna stranka izda digitalni podpis z istim poštnim naslovom, ki je bil uporabljen za zahtevo za podpis.
Ena od prednosti platforme za e-podpis že od samega začetka zahteve za podpis je preprosto upravljanje kontaktnih podatkov. Pogosto uporabljeni stiki se med postopki zbiranja praviloma samodejno predlagajo, vsi podatki o stikih pa se samodejno vnesejo v poenostavljen sistem za upravljanje stikov, kjer jih je mogoče pregledovati in urejati.
3) Opredelitev zaporedij podpisovanja in vlog. Obstaja več primerov uporabe, pri katerih se želite izogniti temu, da bi več stikov hkrati prejelo dokument v podpis. Primer uporabe bi lahko bil, da mora vodstvo podpisati po predstavnikih dveh drugih oddelkov, na koncu pa dokument prejme tajnica za pregled ali za končni prenos.
4) Opredelitev mest za podpisovanje. Ena od najpomembnejših funkcij vsake platforme za podpisovanje je "opredelitev mest za podpisovanje". S tem lahko natančno določite, na kateri strani, kdo, kje se mora podpisati. S podpisom sproof lahko prilagodite tudi velikost podpisne kartice.
5) Določite rok za podpisovanje in pošljite opomnike. V zadnjem koraku delovnega postopka vam večina celovitih rešitev za podpisovanje "vse v enem" omogoča, da določite rok, napišete prijazno (do posameznika) besedilo vabila in, kar je najpomembneje, samodejno opomnite prejemnike na ta rok. S tem se bistveno poveča stopnja uspešnosti pravočasnega prejema sopodpisanega dokumenta. Da ne omenjamo, da ta potek dela tako ali tako bistveno zmanjša "čas do odločitve".
6) (Neobvezno:) Pridobljene podpise preverite neposredno v programu sproof sign. Kot je navedeno zgoraj, je pomembno ustvariti razumevanje dejstva, da kvalificirani in napredni elektronski podpis zagotavlja najvišjo raven varnosti, saj je njegovo veljavnost mogoče zelo enostavno preveriti. Neposredno integriran mehanizem preverjanja - kot je na voljo v sistemu sproof sign - omogoča popolno sledljivost in varnost za pomembne postopke odobritve.
Digitalni podpis z vidika osebe, ki vabi
Za vabilodajalca je bistveno, da so vsi podpisi vrnjeni pravočasno. Ključnega pomena je nizkopražni vstop v platformo za podpisovanje. sproof sign je ta postopek optimiziral:
- Kot je opisano, povabljena oseba pošlje dokument v podpis po pošti.
- Povabljena oseba prejme pošto, klikne na povezavo in lahko dokument podpiše neposredno brez registracije (!).
- Če je potreben kvalificiran podpis in vabljena oseba še nima obstoječe identifikacije QES (možnost kvalificiranega podpisa), je vabljena oseba po registraciji neposredno vodena skozi postopek identifikacije.
- Povabljena oseba pri tem nikoli (!) ne nosi nobenih stroškov.
- Če je oseba že uporabnik podpisa sproof, lahko seveda dokument vloži ali ga po želji posreduje v nadaljnje podpisovanje, ga položi na kup, prenese zahteve za podpis itd.
Želite začeti? Registrirajte se zdaj brezplačno in pridobite svoj prvi podpis
To boste našli samo pri sproof sign. Potrudili smo se, da bi našim uporabnikom omogočili čim lažji začetek v svetu digitalnih podpisov. Z brezplačnim zasebnim računom lahko takoj uporabite platformo in sami izdelate svoje prve digitalne podpise ali jih pridobite brez ovir po vsej Evropi.
Več zapisov na blogu
Team Axess izbere rešitev za digitalni podpis podjetja sproof signKaj je digitalni podpis?eIDAS 2.0 - Prenova digitalne identitete in podpisa v Evropi (marec 2024)Največje na področju hotelirstva in gostinstva: Hogast signs with sproof sign.Kombinacija elektronskih in ročnih podpisov na dokumentih PDF
