Firma electrónica legalmente válida

Sigue habiendo confusión: términos diferentes, a menudo muy similares, como forma escrita, forma escrita, libertad de forma, forma manuscrita causan confusión cuando se trata de gestionar contratos. Por este motivo, lamentablemente la gente sigue recurriendo a menudo al bolígrafo, al papel y a los engorrosos canales postales cuando hay algo que firmar.

En este artículo explicamos para qué casos de uso la firma digital es 100% válida desde el punto de vista legal y garantiza el máximo valor probatorio y trazabilidad. Pequeño "spoiler": Sólo hay muy pocos casos excepcionales en los que la firma electrónica no esté permitida. Por lo demás, el proceso de firma digital "triunfa" sobre la firma analógica en todos los casos debido a la infalsificabilidad técnica y al mayor valor probatorio.

¿Cuál es la función de los contratos?

Básicamente, es obvia: al firmar un contrato, todas las partes implicadas aceptan las condiciones y obligaciones establecidas en el mismo. La celebración de un contrato garantiza que todas las partes contratantes cumplan con sus obligaciones y que sus derechos e intereses queden protegidos. Además, un documento firmado puede servir como prueba en caso de conflicto y ayudar a defenderse ante un tribunal. La forma más eficaz de firmar los contratos es hacerlo digitalmente.

Ya sean analógicos o digitales: ¿Qué significa la libertad de forma en los contratos?

En los países europeos, los contratos suelen ser válidos sin una forma prescrita. Esto significa que no existen normas sobre la forma en que deben firmarse los contratos. Por ejemplo, se permite la forma electrónica, escrita o incluso oral (véase el artículo 883 ABG). En última instancia, las propias partes contratantes pueden acordar un tipo específico de firma.

Aunque no existen requisitos legales sobre cómo firmar contratos que no están sujetos a ningún requisito de forma, ¡se recomienda precaución para muchos fines empresariales! Sería un error firmar acuerdos importantes que no están sujetos a ningún requisito formal con un estándar de firma electrónica bajo. Si hay contratos con elevadas sumas de negociación o un alto riesgo de responsabilidad, sin duda debe utilizarse un estándar de firma electrónica alto.

Algunos contratos exigen por ley la forma escrita.

Para ciertos tipos de contrato, la protección de una de las partes contratantes reviste especial importancia, por lo que la ley exige una forma escrita. En términos jurídicos, esto se conoce como la forma escrita. Para cumplir con la forma escrita o la forma escrita, la ley exige la firma manuscrita de ambas partes contratantes. En Austria, la forma escrita está regulada en el § 886 ABGB, en Alemania en el § 126 párrafo 1 BGB.

He aquí la buena noticia consagrada por la ley: Según el artículo 126a BGB (DE), la forma escrita prescrita legalmente puede ser sustituida por la forma electrónica, a menos que la ley disponga otra cosa. En general, el Reglamento eIDAS, en vigor en toda Europa desde 2016, regula los requisitos técnicos y de contenido de la firma electrónica y prevalece sobre las leyes nacionales.

Si se exige específicamente la "forma escrita", puede utilizarse la firma electrónica reconocida (FER) para firmar de conformidad con la ley.

Por lo tanto, es importante entender que los términos "forma escrita" o "forma escrita", que tienden a implicar escritura a mano y papel, no excluyen en modo alguno los métodos digitales. La firma digital puede ser 100% equivalente a la "escritura a mano".

Testamentos & Co. En raras ocasiones, sólo basta con una "firma húmeda".

La firma manuscrita sólo es necesaria para la celebración de contratos y la firma de documentos si así lo prescribe expresamente (¡!) una disposición legal o un acuerdo contractual entre las partes.

Además de algunos documentos del derecho de sucesiones como los testamentos (que incluso deben ser manuscritos) y algunas otras escrituras notariales, existen algunos ejemplos destacados de tipos de documentos que por ley sólo pueden firmarse a mano, sobre todo en el ámbito de los recursos humanos.

Un ejemplo es la finalización de las relaciones laborales mediante notificación de rescisión o un acuerdo de rescisión de conformidad con la Sección 623 del Código Civil alemán (BGB) en la legislación (!) alemana. Ninguna forma de firma electrónica puede sustituir aquí a la forma escrita, ya que la forma electrónica está expresamente excluida por la ley de conformidad con la Sección 623 del BGB.

Un importante retroceso en la política alemana de digitalización ha sido recientemente objeto de polémicos debates en muchos medios de comunicación. Desde 1995, los empresarios en Alemania deben registrar por escrito las condiciones contractuales más importantes y entregarlas al trabajador para su firma, de conformidad con la Ley alemana sobre Pruebas (NachwG): El registro de las condiciones esenciales de trabajo (§2 NachwG). Aunque la Directiva de la UE (Reglamento eIDAS) permite la transmisión electrónica, en Alemania no está permitido entregar pruebas de las condiciones contractuales esenciales en formato electrónico. Ni siquiera una firma electrónica cualificada cumple los requisitos de la Ley de Verificación.

Nuestra valoración personal: Sólo será cuestión de tiempo que las necesarias ofensivas de digitalización, especialmente en el sector de los RRHH, tengan también un impacto positivo en la legislación y la Ley de Verificación vuelva a modificarse muy pronto.

Además, ya existen "soluciones alternativas", incluso para este caso especial, con el fin de limitar en la medida de lo posible la cantidad de papel y de tiempo necesarios y reducir al mínimo las perturbaciones en los medios de comunicación. Esto funciona, por ejemplo, gracias a los documentos adicionales que se firman de forma análoga conforme a la ley, pero se sigue gestionando una copia digital que se almacena de forma centralizada en el archivo digital.

Completamente libre de riesgos: firme digitalmente y de acuerdo con los requisitos formales exigidos.

Independientemente de si es analógico o digital, la legislación nacional regula principalmente si un contrato está sujeto a un requisito formal y cómo. Una vez que se haya hecho una idea general y haya decidido seguir el camino digital, que le ahorrará tiempo, el Reglamento eIDAS (Identificación Electrónica, Autenticación y Servicios de Confianza) se aplica como marco válido en todos los estados miembros de la UE/CEE. Este marco jurídico debería impulsar la transformación digital en toda Europa, permitir procesos empresariales sin discontinuidad de medios y facilitar procesos electrónicos seguros entre 28 mercados individuales.

Una gran parte del eIDAS regula cuestiones de identidad digital segura y firmas electrónicas seguras. Así, si, como se ha mencionado anteriormente, la firma electrónica no está explícitamente excluida por las leyes nacionales, los contratos pueden firmarse de acuerdo con las directrices del eIDAS. El reglamento distingue básicamente entre tres tipos de firmas electrónicas: simples, avanzadas y cualificadas.

Es importante que todos los operadores comerciales tengan una buena visión de conjunto de los procesos contractuales de la empresa para decidir qué norma de firma es la adecuada para cada proceso contractual.

Le recomendamos que lea detenidamente nuestro artículo de visión general sobre las normas de firma. En combinación con este artículo, podrá decidir cuáles de sus contratos debe firmar con qué norma.

He aquí un ejemplo práctico habitual de firma sin validez legal:

Ejemplo de correo electrónico: Las decisiones que se ejecutan como texto en un correo electrónico están sujetas a la forma escrita para ser legalmente válidas. Esto significa que todas las partes del contrato deben estampar una firma por escrito. En este caso, las firmas digitales suelen ser inadecuadas. Los siguientes procedimientos no son legalmente válidos:

• Imprimir, firmar, escanear de nuevo, enviar (ruptura de medios)
• Colocar una imagen de una firma en el documento de correo electrónico (firma electrónica simple)

Sólo la firma electrónica reconocida sería el método legalmente válido en este caso.

Conclusión

A pesar de las ofensivas de digitalización y de los nuevos métodos para hacer negocios sin papel, estamos convencidos de que la firma siempre será una parte esencial de las decisiones y aprobaciones de todo tipo. Esto significa que la seguridad y el cumplimiento deben estar garantizados, especialmente en el sector profesional.

Aquí es donde entra en juego la fuerza de las plataformas de firma digital como sproof sign: los procesos técnicamente complejos se gestionan en segundo plano. Por ejemplo, sólo tiene que identificarse una vez para la firma electrónica reconocida. La plataforma le guía a lo largo del proceso, que dura 10 minutos.