Lo más grande en hostelería: Rótulos Hogast con rótulo sproof.

Sigmond: "Para nosotros como empresa, dos aspectos fueron decisivos a la hora de elegir una solución de firma digital. Uno de ellos fue la pandemia de Corona, ya que el trabajo a jornada reducida y las oficinas en casa nos obligaron inevitablemente a replantearnos las cosas, porque sin un nuevo sistema digital ya no habríamos podido firmar contratos, facturas y pedidos en absoluto.

El segundo aspecto, que estoy seguro ya era un tema de discusión con la dirección desde hace tiempo, es que como empresa nos hemos centrado paralelamente en la digitalización y la sostenibilidad.

Al centrarnos en esto, por fin había llegado el punto en el que decidimos firmar ahora todo digitalmente y en el que es posible prescindir de todas las facturas y contratos en papel."

Sigmond: "Básicamente, somos el enlace entre nuestros proveedores y clientes o miembros. Pero eso también significa que todas las facturas y pedidos pasan por HOGAST y que nosotros también tenemos que firmarlos y refrendarlos en algunos casos. Puede pensar en la cadena de firma como un triángulo entre el proveedor, el miembro y HOGAST.

Un ejemplo en el que la firma digital se utiliza y ayuda totalmente es con la admisión de nuevos proveedores. Hay contratos que deben firmarse de alguna manera. Antes de que decidiéramos utilizar una solución de firma electrónica, teníamos que enviarlo todo en papel por correo primero y esperar. Como en realidad toda la empresa está formada por cuatro compañías, en esta aplicación el socio de entrega tiene que firmar una vez y HOGAST cuatro veces. Todo podía tardar de dos a tres semanas en llegar a nuestra empresa. Con la solución digital de sproof sign, todo es mucho más rápido.

Pero también utilizamos la firma electrónica cuando recibimos entregas. Porque todas las confirmaciones de pedido superiores a 7.500 euros deben ser refrendadas por nosotros después de que el cliente y el proveedor ya hayan firmado. Se trata de una cuestión de responsabilidad. De hecho, HOGAST también es responsable de sus clientes si éstos quiebran o se declaran insolventes. Entonces pagamos las facturas de nuestros miembros, pero sólo si la confirmación del pedido o el pedido ha sido refrendado por nosotros previamente. Este es un aspecto realmente importante para nuestros miembros y proveedores".

Sigmond: "La protección de datos es un tema de actualidad y, entretanto, simplemente un requisito básico. Ahí todo debe ser correcto. Para nosotros, sin embargo, también era importante la facilidad de uso, que el software sea fácil de utilizar y se pueda ahorrar tiempo con él."

Sigmond: "Lo que nos gusta especialmente de sproof sign es su facilidad de uso. No sólo se encuentran rápidamente los documentos cargados, sino que, gracias a la nueva función, ya se puede especificar en qué punto del documento hay que firmar. Esto nos hace darnos cuenta de que siempre está pasando algo en sproof sign, es decir, que estamos trabajando en ampliaciones y actualizaciones, lo cual es súper importante para nosotros. Pero incluso si nos surge una duda sobre el tema de la firma electrónica o sobre una nueva función, siempre contamos con un soporte estupendo y rápido, al que podemos recurrir."

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Sigmond: "De cara al futuro, nos gustaría que sproof sign se integrara en sistemas de terceros. Por supuesto, una aplicación propia también sería emocionante. Ahora mismo, después de todo, sigue siendo una plataforma basada en la web, donde puede llevar un poco de tiempo cargar con grandes cantidades de datos.

Sin embargo, lo bueno de sproof sign es que, gracias a nuestro estrecho contacto, ya sabemos que con sproof estamos en el lugar adecuado. Porque incluso si algo no encaja, trabajarán en un desarrollo posterior e integrarán las nuevas funciones en el software. Por eso recomendamos sproof a nuestros 7.000 clientes con la conciencia tranquila".