Innovatiivsed lahendused jätkusuutliku tuleviku nimel: sproof sign ja Energie AG Oberösterreich vaheline partnerlus

Burger: "Otsustasime rakendada digitaalallkirja lahenduse, et lahendada kaks peamist probleemi. Esiteks mõistsime, et meie protsessides lõppklientidega tekkis sageli meediakatkestus. Palju teavet esitati paberkandjal, mis tõi kaasa aeganõudvad manuaalsed protsessid salvestamiseks, arhiveerimiseks ja edasiseks töötlemiseks. See meediakatkestus aeglustas meie protsesse märkimisväärselt. Nende protsesside digitaliseerimise ja digitaalallkirjade kasutuselevõtuga suutsime selle kitsaskoha kõrvaldada ja tõhusust suurendada.

Lisaks sundis COVID-19 pandeemia meid kohandama oma sisemisi protsesse. Traditsiooniline dokumentide füüsilise allkirjastamise meetod ei olnud reisipiirangute ja kodukontori eeskirjade tõttu enam otstarbekas. Äritegevuse säilitamiseks ilmnes vajadus võtta kasutusele digitaalne lahendus. Selles kontekstis otsisime lahendust, mis pakuks meile vajalikku paindlikkust."

Burger: "Me kasutame digitaalallkirju erinevate rakenduste jaoks. Ühest küljest kasutame seda kliendikontaktis, näiteks kui klient soovib sõlmida lepingu või peab kinnitama osutatud teenust. Teine kasutusviis on sisemine kasutamine, eriti sellistes olukordades nagu uute eeskirjade, näiteks kodukontori määruse kiire rakendamine. Ühel sellisel juhul tuli meil kiiresti töödelda 1500 töötaja dokumente, mis ei oleks olnud võimalik tavapäraste paberipõhiste protsesside abil. Selle protsessiga tegelemiseks kasutasime siselahendusi, mis on integreeritud spetsiaalselt väljatöötatud rakenduse kaudu. Rakendati heakskiitmisprotsess, kus dokumendid kinnitasid esmalt otsesed ülemused, enne kui need saadeti töötajatele, kasutades eelnevalt määratud allkirja paigutusi."

Burger: "Kriitilise infrastruktuuriga energiatarnijana tegutseme rangelt reguleeritud valdkonnas. Andmekaitse on meie jaoks äärmiselt oluline, sest me töötame pidevalt isikuandmetega. Seetõttu oli väga oluline leida teenusepakkuja vahetus läheduses, eelistatavalt Austrias või vähemalt Euroopas. Ameerika teenusepakkuja oleks olnud seotud liiga paljude ebakindlate asjaolude ja probleemidega, sest me ei saa võtta mingeid riske. Seetõttu on meie poliitika suunatud selgelt Euroopa teenusepakkujatele, et tagada GDPRi nõuete täitmine ja andmekaitseriskide minimeerimine."

Burger: "Lisaks GDPRile on meie jaoks väga olulised ka muud standardid, näiteks ISO 271001, mis on meie jaoks eriti oluline, sest oleme ise sertifitseeritud ja eeldame, et meie tarnijad suudavad täita samu turvastandardeid kui meie. Samuti teeme regulaarselt turvaauditeid, et tagada meie infrastruktuuri pidev kaitse. Need auditid viiakse läbi igal aastal, et tuvastada võimalikud nõrgad kohad õigeaegselt ja parandada need enne turvaintsidentide tekkimist, mis võivad olla väga kulukad."

Burger: "Meil on juba mitu erinevat lahendust ettevõttesiseselt, mis on meile õpetanud, millised funktsioonid on meie jaoks eriti olulised ja millised ei suuda pakkuda meile vajalikku paindlikkust. Seepärast määratlesime võimalike pakkujate hindamisel konkreetsed nõuded, sealhulgas võimaluse allkirja paigutuskohti vastavalt vajadusele liigutada ja skaalumist kohandada, samuti võimaluse, et kasutajad saaksid oma allkirja rolli paindlikult konfigureerida. Seda ei leidnud me kõikjalt. Samuti seadsime prioriteediks võime integreeruda olemasolevatesse protsessidesse, eelkõige REST API kaudu, et tagada sujuv integreerumine meie töövoogudesse. "

Burger: "Pärast uuringu läbiviimist meie peamiste kasutajate seas, kes kasutavad toodet sageli, rõhutati eriti positiivselt kasutatavuse aspekti. Kasutajaliides on intuitiivselt kujundatud, mis lihtsustab kasutajate jaoks allkirjastamise protsessi. Samuti töötab see sujuvalt mobiilseadmetes, mida meie töötajad väga hindavad. Lisaks vajasid nad toote kasutamiseks vähe või üldse mitte mingit koolitust. See minimeeris oluliselt koolitamiskoormust ja oli meie jaoks suur eelis. Veel üks positiivne aspekt on võimalus vabalt konfigureerida allkirjastustemplereid. See võimaldab meil katta erinevaid nõudeid ja toetada individuaalseid protsesse. Teised allkirjalahendused ei suutnud seda väljakutset lihtsalt täita."

Burger: "Oleme praegu hinnapakkumisprotsessi jaoks SAPiga integreerimise testimisfaasis. See on koht, kus hinnapakkumised koostatakse, kinnitatakse ja allkirjastatakse enne nende saatmist kliendile. See integratsioon on juba loodud ja seda hakatakse järk-järgult kasutama alates suvest. Midagi, millel oleks tõenäoliselt samuti potentsiaali, on meie sisemine personalivaldkond. Meil on umbes 4500 töötajat, keda tuleb toetada. Loomulikult on kõik, mis töötab digitaalselt ja liigub paberist eemale, suur hoob."