Contrats numériques, engagement réel : le FSJ et la voie vers l'administration sans papier

Lorsque j'ai pris mes fonctions de directeur général il y a trois ans, l'association, qui existait depuis plus de 50 ans, n'en était qu'à ses balbutiements en matière de numérisation. Jusqu'alors, tous les contrats avec les institutions sociales et les participants au FSJ étaient établis au moyen de lettres types, imprimées, signées, timbrées, mises sous enveloppe et envoyées à la poste. Ils étaient ensuite signés et renvoyés par la poste. Si un changement s'avérait nécessaire, tout était à recommencer. C'était encore faisable avec un nombre réduit de participants, mais plus il y avait de jeunes adultes qui faisaient un FSJ, plus l'entreprise devenait impossible. Sans parler de la probabilité d'erreurs dans les différentes listes Excel. Il fallait donc trouver des solutions numériques pour le 21e siècle.

La première étape a consisté à trouver une société informatique capable de numériser l'ensemble de nos processus. Ainsi, nous ne pouvions plus recevoir les candidatures sous forme de pièce jointe à un courriel (dont les informations devaient ensuite être insérées dans des listes Excel), comme c'était le cas auparavant et comme cela était nécessaire, mais via un outil d'enregistrement. Les données pouvaient alors être utilisées directement pour créer automatiquement les contrats nécessaires une fois qu'un placement FSJ avait été confirmé. La création des contrats était donc terminée, mais il manquait encore l'option de signature électronique. Après quelques recherches et, surtout, grâce à la recommandation d'un ami, je suis finalement tombé sur sproof.

L'importance de la transformation numérique pour la FSJ ne peut être surestimée. L'année du FSJ commence toujours à l'automne. Cela signifie que l'été est la période de pointe pour les placements et aussi la période de pointe pour les contrats. Deux contrats avec notre association sont nécessaires pour chaque personne placée : Avec l'institution sociale et avec le participant au FSJ. Nous devons signer ces contrats et, bien entendu, l'autre partie également. sproof nous a offert et nous offre toujours la solution idéale ! Cette année, nous prévoyons environ 700 missions FSJ, et donc environ 1400 contrats à signer.

Il était important pour nous de trouver une solution pratique et abordable. La protection des données devait être respectée. L'outil utilisé pour traiter la signature devait être compétent, digne de confiance, professionnel et, surtout, "à l'écoute" de nos besoins. Nous avons trouvé tout cela chez sproof.

Pour les signatures de nos accords FSJ avec les institutions sociales et avec les participants au FSJ, ainsi que pour les contrats avec les organismes de financement, les contrats de service, etc. Simplement pour tous les documents qui requièrent une signature officiellement valide. Ainsi, sproof nous aide non seulement pour les contrats relatifs aux missions du FSJ, mais aussi pour les documents qui doivent être signés par le président et le directeur général de l'association, car nous ne nous voyons pas souvent - ce qui rend difficile la signature manuscrite - et nous sommes principalement en contact par courrier électronique et par téléphone.

Depuis que nous disposons de sproof, qui nous permet de signer via ID-Austria, nous n'avons plus besoin de réunions, qui avaient pour but principal d'obtenir une signature pour un document important. Nous célébrons également la solution sans papier. Cela nous permet d'économiser des ressources précieuses. Aujourd'hui, nous n'imprimons pratiquement plus rien.

La société informatique qui a réalisé la numérisation pour nous et sproof s'en est occupée directement. De spécialiste à spécialiste, en quelque sorte. C'était l'idéal pour nous en tant que client.

Bien entendu, nos exigences sont extrêmement élevées. La question de la protection et de la sécurité des données a été l'une des premières que nous avons posées lorsque nous avons découvert sproof.

Tous les collaborateurs de sproof sont incroyablement compétents, sympathiques, professionnels et s'efforcent toujours de trouver la meilleure solution pour nous. Ils sont présents et disponibles pour les questions et les problèmes et font tout ce qu'ils peuvent pour s'assurer que nous, en tant que client, obtenons le résultat dont nous avons besoin et que nous voulons. sproof est la meilleure chose qui aurait pu nous arriver, à côté de la grande entreprise informatique avec laquelle nous avons abordé la numérisation.

Oui, surtout lorsque je signe numériquement des documents avec notre présidente, le processus de signature est utilisé. Mais aussi pour les contrats avec les bénévoles et les participants au FSJ. En passant des signatures manuelles sur les accords envoyés par la poste aux signatures numériques par courriel, nous avons également assuré la numérisation dans plus de 700 institutions sociales, car la direction des institutions sociales devait alors également s'occuper de la signature numérique.

Nous en sommes maintenant à notre troisième année d'utilisation et cela fonctionne à merveille partout. sproof est perçu comme un partenaire fiable et simple. Par ailleurs, le dessin numérique n'a jamais été un défi pour les participants à la FSJ. Les jeunes adultes l'ont fait en un rien de temps avec leur téléphone portable, comme s'ils ne l'avaient jamais fait autrement. Cela témoigne également de la facilité d'utilisation de sproof. Nous tenons à vous dire un grand MERCI pour votre excellente coopération !!!