Question 1

Un document signé est-il également valable lorsqu'il est imprimé ?

Accepted Answer

Les signatures numériques ne peuvent pas être vérifiées lorsqu'elles sont imprimées. Toutefois, la signature numérique qualifiée est équivalente à la signature manuscrite et, à ce titre, elle est également acceptée sous forme numérique au lieu de documents imprimés. Pour en savoir plus.

Question 2

Est-il possible d'intégrer une marque d'entreprise, y compris un cachet et un certificat d'entreprise, dans sproof sign ?

Accepted Answer

Oui, si vous êtes un utilisateur unique:in ou l'administrateur de votre plan (Business et supérieur), vous avez la possibilité d'ajouter un logo d'entreprise, une icône d'entreprise ou un cachet d'entreprise et votre propre certificat.

Question 3

Que se passe-t-il si j'envoie un document mais que j'oublie de me connecter ? Puis-je déplacer le document vers mon compte ?

Accepted Answer

Oui, si vous avez utilisé la même adresse électronique que celle avec laquelle vous avez un compte, le document apparaîtra automatiquement dans votre tableau de bord. Si vous avez utilisé une autre adresse électronique, il est possible de lier plusieurs adresses électroniques à votre compte.

Question 4

Quels sont les fournisseurs de signatures numériques en Autriche ?

Accepted Answer

En Autriche, la signature numérique est très répandue grâce à la large adaptation d'ID-Austria. ID-Austria est une signature électronique qualifiée qui peut également être utilisée avec sproof sign. Si vous ne disposez pas d'ID-Austria ou si vous souhaitez bénéficier de fonctionnalités supplémentaires, telles que la signature par lots, vous pouvez utiliser sproof sign pour obtenir votre propre signature numérique juridiquement contraignante auprès d'un prestataire de services fiduciaires européen. Les signatures électroniques qualifiées sont juridiquement équivalentes aux signatures manuscrites et peuvent être créées en quelques minutes. sproof sign dispose également d'une interface permettant de signer avec différents fournisseurs de SEQ. En savoir plus

Question 5

Puis-je signer plusieurs documents à la fois ?

Accepted Answer

Oui. Les documents peuvent alors être placés sur une pile virtuelle et signés collectivement avec la signature avancée et la signature électronique qualifiée.

Question 6

Quand avez-vous besoin d'une signature électronique qualifiée (SEQ) ?

Accepted Answer

Il existe essentiellement trois normes de signature. La signature numérique qualifiée est juridiquement équivalente à la signature manuscrite. Par conséquent, seule la signature qualifiée devrait être utilisée pour les contrats nécessitant un écrit. En savoir plus ->

Question 7

Les signatures créées avec sproof sont-elles juridiquement valables ?

Accepted Answer

Oui, les signatures créées avec sproof sign sont légalement valides. Dans l'UE, ce point est clairement réglementé par la loi dans le règlement eIDAS. Les signatures numériques créées avec sproof sign sont conformes au règlement eIDAS. Une distinction particulière est également faite entre les signatures numériques avancées et les signatures numériques qualifiées. Toutes deux peuvent être créées avec sproof sign. La signature numérique qualifiée nécessite une identification unique et les signatures créées sont équivalentes à la signature manuscrite.

Question 8

Puis-je utiliser mon propre certificat pour la signature ?

Accepted Answer

Oui. Les entreprises clientes peuvent utiliser leurs propres certificats comme sceaux d'entreprise ou pour des signatures avancées.

Question 9

Que se passe-t-il lorsque je supprime un document ? Est-il également supprimé des destinataires ?

Accepted Answer

Si vos destinataires n'ont pas de compte, ils perdent l'accès au document en le supprimant. Dans le cas contraire, le document est conservé.

Question 10

Combien de temps faut-il pour intégrer sproof dans les flux de travail existants via l'API ?

Accepted Answer

L'intégration dans les flux de travail existants est possible en quelques minutes ou quelques heures. Il s'agit d'une simple API REST. La documentation est disponible à l'adresse suivante : https://sign.sproof.io/docs/.

Question 11

Puis-je définir le champ de signature dans lequel mon contact doit apposer sa signature ?

Accepted Answer

Oui, la position de la (des) signature(s) peut être prédéfinie en option dans le processus d'invitation.

Question 12

Puis-je signer ou parapher un document plus d'une fois ?

Accepted Answer

Oui, c'est possible. Toutefois, cela n'est pas nécessaire en principe pour les signatures numériques, étant donné qu'une signature numérique inclut (techniquement) toujours l'intégralité du document.

Question 13

Combien de personnes puis-je inviter à signer un document ?

Accepted Answer

Autant que vous le souhaitez.

Question 14

Quels sont les avantages de l'utilisation de sproof pour les signatures numériques ?

Accepted Answer

sproof permet de traiter plus rapidement les processus de signature et donc de gagner du temps. Le flux de travail est plus clair et le processus plus contrôlable. L'impression et la numérisation des documents ainsi que la signature fastidieuse des documents sur papier ne sont plus nécessaires. En outre, cela permet d'économiser du CO2.

Question 15

Puis-je modifier le document après l'avoir signé ?

Accepted Answer

Non. Une fois qu'un document a été signé numériquement, il ne peut plus être modifié. Celles-ci rendraient les signatures apposées invalides. Ces modifications comprennent la division du document, l'ajout de pages, etc. L'application de signatures numériques supplémentaires constitue une exception. Cela est possible même si certaines ont déjà été apposées.

Question 16

Pourquoi signer en numérique plutôt qu'en analogique ?

Accepted Answer

Parce que vous aimez travailler efficacement. Parce que vous pouvez utiliser vos précieuses ressources autrement qu'en imprimant des documents, en les signant et/ou en les scannant pour les envoyer par courrier électronique. La devise est la suivante : Une signature simple et sûre. La signature numérique avec sproof vous permet non seulement d'économiser des ressources, mais aussi d'avoir une validité juridique à 100 % et d'être conforme à la directive DSGVO.

Question 17

Puis-je concevoir librement ma signature ?

Accepted Answer

Oui. L'une des forces de sproof sign est de créer des titres de signature significatifs et esthétiques. Un style de signature est une représentation visuelle de votre signature, par exemple une image de votre signature manuscrite ou un tampon de l'entreprise. Avec sproof, vous pouvez créer différents styles pour créer très rapidement votre signature et l'utiliser ensuite.

Question 18

Les externes doivent-ils payer pour la signature ou être des utilisateurs de sproof sign ?

Accepted Answer

Non. Vous pouvez obtenir une signature électronique auprès de parties externes sans qu'elles aient à payer pour la signature. En règle générale, vous payez vous-même les frais de signature. Les destinataires ne doivent pas être enregistrés auprès de sproof sign en tant que clients professionnels ou privés, mais peuvent ouvrir le document et le signer immédiatement en ligne.

Question 19

Puis-je fixer un ordre dans lequel les signatures sont obtenues ?

Accepted Answer

Question 20

Puis-je refuser une signature ?

Accepted Answer

Si vous recevez un document que vous ne pouvez ou ne voulez pas signer, vous pouvez également refuser de le signer et donner une brève explication.

Question 21

Puis-je utiliser ou créer des champs de formulaire ?

Accepted Answer

Question 22

Quelqu'un peut-il gérer ses documents dans sproof ?

Accepted Answer

Oui, une fois que vous vous êtes inscrit gratuitement, vous pouvez gérer un nombre limité de documents.

Question 23

Quels sont les fournisseurs de signatures numériques en Allemagne ?

Accepted Answer

En Allemagne, il existe plusieurs façons de signer numériquement. De nombreux citoyens utilisent le service de D-Trust, par exemple. Avec sproof sign, vous obtenez votre propre signature numérique juridiquement valable et vous pouvez bien sûr signer en Allemagne avec elle. Les signatures sont juridiquement équivalentes aux signatures manuscrites et peuvent être obtenues en quelques minutes. sproof sign a également la possibilité de signer avec différents fournisseurs de SEQ grâce à une interface simple. En savoir plus

.

Question 24

Puis-je me connecter à différentes fonctions tout en utilisant le même compte ?

Accepted Answer

Question 25

Comment restaurer Mobile ID ?

Accepted Answer

Vous avez réinstallé l'application MobileID ou vous avez un nouveau smartphone ? Vous apprendrez ici comment restaurer votre MobileID afin de pouvoir continuer à signer de manière qualifiée avec sproof sign.

Situation initiale

Vous vous êtes déjà identifié une fois avec succès via une procédure VideoIdent pour une signature numérique qualifiée. Vous avez réinstallé l'application MobileID ou vous avez reçu un nouveau smartphone et vous souhaitez réinstaller l'application MobileID. Vous souhaitez réactiver la MobileID pour pouvoir à nouveau signer de manière qualifiée sans autre procédure VideoIdent.

Solution

Avec le code de sauvegarde

Vous avez noté le code de sauvegarde lors de la première installation de l'application MobileID. Avant de réinstaller l'application, allez sur https://www.mobileid.ch/de/login, introduisez votre numéro de téléphone et restaurez votre identification. Vous pouvez à présent signer à nouveau avec sproof sign sans avoir à vous identifier à nouveau.

Sans code de sauvegarde

Vous avez perdu le code de sauvegarde ou vous aviez un code de sauvegarde mais vous avez réinstallé l'application Mobile ID entre-temps. Dans ce cas, une nouvelle identification est nécessaire. Procédez comme suit:

Désinstallez l'application MobileID (si l'application n'est pas installée, ignorez cette action).
Réinstallez l'application MobileID et notez le code de sauvegarde. Conservez ce code en lieu sûr.
Procédez à une nouvelle identification dans les paramètres sous SEQ Setup.

Question 26

Quelle est la différence entre une signature numérique avancée et une signature numérique qualifiée ?

Accepted Answer

Les signatures numériques sont divisées en signatures simples, avancées et qualifiées (légalement valides). Dans le cas d'une signature numérique simple, le document est combiné à la signature apposée pour former une empreinte digitale unique (valeur de hachage).

La signature numérique avancée offre la possibilité d'identifier sans ambiguïté les signataires. En savoir plus

La signature numérique qualifiée nécessite une identification unique de la personne avec une carte d'identité.

Question 27

Comment la référence à la personne est-elle établie avec une signature avancée ?

Accepted Answer

Question 28

Quelle est la durée de validité de l'identification d'une signature numérique qualifiée ?

Accepted Answer

L'identification est valable pendant 5 ans ou jusqu'à l'expiration de votre carte d'identité avec photo.

Question 29

Que se passe-t-il si j'ai un nouveau téléphone portable ou un nouveau numéro de téléphone ?

Accepted Answer

Lorsque vous changez de téléphone portable ou de numéro de téléphone, une nouvelle identification est nécessaire. Veuillez contacter votre administrateur pour recevoir une nouvelle invitation à vous identifier.

Question 30

Comment obtenir une signature numérique qualifiée et juridiquement valable ?

Accepted Answer

Question 31

Comment fonctionne l'identification unique pour une signature numérique qualifiée dans sproof sign ?

Accepted Answer

Question 32

Puis-je également obtenir une signature qualifiée via sproof sign ?

Accepted Answer

Question 33

Quelles sont les règles juridiques, de sécurité et de conformité auxquelles répond sproof sign ?

Accepted Answer

sproof sign est 100 % conforme au RGPD. Toutes les signatures électroniques sont légalement valides selon eIDAS. Tous les centres de données sont certifiés dans l'UE et ISO 27001. sproof sign n'a aucune relation avec des pays tiers (surtout pas avec les États-Unis) et est donc conforme au RGPD même après la décision sur le Privacy-Shield (" Schrems 2 ") de l'EUGH. sproof sign est conforme au RGPD 21 CFR Part 11 et est également récompensé par l'IÖB pour l'utilisation dans l'administration publique.

Question 34

Est-ce que sproof sign est conforme au GDPR ?

Accepted Answer

Oui, sproof est 100% conforme à la GDPR.

Question 35

Où sont stockées mes données ?

Accepted Answer

Vos données sont stockées dans le compte personnel dans nos centres de données européens, certifiés ISO et conformes au RGPD. En option, les documents peuvent être automatiquement supprimés de nos serveurs après 30 jours. Un téléchargement et une suppression manuels ou une consultation et une suppression des documents sont possibles à tout moment.

Question 36

Où se trouvent les serveurs du signe sproof ?

Accepted Answer

En Autriche, en Allemagne, aux Pays-Bas et en France. Tous les serveurs sont exploités en Europe et il n'y a pas de connexion américaine, ce qui rend le signe sproof conforme au RGPD, même après la décision sur le Privacy-Shield ("Schrems 2") par l'EUGH. Les centres de données sont certifiés ISO 27001.

Question 37

Quels sont les secteurs d'activité et les cas d'utilisation qui se prêtent à l'utilisation de sproof sign ?

Accepted Answer

sproof sign est une solution tout-en-un pour des flux de signatures internes et externes légalement valides.

Cela signifie une valeur ajoutée mesurable pour les entreprises dans presque tous les secteurs : fiscal, juridique, assurance, finance, immobilier, gouvernement et secteur public, soins de santé, commerce de détail, fabrication, et bien d'autres encore.

Il est important de comprendre les différents processus de signature qui existent dans les entreprises au quotidien et de savoir lesquels doivent être numérisés.

Question 38

Combien de temps mes données seront-elles conservées ou puis-je fixer moi-même cette durée ?

Accepted Answer

Les documents sont stockés pendant 30 jours et sont ensuite automatiquement supprimés. En tant que client professionnel, vous pouvez désactiver la suppression automatique et conserver les données indéfiniment. En outre, chaque document individuel peut être entièrement supprimé manuellement à tout moment. Vous pouvez également télécharger les documents à tout moment et les enregistrer localement.

Question 39

Qu'est-ce qu'une signature numérique ?

Accepted Answer

Un document à signer est signé numériquement en créant une empreinte numérique unique (valeur de hachage) du document et en la signant de manière cryptographique. La signature peut être appliquée directement au document numérique (PDF) et permet d'établir l'identité du signataire. Si le document est modifié par la suite, par exemple en changeant le contenu, la signature numérique n'est plus valide car l'empreinte numérique change. Cela signifie que les modifications ultérieures peuvent être détectées (intégrité).

Question 40

Dois-je télécharger mes documents sur mon ordinateur après la signature ?

Accepted Answer

Il n'est pas nécessaire de télécharger les documents sur votre propre ordinateur, car les clients professionnels peuvent également stocker les documents indéfiniment.

Question 41

Un espace réservé déjà défini pour une signature peut-il être déplacé par d'autres signataires ?

Accepted Answer

Oui, c'est possible.

Question 42

De quoi ai-je besoin pour utiliser sproof sign ?

Accepted Answer

sproof sign est une solution basée sur le cloud. Pour y accéder, vous avez besoin d'un accès à Internet, d'un PC, d'un ordinateur portable ou d'un téléphone portable. Vous n'avez pas besoin d'installer de logiciel ni de l'héberger vous-même.

Question 43

Puis-je également utiliser le signe sproof à titre privé ?

Accepted Answer

Oui, le compte privé gratuit est à votre disposition à cette fin. Pour en savoir plus sur nos plans, cliquez ici.

Question 44

Que se passe-t-il à l'expiration de mon Business-Plan ?

Accepted Answer

Les plans d'affaires sont renouvelés automatiquement. Vous pouvez résilier le plan à tout moment avant le renouvellement, sans préavis.

Question 45

Dois-je m'inscrire pour utiliser sproof sign ?

Accepted Answer

sproof sign fonctionne sans inscription, mais il est utile et judicieux de créer un compte gratuit. Vous aurez ainsi accès à un tableau de bord où les documents et les invitations sont répertoriés. Vous pouvez également créer des profils de signature avec vos propres images de votre signature et signer encore plus rapidement.

Question 46

Pourquoi est-il plus sûr, plus rapide et plus économique de signer un document avec sproof sign que de le faire de manière traditionnelle ?

Accepted Answer

Parce que les documents n'ont pas besoin d'être imprimés, signés et scannés à nouveau pour être envoyés par courrier électronique. Avec sproof sign, les documents sont gérés en toute sécurité et protégés contre les attaquants.

Question 47

Qu'est-ce qu'une "invitation" ?

Accepted Answer

Les invitations sont des demandes de signatures que vous envoyez à d'autres personnes. Un seul document à la fois compte comme une invitation, mais pas les signatures obtenues. Par exemple, si vous envoyez un document à deux personnes pour obtenir une signature de chacune d'entre elles, cela ne compte que pour une seule invitation.

Question 48

Comment puis-je être sûr que la signature numérique (qualifiée) est valide ?

Accepted Answer

Les signatures numériques (qualifiées) créées avec sproof sign sont conformes aux normes et intégrées dans le document PDF. Elles peuvent être vérifiées à l'aide de programmes courants (par exemple Adobe Acrobat Reader) ou d'outils de vérification en ligne (par exemple le service de vérification RTR, Signature verification). Pour en savoir plus sur la vérifiabilité et la valeur probante de la signature numérique.

Question 49

Quand ai-je besoin d'un plan d'entreprise ?

Accepted Answer

Si vous avez besoin de plus d'invitations et de signataires qualifiés que dans le plan professionnel, la facturation individuelle ou le Single Sign On, veuillez contacter notre équipe de vente.

Question 50

Existe-t-il un support pour l'intégration ?

Accepted Answer

Oui, la documentation est disponible à l'adresse suivante : https://docs.sproof.io/

Question 51

Puis-je annuler un document envoyé par erreur ?

Accepted Answer

Si la personne invitée n'a pas encore signé le document, vous pouvez supprimer la personne sous Progression de la signature ou supprimer le document pour tout le monde dans le tableau de bord.

Question 52

Quelles sont les adresses électroniques associées à mon profil ?

Accepted Answer

Vous pouvez associer plusieurs adresses électroniques à votre profil. Par exemple, si vous avez une adresse électronique personnelle et une adresse électronique professionnelle avec lesquelles vous envoyez des demandes de signature ou avec lesquelles vous êtes invité à signer, vous pouvez les gérer collectivement dans votre profil.

Question 53

J'ai signé au mauvais endroit. Puis-je l'annuler ?

Accepted Answer

Comme pour une signature manuscrite, les signatures sont définitives et ne peuvent être modifiées ultérieurement. Veuillez supprimer et re-signer le document ou contacter l'expéditeur. En règle générale, il ne s'agit toutefois que d'un problème visuel. L'emplacement exact de la signature n'a pas d'incidence sur l'effet juridique des signatures numériques, puisque, techniquement, le document est toujours signé dans son intégralité.

Question 54

Les documents sont-ils modifiables après signature ?

Accepted Answer

Oui et non. Avec la signature numérique, le document complet est signé numériquement, mais dès que le document numérique est édité par la suite, la signature numérique perd sa validité. Donc OUI il peut être édité et NON parce que cela rend la signature numérique invalide.

Question 55

Est-ce que sproof sign a accès au contenu du document ?

Accepted Answer

Pour l'application des signatures numériques, il est nécessaire d'avoir un accès direct au document ou, par la suite, à son contenu. De même, pour les signatures numériques qualifiées dans certaines législations, la transmission du document au prestataire de services de confiance est nécessaire pour qu'il puisse être à nouveau présenté à la personne qui l'a signé. sproof veille toutefois à ce que toutes les transmissions soient cryptées et sécurise l'accès aux documents au moyen de mesures techniques et organisationnelles.

Question 56

Quand l'introduction des signatures numériques commencera-t-elle à porter ses fruits ?

Accepted Answer

En règle générale, pour évaluer les différents cas d'utilisation, nous calculons qu'une série de signatures analogiques prend environ 10 minutes à traiter. (Si les signatures sont obtenues par courrier, l'approbation prend généralement beaucoup plus de temps). Chez Sony DADC, un client bien connu de sproof, cela signifie une économie de 292 jours de travail pour 9350 documents signés par an. Si l'on tient compte des coûts d'intégration et d'utilisation de la plateforme, l'introduction de la signature numérique dans cet exemple a déjà été amortie au bout de 12 semaines. Bien entendu, outre les coûts en temps et en personnel, il existe d'autres ressources telles que les coûts du papier, les coûts de l'imprimante, les coûts d'expédition et les ressources logistiques telles que l'espace nécessaire à l'archivage des documents, qui ne sont pas encore incluses dans ce calcul.

Question 57

Quel est l'avantage d'économiser 500 feuilles de papier ?

Accepted Answer

La signature numérique n'est pas seulement efficace, sûre et juridiquement valable, mais elle constitue également une alternative écologique aux processus traditionnels basés sur le papier. Lorsque l'on sait qu'environ 420 millions de tonnes de papier (ou de carton) sont produites chaque année dans le monde (source : statista.com), il semble presque utopique et sombre de penser à réduire cette énorme valeur numérique. Mais chacun peut apporter sa contribution : en économisant seulement 500 feuilles de papier, on réduit les déchets de 7,5 kilogrammes de bois, 130 litres d'eau et 26,8 kilowattheures d'énergie. Le bilan CO2 d'un bureau largement dépourvu de papier est tout aussi positif : selon Deutsche Post AG, la facturation électronique à elle seule permet à chaque ménage allemand d'économiser en moyenne 2,5 kilogrammes de CO2 par an. D'autres documents, comme les contrats ou les actes, peuvent également être signés numériquement sans autre forme de procès et contribuer ainsi à la protection du climat. Un effet secondaire positif qui incite de plus en plus d'entreprises à mettre en place une plateforme de signature.

Question 58

La signature numérique est-elle juridiquement valable à 100 % ?

Accepted Answer

L'introduction du règlement eIDAS (EU) 910/2014 (Services d'identification et d'authentification électroniques) en 2006 a jeté les bases d'une signature numérique légalement conforme dans toute l'Europe. Il définit les règles exactes concernant le niveau le plus élevé de sécurité et de conformité pour les signatures numériques. Le règlement régit la reconnaissance juridique des services de preuve d'identité et d'authentification électroniques.

Question 59

Mes documents sensibles sont-ils sécurisés ?

Accepted Answer

Les plateformes et les services informatiques européens, qui sont développés à 100 % en Europe et qui ne travaillent qu'avec des fournisseurs tiers européens, sont en mesure d'offrir des services hautement sécurisés ou de garantir une protection des données sans compromis. Les solutions basées aux États-Unis ne sont toujours pas en mesure d'offrir des solutions fiables. Au grand bénéfice des nouveaux fournisseurs de logiciels, Made in EU. En savoir plus

Question 60

Quels sont les avantages d'une solution "cloud" sécurisée ?

Accepted Answer

1) Une solution en nuage est prête à l'emploi en 2 heures environ, sans matériel propre 2) Il n'y a pas besoin de maintenance car le nuage est entretenu en externe 3) Le logiciel est accessible de n'importe où, même en déplacement.

Question 61

Comment pouvez-vous imaginer un processus de signature numérique ?

Accepted Answer

Les documents se trouvent sur votre "table numérique" ou dans votre tableau de bord numérique, qui vous donne une vue d'ensemble de tous vos documents. Vous pouvez maintenant décider vous-même de la norme de signature (avancée ou qualifiée) que vous souhaitez utiliser pour signer un ou plusieurs documents. Vous ne devez attendre personne et, en cas de besoin, vous pouvez immédiatement envoyer des documents à d'autres personnes en quelques clics. Pas de numérisation, pas de trajet vers l'imprimante ou la poste.

Question 62

Pouvez-vous signer dans une équipe ?

Accepted Answer

Pour tous les processus de signature qu'ils souhaitent gérer en interne, la signature crée de la sécurité et de la conformité et permet également de gagner du temps là où il n'y en a absolument pas besoin.

Question 63

Pourquoi devrais-je collecter des signatures externes par voie numérique ?

Accepted Answer

À ce stade, au plus tard, il devient très fastidieux et encombrant de conserver la signature à la main. Les plateformes numériques vous aident à recueillir les signatures de plusieurs parties conformément à la norme souhaitée ou à en vérifier l'état d'avancement. En outre, une plateforme vous aide à rendre intelligents les processus de signature et les flux de travail.

Question 64

"J'ai déjà la signature sur mon téléphone. Pourquoi la signature numérique ne suffit-elle pas ? Pourquoi utiliser un outil de signature ?

Accepted Answer

La signature numérique seule est généralement tout à fait insuffisante dans l'environnement professionnel. Ce qui manque, ce sont des processus, des flux de travail personnalisés. Cependant, de nombreux entrepreneurs ne sont pas conscients des avantages d'une plateforme de signature numérique des documents à l'échelle de l'entreprise.

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