"Mi végezzük Ausztria könyvelését". A szövetségi számviteli ügynökség (BHAG) digitálisan írja alá.

A digitalizáció a mindennapi élet minden területén egyre inkább terjed. Sok állami vállalat azonban még mindig az analóg világ nagy részeinél tart. A Szövetségi Számviteli Hivatalnál más a helyzet! Az 500 főt foglalkoztató vállalat 7 telephelyen működik Ausztria-szerte, és egy tudatos és hosszú távon tervezett digitalizációs stratégiára támaszkodik. "Szinte kötelességünk, hogy a digitalizációs folyamatokat nagyon gyorsan megvalósítsuk" - mondja Alexander Sellner, a Szövetségi Számviteli Ügynökség informatikai vezetője.

Ennek következménye: egy digitális aláírási platform bevezetése a folyamatok optimalizálásának további lépéseként. Így az egyik legfontosabb működési folyamat - a dokumentumok biztonságos és jogilag érvényes aláírása - jelentősen megkönnyíti a folyamatot.

Kiindulási helyzet

A digitalizálás mindenki száján, így az állami vállalatoknál dolgozó felelősökön is. Egyre több vállalat válik papírmentessé, hálózatba szervezi telephelyeit vagy új szolgáltatásokat kínál online. Ezzel javítják az ügyfélélményt, de a partnerekkel, beszállítókkal és minden más érdekelt féllel való együttműködést is.

Amikor saját vállalatuk további digitalizálási intézkedéseit értékelték, a szövetségi számviteli ügynökség felső vezetése gyorsan felismerte, hogy a digitális aláírási platform bevezetése hatalmas előnyökkel járhat. Ez az aláírási forma Európa-szerte 100%-ban egyenértékű a kézzel írott aláírással, és az eIDAS 910/2014/EU rendelet (elektronikus azonosítási és hitelesítési szolgáltatások) szigorú irányelvei vonatkoznak rá.

Sok vállalkozó azonban nincs tisztában a dokumentumok digitális aláírására szolgáló vállalati szintű platform előnyeivel. Egy nagyon következetes "hitvallás" még mindig ellenzi az aláírási platform bevezetését: "Megvan a mobiltelefonos aláírás és már digitálisan is tudok aláírni.

Valójában az osztrák állampolgárok közel fele már most is használja a mobiltelefonos aláírást, mint ingyenes e-kormányzati szolgáltatást.

A digitális aláírás önmagában azonban az üzleti környezetben általában teljesen elégtelen. Ami hiányzik, azok a folyamatok; testreszabott munkafolyamatok. Egy közös "műszerfal", hogy tökéletes áttekintést kapjunk a vállalat fontos dokumentumairól, és még sok minden más.

Időközben számos nemzetközileg aktív vállalat már egy olyan digitális platformot választott, amely képes digitálisan feltérképezni a vállalaton belüli összes aláírási munkafolyamatot és felhasználási esetet.

Eljárás

Első lépésben a Sellner köré szerveződött BHAG projektcsoport felmérte, hogy mely európai vagy osztrák szolgáltatók vannak már jelen a piacon, és hoztak létre hatékony eszközöket.

Az adattárolás biztonsága és megfelelősége mellett az aláírási platform célja, hogy támogassa a szövetségi számviteli ügynökségek mindennapi tevékenységének részét képező különböző részkritérium-futtatásokat.

Így a figyelem gyorsan a sproofra esett. Egy intenzív tesztelési és ellenőrzési fázis után a választás végül a fiatal, IÖB-tanúsított vállalatra esett. A felhőmegoldás nagyon jól mutatkozott be, mint a legmagasabb biztonsági és adatvédelmi szabványoknak megfelelő, minden egyben platform. "Igazán megtisztelő volt számunkra, hogy ránk esett a választás, és hogy végül képesek voltunk megfelelni a Szövetségi Számviteli Hivatal igen magas követelményeinek" - mondja Dr. Fabian Knirsch, a sproof GmbH társalapítója és műszaki igazgatója.

Eredmény és hozzáadott érték

Az eddigi visszajelzések nagyon jók. A munkavállalók közül sokan, különösen a vezetőségben, használják a platformot különböző aláírási folyamatokhoz, és azóta mérhetően időt és erőforrásokat takarítottak meg. A dokumentumokat már nem kell kinyomtatni, kézzel aláírni, beszkennelni és postán elküldeni, hanem néhány kattintással digitálisan lehet aláírni.

Ez a környezetnek is jót tesz! 500 ív papír 7,5 kilogramm fát, 130 liter vizet és 26,8 kilowattóra energiát fogyaszt. Ez egy olyan pozitív mellékhatás, amely egyre több vállalatot késztet arra, hogy aláírási platformot vezessen be.

A platform zökkenőmentes integrációja a vállalat informatikai környezetébe különösen a bevezetést követő első lépésben volt lenyűgöző. A felhőnek köszönhetően a bevezetés mindössze néhány órát vett igénybe, és a sproof mindvégig támogatta.

A zökkenőmentes kommunikáció és a rugalmasság meggyőzte Alexander Sellnert. "A sproof nyitott a visszajelzésekre és az ügyfelek kéréseire, és így azt a megközelítést követi, hogy folyamatosan fejleszti a platformot" - magyarázza Sellner.