A fárasztó szerződéskötési folyamatok már a múlté - de hogyan működik a szerződések egyszerű és biztonságos online aláírása? Ebben a cikkben megtudhatja, hogyan történik a szerződések online aláírása, illetve hogyan lehet aláírásokat szerezni a világhálón. Mi a fontos, mik a minőségi kritériumok? De előzetesen egy "spoiler": Az egyszerű és a biztonságos működhet, de nem kell együtt működnie.
Az elektronikus aláírás azért jött, hogy maradjon
Ez hozzáállás kérdése. Egy dokumentum aláírásának van egy bizonyos esztétikai összetevője. Egy döntést valami nagyon személyes dologgal pecsétel meg: a saját kézzel írt aláírásával. Ezt az aláírást gyakran évek alatt gyakorolják és finomítják, és a legtöbb esetben egy egész üzleti életen át változatlan marad. Gyakran előfordul, hogy egy dokumentum analóg aláírása egy megbeszéléshez kapcsolódik, a szerződésnek több szerződő fele van, és gyakran van benne valami társasági jelleg. Az emberek találkoznak, kezet ráznak, aláírnak egy dokumentumot, majd elrakják azt egy többé-kevésbé biztonságos archívumba. A legtöbb esetben a felek elégedettek és külön utakon járnak.
Az érem másik oldala nyilvánvaló. Függetlenül attól, hogy belső vagy külső aláírási folyamatokat akarunk leképezni. Ez nagyon nagy erőforrásokat igényel, amelyek a digitális aláírás segítségével elpazarolhatók. A döntéshozatali folyamatok digitalizálása már a nagyon "régi vágású" iparágakban és üzleti területeken is megérkezett. A magánszférában a szerződések elektronikus aláírása már egy ideje elterjedt, és számos európai országban az állami eIdentity szolgáltatók is támogatják.
Ennek megfelelően az aláírási megoldások integrálása a vállalati környezetben nagyon gyakran a vállalaton belüli egyéni hangoktól indul, akik már régóta ismerik az elektronikus aláírás előnyeit a magánszektorban. Számos kormányzati online szolgáltatás lehetővé teszi a polgárok számára a szerződések digitális aláírását. Ez végső soron oda vezet, hogy a vállalkozók saját vállalatukban is szeretnék kihasználni ezeknek az online aláírási megoldásoknak az előnyeit a szerződésfeldolgozás során.
Hogyan működik a digitális aláírás?
Egyre több új, gyakran kis méretű és ingyenes, ingyenes, ingyenes aláíróprogramok keringenek a neten, amelyek gyakran nagyon alacsony küszöbűek a regisztráció és a használat szempontjából. Ugyanúgy működik, mint a nagyobb eszközök: Ön maga ment el egy digitális dokumentumot helyben, feltölti azt egy webböngésző eszközbe, és aláírja azt. Egyes eszközökkel a dokumentumot le is lehet tölteni, majd továbbküldeni. Ezzel szemben léteznek komplex aláírási platformok, amelyek gyakran egy átfogó dokumentumkezelő rendszerbe vagy CRM- vagy ERP-rendszerbe vannak integrálva. Ez lehetővé teszi a sokkal összetettebb harmadik fél általi aláírást vagy távoli aláírást is. Ez azt jelenti, hogy saját aláírású dokumentumot is kiadhatok aláírásra, komplex aláírási sorrendeket és munkafolyamatokat határozhatok meg stb.
Különösen a professzionális környezetben egyre inkább teret nyernek azok a megoldások, amelyek a PDF dokumentumok átfogó aláírására specializálódtak, és a legmagasabb biztonsági szabványokat, valamint mindenekelőtt nagyon egyszerű felhasználóvezetést kínálnak. A PDF-dokumentumok webböngészőn keresztüli digitális aláírása alapvetően három alapvető összetevőre osztható.
Szerződéskezelés:
Itt, mint említettük, a szakadék széles. A webes eszközzel szemben támasztott minimális kritérium a dokumentumok feltöltésének (a legtöbb alkalmazásnál a fájlok automatikusan átalakulnak a közös PDF-formátumba) és az aláírás után történő újbóli letöltésének, illetve a lehető legbiztonságosabb tárolásának lehetősége. Az átfogó eszközök lehetővé teszik továbbá az összes fontos dokumentum intelligens kezelését és áttekintését egy központi helyen.
A dokumentumok digitális aláírása:
Az összes online aláírási eszköz központi eleme a digitális aláírás alkalmazása a szerződéses dokumentumon. Az érvényes digitális aláírás alkalmazása egy PDF-dokumentumra olyan technikai folyamat, amelyet egyértelműen meg kell különböztetni a kézi aláírás képének egyszerű, minden további technikai intézkedés nélküli beillesztésétől!
Az érvényes digitális aláírás lehetővé teszi különösen a dokumentum későbbi módosításainak felismerését. Ez nem így van a képek egyszerű beillesztésével. Technikailag a digitális aláírás esetében a dokumentum tartalma szorosan kapcsolódik az alkalmazott aláíráshoz. Az aláírás vizuális megjelenése a dokumentumon elsősorban tájékoztató jellegű, és nem releváns a (technikai) érvényesség szempontjából. A sproof sign például támogatja az aláírás képének vagy a kézi aláírásnak a képernyőn történő beillesztését, de a háttérben teljes digitális aláírást is létrehoz. A digitális aláírások egy másik szintje a minősített digitális aláírás. Ezeknél az aláírót egy bizalmi szolgáltató ellenőrzi. Ezek olyan szervezetek, amelyek egy személy vagy szervezet személyazonosságának átfogó ellenőrzését végzik el, és a digitális aláírás során a személyazonosságot összekapcsolják az aláírással. A minősített digitális aláírások így a kézzel írott aláírásokéval egyenértékű különleges jogi státusszal rendelkeznek.
Aláíráskezelés és munkafolyamatok:
Az aláírási platformokban rejlő teljes potenciál akkor válik nyilvánvalóvá, amikor biztonságos és megfelelő aláírási kéréseket kell küldeni másoknak. A sproof sign például lehetővé teszi a különböző feladatok (pl. dokumentumok aláírása, dokumentumok megtekintése, dokumentumok továbbítása) delegálását különböző személyekre. A kommunikáció egyrészt a webalkalmazáson belül, másrészt a levélforgalmon keresztül történik. Ily módon semmi sem veszhet el. Az automatikus delegálás az aláírási folyamatok kezelését, valamint a határidők és határidők betartását is megkönnyíti. Ezenkívül lehetőség van helyettesek meghatározására, távolléti jegyzetek beállítására, aláírási sorrendek megadására és az aláíráshoz használandó szabvány meghatározására.
Első a minőség. - A webalapú aláírási eszközök minőségi kritériumai
A digitális aláírások előnyei sokrétűek. Az alábbiakban felsoroljuk a fejlett elektronikus aláírási eszközök legfontosabb minőségi jellemzőit:
Felhő elérhetősége és biztonsága:.
Az online szerződések bármikor és bárhol elérhetők, amennyiben van internet-hozzáférése. A 24/7-es rendelkezésre állás a biztonságos felhőmegoldások nagy előnye. Azonban nagyon szigorúan ügyelni kell arra, hogy a jogosulatlan hozzáféréstől, elvesztéstől és visszaéléstől védett, biztonságos tárolási környezetre támaszkodjanak. A felhőalkalmazások esetében különös gondot kell fordítani arra, hogy az eszköz 100%-ban európai szervereken legyen elhelyezve.
A digitális aláírások megbízhatósága:
Ezen túlmenően figyelmet kell fordítani arra is, hogy hogyan lehet vagy kell bizonyítani a saját személyazonosságot. Az egyszerű elektronikus aláírás (SES) nem nyújt jogi védelmet, és soha nem szabad vállalati környezetben aláírásra használni. A legmagasabb szintű biztonság érdekében a minősített elektronikus aláírást (QES) kell használni, amely az eIDAS-rendelet szerint Európában az etalon. Valójában az aláírásszolgáltató kiválasztása különösen fontos, és bizonyos alapismeretekre van szükség a három különböző aláírási szabványról, hogy a saját vállalaton belüli felhasználási eseteket a lehető legjobban le lehessen képezni.
Ellenőrizze az alkalmazott elektronikus aláírásokat:
A másik nagyszerű dolog, hogy az elektronikus aláírások örökre és örökké ellenőrizhetők. Az aláírási folyamat minden egyes lépésére vonatkozó információk - az elejétől a végéig -, beleértve az alkalmazott aláírásokat és az aláíró(k) egyedi személyazonosságát, elválaszthatatlanul és örökre a pdf-dokumentumban rögzítve vannak. Az átfogó e-aláírási megoldások (mint például a sproof sign) lehetővé teszik az ellenőrzést közvetlenül a platformon.
Együttműködés:
A szignálás csapatmunka. Írja alá házon belül, vagy szerezzen jóváhagyást külső érdekelt felektől. Fontos, hogy a csapatát nagyon egyszerűen tudja kezelni egy admin-fiók segítségével. Új felhasználókat nagyon könnyen hozzá kell tudni adni, és a rendelkezésre álló aláírási egységek számát nagyon könnyen növelni kell tudni.
Megfelelés:
Különösen az európai térségben a biztonságos és jogszerű dokumentum- és adattárolás tekintetében a vállalatok számára kötelező a vonatkozó törvényeknek és rendeleteknek való megfelelés. Néhány eszköz (pl. a sproof sign) a nagyon magas szintű PDF/A dokumentumszabványra támaszkodik.
Következtetés:
Itt az ideje aláírni. A webalapú e-aláírási szolgáltatások érdekes és hasznos módját jelentik az üzleti folyamatok egyszerűsítésének, valamint az idő- és fáradságmegtakarításnak. Üzleti kontextusban fontos, hogy az adott felhasználási esetre vonatkozó valamennyi releváns követelménynek megfeleljen.
További blogbejegyzések
Innovatív megoldások a fenntartható jövőért: a sproof sign és az Energie AG Oberösterreich közötti partnerségMindkét világ legjobbja. Linde & sproof.W&H Dentalwerk: A sproof jel sikeres integrációja az orvostechnika számáraKyocera & sproof. Egy kis digitalizációs mese."sproof jel meggyőzött minket". A LeasePlan integrálja a sproof jelet egy nagy projekthez.
