Jogilag érvényes elektronikus aláírás

Még mindig van zűrzavar: a különböző, gyakran nagyon hasonló kifejezések, mint például az írásbeli forma, írásbeli forma, formanyomtatvány, kézzel írott forma, zavart okoznak a szerződések kezelése során. Emiatt az emberek sajnos még mindig gyakran folyamodnak tollhoz, papírhoz és a nehézkes postai csatornákhoz, ha valamit alá kell írni.

Ebben a cikkben elmagyarázzuk, hogy mely felhasználási esetekben 100%-ban jogilag érvényes a digitális aláírás, amely a legnagyobb bizonyító erőt és nyomon követhetőséget garantálja. Kis "spoiler": Csak nagyon kevés olyan kivételes eset van, amikor az elektronikus aláírás nem megengedett. Egyébként a digitális aláírási eljárás a technikai hamisíthatatlanság és a legmagasabb bizonyító erő miatt minden esetben "felülmúlja" az analóg aláírást.

Mi a szerződések funkciója?

Alapvetően nyilvánvaló: a szerződés aláírásával minden érintett fél elfogadja a szerződésben meghatározott feltételeket és kötelezettségeket. A szerződés megkötése biztosítja, hogy valamennyi szerződő fél teljesítse kötelezettségeit, valamint jogaik és érdekeik védelme biztosított legyen. Ezenkívül az aláírt dokumentum konfliktus esetén bizonyítékként szolgálhat, és segíthet megállni a bíróság előtt. A szerződések aláírásának leghatékonyabb módja a digitális úton történő aláírás.

Akár analóg, akár digitális: Mit jelent a formanyomtatványok szabadsága a szerződések esetében?

Az európai országokban a szerződések általában előírt forma nélkül érvényesek. Ez azt jelenti, hogy nincsenek előírások arra vonatkozóan, hogy a szerződéseket milyen módon kell aláírni. Például megengedett az elektronikus, az írásbeli vagy akár a szóbeli forma is (lásd az ABG 883. szakaszát). Végső soron a szerződő felek maguk is megállapodhatnak az aláírás konkrét típusában.

Bár nincsenek jogi előírások arra vonatkozóan, hogyan kell aláírni a formakövetelményektől mentes szerződéseket, sok üzleti céllal óvatosságra int! Hiba lenne olyan fontos megállapodásokat, amelyekre nem vonatkoznak alaki követelmények, alacsony elektronikus aláírási szabványokkal aláírni. Ha magas tárgyalási összegű vagy nagy felelősségi kockázatot jelentő szerződésekről van szó, mindenképpen magas digitális aláírási szabványt kell alkalmazni.

Egyes szerződések esetében törvény írja elő az írásbeli formát.

Bizonyos szerződéstípusok esetében az egyik szerződő fél védelme különösen fontos, ezért az írásbeli formát törvény írja elő. Jogi nyelven ezt nevezik írásbeli formának. Az írásbeliség vagy írásbeli alakiság teljesítéséhez mindkét szerződő fél saját kezű aláírását írja elő a törvény. Ausztriában az írásbeliséget az ABGB 886. §-a, Németországban a BGB 126. § (1) bekezdése szabályozza.

Íme a törvényben rögzített jó hír: A BGB (DE) 126a. §-a szerint a jogszabályban előírt írásbeli forma helyettesíthető elektronikus formával, hacsak a törvény másként nem rendelkezik. Általánosságban elmondható, hogy a 2016 óta Európa-szerte hatályos eIDAS-rendelet szabályozza az elektronikus aláírásra vonatkozó technikai és tartalmi követelményeket, és elsőbbséget élvez a nemzeti jogszabályokkal szemben.

Ha az "írásbeli forma" kifejezetten előírt, a minősített elektronikus aláírás (QES) használható a jogszabálynak megfelelő aláírásra.

Ezért fontos megérteni, hogy az "írásbeli forma" vagy "írásbeli forma" kifejezések, amelyek általában kézírást és papírt jelentenek, semmiképpen sem zárják ki a digitális módszereket. A digitális aláírás 100%-ban egyenértékű lehet a "kézírással".

Wills & Co. Ritka esetekben elegendő a "nedves aláírás".

Kézzel történő aláírás csak akkor szükséges a szerződéskötéshez és az okiratok aláírásához, ha ezt jogszabály vagy a felek közötti szerződéses megállapodás kifejezetten (!) előírja.

Egyes öröklési jogi dokumentumokon, például a végrendeleteken (amelyeket még kézzel kell aláírni) és néhány más közjegyzői okiraton kívül van néhány kiemelkedő példa olyan dokumentumtípusokra, amelyeket a törvény szerint csak kézzel lehet aláírni, különösen a humánügyek területén.

Ilyen például a munkaviszony felmondással vagy a német (!) jogban a német polgári törvénykönyv (BGB) 623. szakasza szerinti felmondási megállapodással történő megszüntetése. Az elektronikus aláírás semmilyen formája nem helyettesítheti itt az írásbeli formát, mivel az elektronikus formát a BGB 623. szakasza szerint a törvény kifejezetten kizárja.

A német digitalizálási politika jelentős visszalépése a közelmúltban számos médiumban ellentmondásos vita tárgyát képezte. Németországban 1995 óta a munkáltatóknak a német bizonyítási törvény (NachwG) értelmében a legfontosabb szerződési feltételeket írásban kell rögzíteniük és a munkavállalónak aláírásra átadniuk: A lényeges munkafeltételek nyilvántartása (NachwG 2. §). Bár az uniós irányelv (eIDAS-rendelet) lehetővé teszi az elektronikus továbbítást, Németországban nem megengedett a lényeges szerződési feltételek elektronikus formában történő bizonylatolása. Még a minősített elektronikus aláírás sem felel meg az igazolási törvény követelményeinek.

Személyes értékelésünk: Csak idő kérdése, hogy a szükséges digitalizációs offenzívák, különösen a HR-szektorban, a jogalkotásra is pozitív hatást gyakoroljanak, és az igazolási törvényt hamarosan ismét módosítani fogják.

Ráadásul még erre a speciális esetre is léteznek már "megoldási lehetőségek", hogy a lehető legjobban korlátozzák a papír- és időigényt, és a lehető legkisebbre csökkentsék a médiazavarokat. Ez például a további dokumentumoknak köszönhetően működik, amelyeket a törvénynek megfelelően analóg módon írnak alá, de a digitális másolatot továbbra is központilag kezelik és tárolják a digitális archívumban.

Teljesen kockázatmentes: digitálisan és az előírt formai követelményeknek megfelelően írja alá.

Függetlenül attól, hogy analóg vagy digitális, a nemzeti jogszabályok elsősorban azt szabályozzák, hogy egy szerződésnek kell-e és hogyan kell formai követelményeket teljesítenie. Ha már áttekintést szerzett erről, és úgy döntött, hogy a digitális, időtakarékos utat választja, az eIDAS-rendelet (elektronikus azonosítás, hitelesítés és bizalmi szolgáltatások) érvényes keretszabályként minden EU/EGT-tagállamban alkalmazandó. Ennek a jogi keretnek egész Európában elő kell mozdítania a digitális átalakulást, lehetővé kell tennie az üzleti folyamatokat médiaszakadás nélkül, és meg kell könnyítenie a 28 egyedi piac közötti biztonságos elektronikus folyamatokat.

Az eIDAS nagy része a biztonságos digitális azonosítás és a biztonságos elektronikus aláírás kérdéseit szabályozza. Ha tehát - mint említettük - a nemzeti jogszabályok nem zárják ki kifejezetten az elektronikus aláírást, a szerződések aláírása az eIDAS-irányelveknek megfelelően történhet. A rendelet alapvetően háromféle elektronikus aláírást különböztet meg: egyszerű, fokozott és minősített elektronikus aláírást.

Minden gazdasági szereplő számára fontos, hogy jól átlássa a vállalaton belüli szerződéskötési folyamatokat, hogy eldönthesse, melyik aláírási szabvány melyik szerződéskötési folyamathoz a megfelelő.

Javasoljuk, hogy olvassa el részletesen az aláírási szabványokról szóló áttekintő cikkünket. Ezzel a cikkel együtt el tudja majd dönteni, hogy melyik szerződését melyik szabvány szerint kell aláírnia.

Íme egy gyakori gyakorlati példa a jogilag nem érvényes aláírásra:

Példa e-mail: Az e-mailben szövegként végrehajtott határozatoknak az írásbeli formához kell igazodniuk ahhoz, hogy jogilag érvényesek legyenek. Ez azt jelenti, hogy a szerződést valamennyi szerződő félnek írásos aláírással kell ellátnia. Itt gyakran előfordul, hogy a digitális aláírás nem megfelelő. A következő eljárások nem jogilag érvényesek:

• Kinyomtatni, aláírni, újra beszkennelni, elküldeni (médiaszünet).
• Az aláírás képének elhelyezése az e-mail dokumentumon (egyszerű elektronikus aláírás)

Ebben az esetben csak a minősített elektronikus aláírás lenne a jogilag érvényes módszer.

Következtetés

A digitalizációs offenzívák és a papírmentes üzletvitel új módszerei ellenére meggyőződésünk, hogy az aláírás mindig is lényeges része lesz mindenféle döntésnek és jóváhagyásnak. Ez azt jelenti, hogy a biztonságot és a megfelelőséget garantálni kell, különösen a szakmai szektorban.

Itt jön a képbe az olyan digitális aláírási platformok erőssége, mint a sproof sign: a technikailag összetett folyamatokat a háttérben kezelik. A minősített elektronikus aláíráshoz például csak egyszer kell azonosítania magát. A platform végigvezeti Önt a 10 perces folyamaton.