Skaitmeninės sutartys, tikri įsipareigojimai: FSJ ir kelias į popierinį administravimą

Kai prieš trejus metus pradėjau eiti generalinio direktoriaus pareigas, daugiau nei 50 metų gyvuojanti asociacija dar tik kūrėsi skaitmeninimo srityje. Iki tol visos sutartys su socialinėmis institucijomis ir FSJ dalyviais buvo sudaromos naudojant tipinius laiškus, atspausdinami, pasirašomi, antspauduojami, dedami į voką ir siunčiami į pašto skyrių. Ir pasirašyti bei grąžinti paštu. Jei reikėdavo ką nors pakeisti, viskas prasidėdavo iš naujo. Tai dar buvo įmanoma padaryti, kai dalyvių skaičius buvo mažesnis, tačiau kuo daugiau jaunų suaugusiųjų atlikdavo FSJ, tuo neįmanomesnis darėsi šis sumanymas. Jau nekalbant apie klaidų tikimybę įvairiuose "Excel" sąrašuose. Tai reiškė, kad reikėjo rasti XXI a. skaitmeninius sprendimus.

Pirmasis žingsnis buvo surasti IT įmonę, kuri galėtų suskaitmeninti visus mūsų procesus. Tai reiškė, kad paraiškas galėjome gauti ne kaip el. laiško priedą (kurio informaciją reikėjo įtraukti į "Excel" sąrašus), kaip buvo įprasta ir būtina anksčiau, o naudodamiesi registracijos priemone. Tuomet duomenis buvo galima tiesiogiai naudoti automatiniam reikiamų sutarčių sudarymui, kai buvo patvirtinta FSJ vieta. Tai reiškė, kad sutarčių kūrimas buvo baigtas, tačiau vis dar trūko skaitmeninio pasirašymo galimybės. Po tam tikrų tyrimų ir, svarbiausia, draugo rekomendacijos dėka pagaliau susidūriau su "sproof".

Skaitmeninės transformacijos svarbos FSJ negalima pervertinti. FSJ metai visada prasideda rudenį. Tai reiškia, kad vasara yra didžiausias stažuočių, taip pat ir sutarčių sudarymo laikotarpis. Kiekvienam įdarbintam asmeniui reikalingos dvi sutartys su mūsų asociacija: Su socialine įstaiga ir su FSJ dalyviu. Šias sutartis turime pasirašyti mes ir, žinoma, kita šalis. sproof mums pasiūlė ir toliau siūlo idealų sprendimą! Šiais metais numatome apie 700 FSJ paskyrimų, taigi ir apie 1400 sutarčių, kurias reikia pasirašyti.

Mums buvo svarbu rasti praktišką ir įperkamą sprendimą. Reikėjo užtikrinti duomenų apsaugą. Parašui apdoroti naudojama priemonė turėjo būti kompetentinga, patikima, profesionali ir, svarbiausia, "įsiklausyti" į tai, ko mums reikia. Visa tai radome su "sproof".

Mūsų FSJ sutarčių su socialinėmis institucijomis ir FSJ dalyviais, taip pat sutarčių su finansavimo įstaigomis, paslaugų sutarčių ir kt. pasirašymui. Tiesiog visiems dokumentams, kuriems reikia oficialiai galiojančio parašo. Ir taip "sproof" mums padeda ne tik sudarant sutartis, susijusias su FSJ užduotimis, bet ir su dokumentais, kuriuos turi pasirašyti asociacijos pirmininkas ir generalinis direktorius, nes mes ne taip dažnai matomės - dėl to sunku pasirašyti ranka - o daugiausia bendraujame elektroniniu paštu ir telefonu.

Nuo tada, kai turime "sproof", leidžiančią pasirašyti per ID-Austria, nebereikia rengti susitikimų, kurie anksčiau daugiausia būdavo skirti tam, kad gautume parašą ant svarbaus dokumento. Mes taip pat džiaugiamės sprendimu, kad neturime popierinių dokumentų. Tai leidžia mums taupyti vertingus išteklius. Šiandien beveik nieko nespausdiname.

IT bendrovė, kuri mums atliko skaitmeninimą, ir "Sproof" tuo rūpinosi tiesiogiai. Taip sakant, nuo specialisto prie specialisto. Mums, kaip klientui, tai buvo idealu.

Žinoma, mums keliami itin aukšti reikalavimai. Duomenų apsaugos ir saugumo klausimas buvo vienas iš pirmųjų, kuriuos uždavėme, kai susidūrėme su "sproof".

Visi "sproof" darbuotojai yra neįtikėtinai kompetentingi, draugiški, profesionalūs ir visada stengiasi rasti mums geriausią sprendimą. Jie yra pasirengę ir pasirengę atsakyti į klausimus bei spręsti problemas ir daro viską, ką gali, kad mes, kaip klientai, gautume rezultatą, kurio mums reikia ir kurio norime. "sproof" - tai geriausia, kas mums galėjo nutikti, kartu su puikia IT įmone, su kuria ėmėmės skaitmeninimo.

Taip, ypač kai skaitmeniniu būdu pasirašinėju dokumentus su mūsų pirmininke, naudojama parašo darbo eiga. Bet taip pat ir sutartims, sudaromoms su savanorių pareigybėmis ir FSJ dalyviais. Pereidami nuo rankinio pasirašymo ant paštu siunčiamų sutarčių prie skaitmeninio pasirašymo elektroniniu paštu, taip pat užtikrinome skaitmeninimą daugiau kaip 700 socialinių įstaigų, nes tada su skaitmeniniu parašu turėjo dirbti ir socialinių įstaigų vadovybė.

Dabar jau trečius metus naudojame šią sistemą ir ji visur puikiai veikia. sproof vertinama kaip patikimas ir nesudėtingas partneris. Beje, skaitmeninis braižymas niekada nebuvo iššūkis FSJ dalyviams. Jaunuoliai tai akimirksniu padarė savo mobiliaisiais telefonais, tarsi niekada nebūtų to darę kitaip. Tai taip pat byloja apie lengvą ir suprantamą "sproof" naudojimo patogumą. Norėtume pasakyti didelį AČIŪ už puikų bendradarbiavimą!!!