eMoveUs използва sproof sign за дигитализиране на процесите на документи в автомобилната индустрия

Като малка, средно голяма стартираща компания в автомобилната индустрия бяхме изправени пред предизвикателството да направим вътрешните си процеси по-ефективни и да съкратим времето за обработка. Особено при обработката на договори, споразумения с доставчици, NDA и вътрешни одобрения забелязахме, че традиционният хартиен път отнема време и е склонен към грешки, особено във времената на дистанционна работа. Това често водеше до забавяния, допълнителни разходи и увеличаване на административните усилия, поради което искахме да оптимизираме документооборота и да модернизираме бизнес процесите.

Цифровата трансформация играе централна роля в нашата компания, тъй като тя ни дава възможност да реагираме по-ефективно и гъвкаво на предизвикателствата в автомобилната индустрия. За нас като стартиращо предприятие цифровизацията е решаващ лост за осигуряване на нашата конкурентоспособност и устойчивост на бизнеса ни в бъдеще. Чрез използването на цифрови технологии можем да оптимизираме процесите, да подобрим сътрудничеството както вътрешно, така и с външни партньори и същевременно да намалим разходите.

Преди да въведем цифровите подписи, всички подписи се полагаха по традиционния начин: Договорите и важните документи се разпечатваха, подписваха се ръчно и след това се изпращаха по пощата, по куриер или по електронна поща за получаване на допълнителни подписи. Този процес отнемаше много време, беше неефективен и склонен към забавяния, особено когато се изискваха множество подписи или трябваше да се обменят документи между различни места. Освен това хартиеният подход увеличаваше рисковете от грешки, загуби и непълни архиви.

Няколко критерия бяха решаващи за нас при избора на правилния доставчик на електронни подписи. Първо, сигурността беше от първостепенно значение, тъй като цифровите подписи се използват за важни договори и документи, които съдържат поверителна информация. Следователно доставчик с високи стандарти за сигурност, като например технологии за криптиране и спазване на разпоредбите за защита на данните, като например GDPR, беше задължителен.

Освен това от голямо значение беше и удобството за потребителя. Доставчикът трябваше да предлага интуитивна и лесна за използване платформа, така че служителите ни да могат да започнат работа веднага, без да се нуждаят от много обучения. Съвместимостта със съществуващите ни системи и безпроблемното интегриране в работните ни процеси също бяха важен фактор.

Не на последно място, цената и гъвкавостта на офертата също изиграха важна роля. Умишлено търсихме европейски доставчик, който предлага прозрачни структури на разходите и мащабируеми решения, които могат да растат заедно с нашия бизнес. Поддръжката и обслужването на клиентите също бяха важни критерии, за да сме сигурни, че ще получим бързо подкрепа, ако имаме въпроси или проблеми.

Основната област на приложение е обработката на договори, особено за договори с доставчици и за услуги, договори за покупка, споразумения за неразкриване на информация и рамкови споразумения, които често изискват няколко подписа.

В нашата компания едно софтуерно решение трябва да отговаря на строги стандарти по отношение на сигурността на данните и съответствието, за да се гарантира защитата на чувствителната информация. На първо място, това включва съответствие с Общия регламент за защита на данните (GDPR), за да се гарантира, че личните данни се обработват сигурно и отговорно. Технологиите за криптиране, както за предаването, така и за съхранението на данни, са от съществено значение за предотвратяване на неоторизиран достъп. Ние също така ценим многофакторното удостоверяване (MFA) и управлението на достъпа, за да гарантираме, че само упълномощени лица имат достъп до нашите системи и данни.

Това, което особено ни харесва в sproof sign, е комбинацията от висока сигурност и удобство за потребителя, както и интуитивният потребителски интерфейс, който позволява на служителите ни да използват платформата бързо, без да се налага да се обучават. Интеграцията към съществуващите ни системи премина гладко, а гъвкавите възможности за персонализация на sproof sign се адаптират перфектно към нашите специфични изисквания и работни процеси.