"Vedeme rakouské účetnictví". Spolková účetní agentura (BHAG) se podepisuje digitálně.

Digitalizace postupuje ve všech oblastech každodenního života. Mnoho veřejnoprávních společností však stále z velké části zůstává v analogovém světě. Ve Spolkové účetní agentuře je situace jiná! Tato společnost s 500 zaměstnanci působí na 7 místech po celém Rakousku a sází na vědomou a dlouhodobě plánovanou strategii digitalizace. "Jsme téměř povinni zavádět digitalizační procesy velmi včas," říká Alexander Sellner, vedoucí IT oddělení Spolkové účetní agentury.

Důsledek: zavedení platformy digitálního podpisu jako dalšího kroku k optimalizaci procesů. Tímto způsobem se výrazně usnadňuje jeden z nejdůležitějších provozních procesů - bezpečné a právně platné podepisování dokumentů.

Výchozí situace

Digitalizace je na denním pořádku, včetně odpovědných pracovníků ve veřejných společnostech. Stále více společností přechází na bezpapírovou formu, propojuje své pobočky nebo nabízí nové služby online. Zlepšují tím nejen zákaznickou zkušenost, ale také spolupráci s partnery, dodavateli a všemi dalšími zúčastněnými stranami.

Při vyhodnocování dalších digitalizačních opatření pro vlastní společnost si vrcholové vedení federální účetní agentury rychle uvědomilo, že zavedení platformy digitálního podpisu může přinést obrovské výhody. Tato forma podepisování je v celé Evropě stoprocentně rovnocenná vlastnoručním podpisům a podléhá přísným pokynům nařízení (EU) č. 910/2014 o elektronické identifikaci a autentizačních službách (eIDAS).

Mnoho podnikatelů si však výhody celopodnikové platformy pro digitální podepisování dokumentů neuvědomuje. Proti zavedení podpisové platformy se stále drží velmi důsledné "krédo": "Mám podpis na mobilním telefonu a už mohu digitálně podepisovat.

Ve skutečnosti již téměř polovina rakouských občanů využívá podpis mobilním telefonem jako bezplatnou službu eGovernmentu.

Samotný digitální podpis je však v podnikatelském prostředí většinou zcela nedostatečný. Chybí zde procesy; přizpůsobené pracovní postupy. Společný "dashboard", abyste měli dokonalý přehled o důležitých dokumentech ve firmě, a mnoho dalšího.

Mezitím se již řada mezinárodně působících společností rozhodla pro digitální platformu, která dokáže digitálně zmapovat všechny podpisové pracovní postupy a případy použití ve firmě.

Postup

V prvním kroku tým projektu BHAG kolem Sellnera vyhodnotil, kteří evropští nebo rakouští poskytovatelé se již prosadili a přinesli na trh výkonné nástroje.

Kromě bezpečnosti a shody ukládání dat má podpisová platforma podporovat různé dílčí procesy, které jsou součástí každodenní činnosti federální účetní agentury.

Pozornost tedy rychle padla na sproof. Po fázi intenzivního testování a auditu nakonec padla volba na mladou společnost s certifikátem IÖB. Cloudové řešení se velmi dobře prezentovalo jako platforma typu "vše v jednom" s nejvyššími standardy zabezpečení a ochrany dat. "Byli jsme opravdu poctěni, že volba padla právě na nás a že jsme nakonec dokázali splnit velmi vysoké požadavky Spolkové účetní agentury," říká Dr. Fabian Knirsch, spoluzakladatel a technický ředitel společnosti sproof GmbH.

Výsledek a přidaná hodnota

Dosavadní ohlasy jsou velmi dobré. Mnoho zaměstnanců, zejména z řad managementu, využívá platformu pro různé podpisové procesy a od té doby měřitelně šetří čas a zdroje. Dokumenty se již nemusí tisknout, podepisovat ručně, skenovat a posílat poštou, ale lze je podepsat digitálně na několik kliknutí.

To je také dobré pro životní prostředí! Na 500 listů papíru se spotřebuje 7,5 kilogramu dřeva, 130 litrů vody a 26,8 kilowatthodin energie. To je pozitivní vedlejší efekt, který podněcuje stále více společností k zavedení podpisové platformy.

Hladká integrace platformy do podnikového IT prostředí byla obzvláště působivá v prvním kroku po zavedení. Díky cloudu trvalo zapracování do systému jen několik hodin a po celou dobu bylo podporováno společností sproof.

Hladká komunikace a flexibilita přesvědčily Alexandra Sellnera. "Společnost sproof je otevřená zpětné vazbě a požadavkům zákazníků, a proto se řídí přístupem neustálého zlepšování platformy," vysvětluje Sellner.