Så er det nu! Det er på tide at tilpasse forretningsprocesserne for at kunne arbejde mere effektivt og samtidig mere sikkert. Bedre digitale arbejdsgange hjælper i forretningsverdenen. Der er et stigende antal platforme og løsninger, der kan hjælpe med alt fra absolutte standardprocesser til specialiserede nicheapplikationer. En af disse standardprocesser, som kan forbedres betydeligt takket være digitale løsninger, er indsamlingen af underskrifter.
I denne artikel forklarer vi, hvad et digitalt "signatur-workflow" er, og hvordan du selv, din virksomhed eller dit netværk vil blive hjulpet, hvis du satser på meningsfuld digitalisering.
Analog versus digital. Hvordan man får underskrifter.
Selvfølgelig er der den "gammeldags" variant: At underskrive med pen på papir. Det koster heller ikke meget - især hvis det er dig, der underskriver - og virker nogle gange "finere" eller endda mere formelt. Især når det kombineres med et rigtigt møde. Den håndskrevne underskrift er alligevel juridisk gyldig.
Et andet blik afslører "rottehalen": en meget kompleks, besværlig og ressourcekrævende proces (udskrivning, scanning, frankering, postforsendelse, ventetid på retur osv.) Det betyder også: mediebrud, der udvander bevisværdien og sidst, men ikke mindst: Det er meget tidskrævende at indhente eller vente på en underskrevet og returneret kontrakt.
Alternativet er den digitale eller elektroniske signatur: Teknisk set er dette en kryptografisk metode baseret på asymmetriske krypteringsalgoritmer. Det gør det muligt at verificere dokumentets ægthed og underskriverens identitet. Læs mere her. Det, der er teknisk komplekst og meget sikkert i baggrunden, er skjult i forgrunden af en brugervenlig brugergrænseflade. I sidste ende er juridisk gyldig digital signering lige så let som at foretage en online bankoverførsel.
Forskellen mellem en juridisk gyldig e-signatur og en værdiløs billedtekst.
Faktisk er det endnu ikke bredt accepteret i forretningsverdenen, at udstedelse og indhentning af digitale signaturer skal overholde strenge retningslinjer. Det skyldes, at det højeste sikkerhedsniveau, som er præcist reguleret i eIDAS-forordningen, ikke leveres af utallige webværktøjer.
Billedsignaturer udgør et stort problem. Et digitalt billede af ens egen underskrift er ikke en gyldig digital signatur og overholder ikke nogen standard. Der er ingen måde at verificere underskriverens identitet på eller sikre dokumentets integritet (dokumentet er ikke blevet manipuleret). En billedsignatur kan let manipuleres.
Det er anderledes med den avancerede eller kvalificerede elektroniske signatur. Disse to e-signaturstandarder garanterer meget høj sikkerhed for alle parter, der er involveret i signaturprocessen. Mange leverandører, især europæiske, har fokuseret på disse to standarder. Læs mere
Men hvordan kan du finde ud af eller kontrollere, hvilken standard en digital signatur overholder, eller om en signatur overhovedet er blevet manipuleret?
Dr. Fabian Knirsch (CTO, sproof GmbH)
"Grundlæggende er der forskellige måder at underskrive digitalt på: enkel, avanceret og kvalificeret. På trods af de digitale signaturers overfladisk set identiske udseende på det endelige dokument, er status for den respektive type digital signatur og dens bindende karakter forskellig".
QES, AES, SES: Oversigt over alle e-signatur-standarder
Der findes forskellige typer af digitale signaturer, og der skal vælges en specifik signaturstandard afhængigt af brugssituationen og kravene. Det juridiske grundlag for dette i EU er eIDAS-forordningen, som definerer krav til de enkelte former. De tre vigtigste signaturstandarder og deres forskellige egenskaber forklares i denne artikel.I tilfælde af en simpel elektronisk signatur eller billedtekst er det ikke muligt at opdage nogen manipulation. Kort sagt kan kun en signatur, der kan verificeres af en offentligt godkendt verifikationstjeneste, klassificeres som juridisk kompatibel. Platforme som sproof sign har specialiseret sig i både oprettelse af signaturer efter den højeste standard og integreret verificering af ethvert dokument.
I tilfælde af en simpel elektronisk signatur eller billedtekst er det ikke muligt at opdage nogen manipulation. Kort sagt kan kun en signatur, der kan verificeres af en offentligt godkendt verifikationstjeneste, klassificeres som juridisk kompatibel. Platforme som sproof sign har specialiseret sig i begge dele: oprettelse af signaturer efter den højeste standard og integreret verificering af ethvert dokument.
Styrken ved workflow: Få eksterne digitale signaturer i kun 5 trin
1) Tilføj forretningskontakterSelvfølgelig! Hvis jeg vil frigive et dokument til underskrift, er det første skridt at kende kontaktdataene. I de fleste tilfælde håndteres signaturanmodninger via mailadressen, da mailadressen allerede giver et godt grundlag for at autentificere den anden part. Når det gælder den avancerede elektroniske signatur (AES), er identitetsbeviset direkte knyttet til den personlige mailadresse. Derfor udsteder modparten en digital signatur med den samme mailadresse, som blev brugt til signaturanmodningen.
En fordel ved en e-signaturplatform, lige fra starten af underskriftsanmodningen, er den enkle håndtering af kontaktdata. Som regel foreslås ofte anvendte kontakter automatisk under indsamlingsprocesser, og alle kontaktdata indtastes automatisk i et forenklet kontaktstyringssystem, hvor de kan ses og redigeres.
3) Definer signeringssekvenser og roller. Der er flere use cases, hvor man gerne vil undgå, at flere kontakter modtager et dokument til underskrift på samme tid. En use case kunne være, at ledelsen skal underskrive efter repræsentanter fra to andre afdelinger, og til sidst modtager sekretæren dokumentet til gennemsyn eller til en endelig download.
4) Definer signaturpositioner: En af de mest essentielle funktioner i enhver signaturplatform er "at definere pladsholdere til signatur". Derved kan du definere præcis på hvilken side, hvem og hvor der skal underskrives. Med sproof sign kan størrelsen på underskriftskortet også justeres.
5) Sæt en deadline for underskrift og send påmindelser. I det sidste trin af workflowet giver de mest omfattende alt-i-en signaturløsninger dig mulighed for at sætte en deadline, skrive en venlig (til specifik) invitationstekst og vigtigst af alt, automatisk minde modtagerne om denne deadline. Succesraten for at modtage det kontrasignerede dokument til tiden øges betydeligt. For ikke at nævne, at dette workflow alligevel minimerer "time-to-decision" betydeligt.
6) (Valgfrit:) Verificer opnåede signaturer direkte i sproof sign. Som nævnt ovenfor er det vigtigt at skabe forståelse for, at den kvalificerede og avancerede elektroniske signatur garanterer det højeste sikkerhedsniveau, fordi dens gyldighed kan valideres meget let. En direkte integreret verifikationsmekanisme - som tilgængelig i sproof sign - muliggør komplet sporbarhed og sikkerhed for vigtige godkendelsesprocesser.
Den digitale signatur set fra den inviterende persons synspunkt
For den inviterende person er det afgørende, at alle underskrifter returneres til tiden. En lav tærskel for at komme ind på signaturplatformen er afgørende. sproof sign har optimeret denne proces:
- Som beskrevet sender den inviterende person dokumentet til underskrift via mail.
- Den inviterede person modtager mailen, klikker på linket og kan underskrive dokumentet direkte uden registrering (!).
- Hvis der kræves en kvalificeret underskrift, og den inviterede person endnu ikke har en eksisterende QES-identifikation (muligheden for at underskrive på en kvalificeret måde), bliver den inviterede person ført direkte gennem identifikationsprocessen efter registrering.
- Der er aldrig (!) nogen omkostninger for den inviterede person.
- Hvis man allerede er sproof sign-bruger, kan man selvfølgelig arkivere dokumentet eller, hvis det ønskes, videresende det til yderligere underskrift, lægge det på stakken, uddelegere underskriftsanmodninger osv.
Vil du gerne i gang? Registrer dig gratis nu og få din første signatur
Det finder du kun hos sproof sign. Vi har gjort alt for at give vores brugere den lettest mulige start på en verden af digitale signaturer. Med en gratis privat konto kan du bruge platformen med det samme og selv lave dine første digitale signaturer eller få dem barrierefrit i hele Europa.
