Kedelige kontraktprocesser hører fortiden til - men hvordan fungerer det at underskrive kontrakter nemt og sikkert online? I denne artikel vil du lære, hvordan kontrakter underskrives online, eller hvordan underskrifter kan indhentes på nettet. Hvad er vigtigt, hvad er kvalitetskriterierne? Men en "spoiler" på forhånd: Simpelt og sikkert kan, men behøver ikke at arbejde sammen.
Den elektroniske signatur er kommet for at blive
Det er et spørgsmål om holdning. At underskrive et dokument har en vis æstetisk komponent. Du forsegler en beslutning med noget meget personligt: din egen håndskrevne underskrift. Denne underskrift er ofte indøvet og forfinet gennem mange år, og i de fleste tilfælde forbliver den uændret gennem et helt arbejdsliv. Ofte er den analoge underskrift af et dokument forbundet med et møde, der er flere parter i kontrakten, og der er ofte noget socialt over det. Folk mødes, giver hinanden hånden, underskriver et dokument og arkiverer det derefter i et mere eller mindre sikkert arkiv. I de fleste tilfælde er parterne tilfredse og går hver til sit.
Den anden side af medaljen er indlysende. Uanset om man ønsker at kortlægge interne eller eksterne underskriftsprocesser. Det kræver et meget højt niveau af ressourcer, som kan spildes ved hjælp af den digitale signatur. Digitaliseringen af beslutningsprocesser er allerede ankommet selv i meget "gamle" industrier og forretningsområder. I den private kontekst har elektronisk signering af kontrakter allerede været udbredt i nogen tid og understøttes af statslige eIdentity-udbydere i mange europæiske lande.
Derfor starter integrationen af signaturløsninger i virksomhedssammenhæng meget ofte med individuelle stemmer i virksomheden, som for længst er blevet fortrolige med fordelene ved elektroniske signaturer i den private sektor. Mange offentlige onlinetjenester gør det muligt for borgerne at underskrive kontrakter digitalt. I sidste ende fører det til, at iværksættere også ønsker at udnytte fordelene ved disse online signaturløsninger til kontraktbehandling i deres egne virksomheder.
Hvordan fungerer den digitale signatur?
Der cirkulerer flere og flere nye, ofte små og gratis signaturværktøjer på nettet, som ofte har en meget lav tærskel for registrering og brug. Det fungerer ligesom større værktøjer: Du har selv gemt et digitalt dokument lokalt, uploader det til et webbrowserværktøj og underskriver det. Med nogle værktøjer kan dokumentet også downloades og derefter sendes videre. I modsætning hertil findes der komplekse signaturplatforme, som ofte er integreret i et omfattende dokumenthåndteringssystem eller CRM- eller ERP-system. Det muliggør også den meget mere komplekse tredjepartssignatur eller fjernsignatur. Det betyder, at jeg også kan frigive et selvsigneret dokument til underskrift, definere komplekse underskriftssekvenser og arbejdsgange og så videre.
Især i det professionelle miljø vinder løsninger mere og mere indpas, som specialiserer sig i omfattende signering af PDF-dokumenter og tilbyder de højeste sikkerhedsstandarder og frem for alt en meget enkel brugervejledning. Den digitale signering af PDF-dokumenter via webbrowseren kan grundlæggende opdeles i tre væsentlige komponenter.
Kontraktstyring:
Her er der, som nævnt, stor forskel. Minimumskriterierne for et webværktøj er muligheden for at uploade dokumenter (med de fleste applikationer konverteres filer automatisk til det almindelige PDF-format) og at downloade dem igen efter underskriften eller at gemme dem så sikkert som muligt. Omfattende værktøjer muliggør også intelligent styring og overblik over alle vigtige dokumenter på et centralt sted.
Den digitale underskrift af dokumenter:
Kerneelementet i alle online signaturværktøjer er anvendelsen af den digitale signatur på et kontraktdokument. Anvendelsen af en gyldig digital signatur på et PDF-dokument er en teknisk proces, der klart skal skelnes fra blot at indsætte et billede af en manuel signatur uden yderligere tekniske foranstaltninger!
En gyldig digital signatur gør det især muligt at opdage efterfølgende ændringer i dokumentet. Dette er ikke tilfældet med den simple indsættelse af billeder. Teknisk set er indholdet af dokumentet i en digital signatur fast knyttet til den anvendte signatur. Det visuelle udseende af signaturen på dokumentet er primært informativt og ikke relevant for den (tekniske) gyldighed. sproof sign understøtter for eksempel indsættelse af billeder af en signatur eller den manuelle signatur på skærmen, men opretter også en komplet digital signatur i baggrunden. Et andet niveau af digitale signaturer er kvalificerede digitale signaturer. Disse involverer verifikation af underskriveren af en tillidstjenesteudbyder. Det er organisationer, der udfører en omfattende identitetskontrol af en person eller en organisation og knytter identiteten til signaturen i løbet af den digitale signering. Kvalificerede digitale signaturer har således en særlig juridisk status, der svarer til håndskrevne signaturer.
Håndtering af signaturer og workflows:
Signaturplatformenes fulde potentiale bliver tydeligt, når det handler om at sende sikre og kompatible signaturanmodninger til andre. F.eks. gør sproof sign det muligt at uddelegere forskellige opgaver (f.eks. signering af dokumenter, visning af dokumenter, videresendelse af dokumenter) til forskellige personer. Kommunikationen sker på den ene side i WebApp'en og på den anden side via mailtrafik. På den måde kan intet gå tabt. Den automatiserede delegering gør det også lettere at styre signaturprocesser og overholde deadlines og tidsfrister. Derudover er det muligt at definere erstatninger, indstille fraværsnoter, specificere signatursekvenser og definere den standard, der skal bruges til signering.
Kvalitet først. - Kvalitetskriterier for webbaserede signaturværktøjer
Fordelene ved digitale signaturer er mange og forskelligartede. Her er en liste over de vigtigste kvalitetsegenskaber ved avancerede e-signaturværktøjer:
Tilgængelighed og sikkerhed i skyen:.
Onlinekontrakter er tilgængelige når som helst og hvor som helst, så længe du har adgang til internettet. Tilgængeligheden 24/7 er den store fordel ved sikre cloud-løsninger. Man skal dog være meget omhyggelig med at stole på et sikkert opbevaringsmiljø, der er beskyttet mod uautoriseret adgang, tab og misbrug. For cloud-applikationer skal man være særligt opmærksom på at sikre, at værktøjet er 100% hostet på europæiske servere.
Troværdighed af digitale signaturer:
Derudover bør man være opmærksom på, hvordan man kan eller skal bevise sin egen identitet. En simpel elektronisk signatur (SES) giver ingen juridisk beskyttelse og bør aldrig bruges til underskrifter i en virksomhedssammenhæng. For at opnå det højeste sikkerhedsniveau bør man bruge den kvalificerede elektroniske signatur (QES), som er benchmark i Europa i henhold til eIDAS-forordningen. Faktisk er valget af signaturudbyder af særlig betydning, og en vis grundlæggende viden om de tre forskellige signaturstandarder er påkrævet for at kunne kortlægge brugssagerne i ens egen virksomhed på den bedst mulige måde.
Bekræft anvendte elektroniske signaturer:
En anden god ting er, at e-signaturer kan verificeres for evigt og altid. Oplysningerne om hvert trin i underskriftsprocessen - fra start til slut - inklusive de anvendte underskrifter og underskrivernes unikke identitet er uadskilleligt forankret i pdf-dokumentet til evig tid. Omfattende e-signaturløsninger (som sproof sign) tillader verificering direkte på platformen.
Samarbejde:
Signering er en holdindsats. Signer internt eller få godkendelser fra eksterne interessenter. Det er vigtigt at kunne administrere sit team meget nemt med en administratorkonto. Nye brugere skal nemt kunne tilføjes, og puljen af tilgængelige signaturenheder skal nemt kunne øges.
Overholdelse af regler:
Det er obligatorisk for virksomheder at overholde gældende love og regler, især med hensyn til sikker og juridisk kompatibel dokument- og datalagring i det europæiske område. Nogle få værktøjer (f.eks. sproof sign) er afhængige af den meget høje PDF/A-dokumentstandard.
Konklusion:
Det er tid til at underskrive. Webbaserede e-signaturtjenester er en interessant og nyttig måde at forenkle forretningsprocesser på og spare tid og kræfter. I en forretningssammenhæng er det vigtigt, at den opfylder alle relevante krav til den specifikke use case.
Flere blogindlæg
Succeshistorie PÖTTINGER"sproof hjælper os med at kombinere sikkerhed og effektivitet" - Dominik Engel, FH SalzburgeMoveUs bruger sproof sign til at digitalisere dokumentprocesser i bilindustrienSådan optimerer KURZZEiTmiete sin kunderejse med sproof sign"sproof sign overbeviste os". LeasePlan integrerer sproof-skilt i stort projekt.
