Folk stoler på advokater. Advokater stoler på sproof. Takket være integrationen i ADVOKAT - den førende software til advokatfirmaer i Østrig - og partnerskabet med den traditionelle udgiver Linde, stoler flere og flere advokatfirmaer på fordelene ved en digital signaturplatform. Senest har Binder Grösswang, et af Østrigs store advokatfirmaer, sat sin lid til den unge Salzburg-baserede virksomhed.
1 Binder Grösswang signeret digital
"Det handler om engagement og tillid i vores branche. Den digitale signatur, i den højeste kvalitetsklasse, er blevet en almindelig form for os til at træffe bindende beslutninger eller til at få dem digitalt."
Dr. Christian Zwick | Partner
Binder Grösswang har i 60 år været et af Østrigs førende advokatfirmaer med kontorer i Wien og Innsbruck. Mere end 100 advokater og en transaktionsvolumen på 50 milliarder euro taler for sig selv. Da beslutningen om at integrere en digital signaturplatform blev truffet, viste sproof sig at være favoritten efter en grundig evalueringsfase.
"Det er en helt særlig ære, at vi kunne overbevise Binder Grösswang, som et etableret, men frem for alt innovativt advokatfirma, om sproof og vinde deres tillid," siger Dr. Fabian Knirsch, grundlægger og CTO i virksomheden.
Binder Grösswang - især teamet omkring Dr. Christian Zwick - underskriver digitalt, når det er juridisk muligt. "I princippet underskriver vi altid, når pennen skal udskiftes. I Østrig betyder det næsten alle dokumenter, da princippet om formfrihed gælder i henhold til civilretten," siger Dr. Zwick.
Derfor bruges den digitale signatur blandt andet til disse dokumenter:
- Fuldmagter
- Salgskontrakter
- Hemmeligholdelsesaftaler
- Beslutninger
sproof er en af de få signaturplatforme, der tillader verifikation af digitale signaturer direkte i værktøjet.
2 overbevisende grunde til, at advokater er afhængige af digitale signaturer
Advokatbranchen har altid været en integreret del af ethvert velfungerende samfund. Tillid og god kommunikation mellem advokater og klienter udgør fundamentet. Det lyder måske lidt dogmatisk, men advokatbranchen er bestemt ikke en pioner inden for digitaliseringen. Det skyldes sandsynligvis, at traditionelle teknikker og arbejdsgange, som har været etableret og afprøvet i århundreder, ikke ønsker at blive erstattet.
Men selv den "juridiske industri" har nu anerkendt styrkerne ved meningsfuld digitalisering af forskellige årsager. Det være sig den digitale fil i stedet for overfyldte arkiver, eller endda eksperimenter med forskellige digitale "tale til tekst"-applikationer, der kan aflaste sekretariatet visse steder eller endda erstatte det i fremtiden, for de mange papirer.
Især en mulighed for digitalisering, som også har et stort potentiale for den juridiske industri, er på vej frem: den digitale signatur!
Erklæringer, beslutninger og kontrakter - alt dette er dokumenter, der skal underskrives af en eller flere personer. Selv et dokument, som tre personer skal underskrive analogt, betyder et samlet tidsforbrug på omkring 45 minutter: Dette inkluderer print i tre eksemplarer, at sende dokumenter med posten eller at koordinere en fælles aftale om underskrifter. Dette ressourcespild kan undværes.
I den private sektor har den digitale signatur allerede etableret sig i Østrig i form af "mobiltelefonsignaturen". I flere år har mange østrigske borgere brugt denne gratis offentlige service.
Men "kun" den digitale signatur alene er normalt utilstrækkelig i forretningsmiljøet. Der mangler tekniske muligheder, et værktøj eller en platform, der kan kortlægge de use cases og "signaturkørsler", der er specifikke for en branche eller en virksomhed. Et tilhørende fælles "dashboard" giver et godt overblik over vigtige dokumenter. Det kræver en central administration af alle brugere og en rettigheds- og rollestyring. Det giver også en masse fordele.
I mange virksomheder, uanset størrelse eller branche, er en digital signaturplatform allerede en integreret del af mange standardarbejdsgange. Denne juridisk anerkendte teknologi bruges allerede i den juridiske sektor, i skattevæsenet, i den finansielle sektor, men også af store internationale virksomheder med strenge IT-retningslinjer og i den offentlige sektor.
3 I stedet for blæk og papir: kryptografisk kryptering og digitalt identitetsbevis.
Den digitale signatur er en uundværlig byggesten i den digitale transformation. Ikke desto mindre tvivler mange på, om den digitale signatur er juridisk gyldig og dermed i overensstemmelse med loven. Men digitale signaturer og deres bindende karakter er præcist defineret og reguleret i EU. I 2006 etablerede eIDAS-forordningen (EU) 910/2014 (Electronic Identification and Authentication Services) reglerne for Europa med hensyn til det højeste niveau af sikkerhed og overensstemmelse for digitale signaturer. Forordningen regulerer den juridiske anerkendelse af elektroniske identitetsbeviser og autentificeringstjenester og styrker dermed tilliden til elektronisk kommunikation mellem virksomheder og borgere betydeligt og letter grænseoverskridende tjenester og forretningsprocesser af enhver art.
Der er tre standarder for digitale signaturer, som er blevet præcist defineret med hensyn til juridisk gyldighed i eIDAS-forordningen: enkel, avanceret og kvalificeret.
Signaturerne ser næsten ens ud på overfladen, men signaturens status og dens bindende karakter er meget forskellig. Kun den "kvalificerede elektroniske signatur", også kendt som QES, er juridisk sammenlignelig med en underskrift (se § 4 (1) Austrian Signature and Trust Services Act.
AES og QES muliggør sikker digital signering.
På grund af den højeste compliance og sikkerhed er det kun den kvalificerede elektroniske signatur, der kommer i betragtning for mange advokatfirmaer. En digital signatur, der svarer til den konventionelle underskrift på papir.
Men hvordan opstår det høje sikkerhedsniveau fra et teknisk perspektiv? Hvad er den høje bevisværdi af den kvalificerede elektroniske signatur?
4 Den kvalificerede signatur: ikke noget mysterium
Selv om de relevante fagmedier altid forsøger at sætte den kvalificerede elektroniske signatur i et så komplekst og teknisk lys som muligt, har vi hos sproof gjort det til vores opgave at afsløre det påståede "mysterium" - i en nøddeskal.
Som ved mange andre elektroniske juridiske transaktioner eller banktransaktioner skal du kunne bevise din egen identitet med 100% sikkerhed. Det sker i første omgang via en kort (ca. 10 minutters videoidentifikationsprocedure), hvor dine personlige data og også biometriske data kontrolleres af en statsgodkendt tjeneste (Trust Service Provider).
Derefter vil du kunne bruge en mobiltelefon-app til yderligere at verificere hver digital signatur, du laver. Ud over din e-mailadresse, som du alligevel har brug for til at underskrive og få underskrifter, er din mobiltelefon således din anden sikkerhedsfaktor.
Selve de underskrevne dokumenter er digitalt krypterede ved hjælp af kryptografiske metoder. Kun ejerne af et dokument, eller dem, der er blevet inviteret til at underskrive det, kan redigere dokumentet eller bare underskrive det. Hvert dokument er til enhver tid forsynet med en unik kryptografisk nøgle, som det er umuligt for et menneske eller en computer at se. Dokumentets gyldighed og bevisværdi er også uafhængig af den anvendte signaturplatform, da den kryptografiske nøgle (eller "hash-værdi") er indprentet i selve pdf-filen. Derfor er enhver udskrivning og fysisk opbevaring af dokumentet også meningsløs, da sporbarheden udløber, når dokumentet udskrives.
For at verificere gyldigheden af en elektronisk signatur og overensstemmelse som beskrevet ovenfor, kan det underskrevne (digitale!) dokument verificeres ved hjælp af de nationale signaturverifikationstjenester, f.eks. via kommunikationsmyndigheden i Østrig: rtr.at Platforme som sproof som en platform tilbyder selv en integreret verifikationstjeneste.
Kort sagt: Den kvalificerede digitale signatur er 100% forfalskningssikker og juridisk gyldig. En underskrift lavet i hånden er også 100% juridisk gyldig, men aldrig 100% forfalskningssikker.
5 Det kræver ikke meget at komme i gang med den kvalificerede digitale signatur
Digitale signaturer er teknisk krævende og kræver en særlig grad af ansvarlighed fra producentens side - de signaturer, der genereres med dem, tilbyder trods alt den højeste grad af binding. Men et bredt spektrum af brugere, fra advokater til sekretærer til klienter, skal kunne arbejde med dem nemt, hurtigt og intuitivt.
Den tekniske kompleksitet er helt skjult i sproof, og der er skabt en enkel og lav tærskeladgang. Philipp Gernerth er ansvarlig for UI og UX (User Interface og User Experience) hos sproof.
"Vi udvikler et moderne, teknisk meget sofistikeret produkt, der tilbyder de højeste sikkerheds- og forpligtelsesgarantier. Ikke desto mindre skal det være så enkelt som muligt og intuitivt at bruge. Ellers skyder vi forbi målet," forklarer Philipp Gernerth, som er ansvarlig for UX (user experience) og UI (usability) hos sproof.
Dr. Christian Zwick (Binder Grösswang) og Philipp Gernerth (sproof) ved et møde i Wien i det nydesignede hovedkvarter i Wien, 1. distrikt. Det innovative advokatfirma står for åbenhed over for unge virksomheder. En udveksling om brugen af digitale signaturer i den juridiske branche er rentabel for begge parter.
(Binder Grösswang, Wien 2022)
Fra et brugerperspektiv betyder den kvalificerede elektroniske signatur således i det væsentlige følgende:
Du har et dokument at underskrive, som er tilgængeligt som et Word- eller PDF-dokument. Du indlæser det i signatursoftwaren for at underskrive det. Du kan finde signatursoftwaren på sign.sproof.io . Du kan til enhver tid starte gratis.
En kvalificeret elektronisk signatur kræver en engangsidentifikation. Det betyder, at du skal identificere dig i et kort videoopkald ("Video-Ident-Procedure") og vise dit (gyldige) pas eller ID-kort der. Denne identifikation er kun nødvendig én gang og er derefter gyldig i fem år eller (hvis dette sker tidligere) indtil udløbet af dit identifikationsdokument.
Som en del af identifikationsprocessen installerer du en app på din mobiltelefon, eller alternativt - hvis du ikke kan eller vil installere appen - vil du senere modtage en engangskode via SMS.
For at underskrive et dokument vælger du placeringen af din digitale signatur og uploader eventuelt et billede af din håndskrevne signatur. Nu godkender du signaturen på mobiltelefonen via appen eller indtaster den engangskode, du har modtaget via SMS. Billedet af din underskrift har ingen juridisk relevans her, men muliggør en almindelig og velkendt repræsentation af underskriften. Den juridisk bindende underskrift påføres "usynligt" i baggrunden i rent digital form. Dokumentet er nu digitalt underskrevet på en juridisk gyldig måde. Med sproof bliver dokumentet også konverteret til PDF/A-formatet, som er almindeligt anvendt og krævet af advokater. Du, dine klienter eller retten kan til enhver tid kontrollere dokumentets og den elektroniske signaturs overensstemmelse, f.eks. hos den statslige testtjeneste hos RTR.
6 Følsomme data i sikre hænder
Når man bruger digitale signaturtjenester, spiller databeskyttelse en særlig vigtig rolle. Dette er især vigtigt i forbindelse med såkaldt "cloud-software" (dvs. software, der ikke skal installeres, men kan bruges direkte via webbrowseren og internettet). Det giver den fordel, at softwaren er klar til brug med det samme uden behov for egen hardware eller et IT-projekt. Desuden kan softwaren tilgås overalt, selv fra mobilen. Dataoverførslen er altid krypteret med den nyeste teknologi og på det højeste sikkerhedsniveau.
"Skyen er oppe og køre fra dag ét. Det hele serviceres af sproof, overholder den europæiske databeskyttelse og er derfor også ideelt for os advokater."
Dr. Christian ZwickBinder Grösswang
Med hensyn til databeskyttelse skal de juridiske krav i GDPR på den ene side opfyldes, og på den anden side skal det højeste sikkerhedsniveau sikres fra et IT-sikkerhedsperspektiv. Signatursoftwareleverandøren sproof garanterer begge dele ved udelukkende at opbevare og behandle data i datacentre inden for EU og undgå enhver amerikansk reference. Et sletningskoncept, der er en integreret del af løsningen, og en kontrakt om behandling af ordredata baseret på EU-skabelonen garanterer også den højeste standard for databeskyttelse ud fra et juridisk perspektiv.
Konklusion
Fordelene ved den digitale signatur er indlysende: den er hurtig, enkel og frem for alt 100 % sikker. Flere og flere advokater anerkender dette og drager fordel af den digitale signatur i deres arbejde. Det er en klar tendens, som vil fortsætte i de kommende år.
Flere blogindlæg
State-of-the-art sikkerhed og databeskyttelse: PMU stoler på sproof signQES, AES, SES: Oversigt over alle e-signatur-standarder"sproof 2.0" er klar til dig nueIDAS 2.0 - redesign af digital identitet og signatur i Europa (marts 2024)"sproof hjælper os med at kombinere sikkerhed og effektivitet" - Dominik Engel, FH Salzburg
