Die digitale Signatur 2.0 - Grenzenlos qualifiziert Signieren in ganz Europa

Die digitale Signatur ist gekommen, um zu bleiben.

Wenn bei sproof von der “digitalen Signatur 1.0” die Rede ist, dann ist ganz allgemein das digitale Einholen und Ausstellen von Signaturen gemeint. Die Benefits einer intelligenten Signaturplattform sind vielen Unternehmer:innen bereits bekannt. Das Abbilden von Signaturprozessen bzw. "Signaturworkflows" erleichtert immer mehr Menschen, vor allem im geschäftlichen Umfeld, wichtige Vertrags- oder Freigabeprozesse. Egal ob im Team, oder im ganzen Unternehmen intern signiert wird, oder ob vorrangig externe Signaturen, z.B. von Kund:innen, Lieferant:innen oder Mandant:innen, eingeholt werden müssen: Die digitale Signatur hat sich auf den vorderen Plätzen im Reigen erfolgreich umgesetzter Digitalisierungsinitiativen platzieren können.

Wie für alle "Tools" gilt: Nur wenn die Vorteile unmittelbaren Mehrwert schaffen können, wird die Entscheidung getroffen, oftmals althergebrachte, etablierte Prozesse umzukrempeln und der Zeit anzupassen. Das Signieren von Dokumenten ist einer der ältesten Geschäftsvorgänge, so kann man sich vorstellen, dass viele Unternehmen eine Herausforderung sehen, wenn es um die Ablöse des traditionellen Signieren mit Stift auf Papier geht.

Es zeigt sich jedoch, dass auch Personen, die gerne per händischer Unterschrift eine Entscheidung treffen, es gewohnt sind, eine über Jahre gefestigte und kunstvolle Signatur anzubringen, die Vorteile der digitalen Signatur zu schätzen wissen.

Nüchtern betrachtet sind diese Vorteile der digitalen Alternative zu "Paper & Ink" zu groß geworden. Es lässt sich per einfacher Rechnung darstellen, dass sich bereits bei nur wenigen regelmäßig getätigten Unterschriftenvorgängen, ein digitaler Workflow durch eine deutliche Einsparung von Zeit- und Personalressourcen bemerkbar macht. Natürlich kann es attraktiv sein eine wichtige Entscheidung im kollektiv vor Ort per Hand abzusegnen. Aber: Digital signieren bedeutet 1) Einsparungen, statt mühsames Vorbereiten und Versenden der Dokumente 2) Keine Wartezeiten auf die retournierten, signierten Dokumente 3) Enorme Ersparnis bei Druckkosten, Versandkosten und Papierkosten.

Unterm Strich sind die Argumente erdrückend und nur wenige Unternehmen haben die Einführung einer digitalen Signatur noch nicht in Planung.

Neben den prozessbezogenen Vorteilen und der Einsparung von Ressourcen haben viele, auf Sicherheit bedachte Unternehmer:innen, auch einen weiteren Vorteil der digitalen Signatur erkannt: Entscheidet man sich für das qualifizierte digitale Signieren (QES) von Dokumenten, so profitiert man europaweit davon, dass diese Signaturart per Gesetz der händischen Signatur gleichgestellt ist.

Dafür müssen sich Personen mit ihrem Reisepass oder Personalausweis identifizieren und z.B. über ihr Mobiltelefon einen Bestätigungscode eingeben. Die Signatur ist damit eindeutig einer Person zugeordnet. Die einmalige Identifikation kann jedoch nicht irgendwo erfolgen, sondern muss bei einem lizenzierten Vertrauensdienstanbieter (engl: trust service provider) durchgeführt werden. Hat man sich einmal identifiziert kann man danach verschiedene Signaturplattformen (wie z.B) sproof nutzen, um selbst qualifiziert zu signieren.

sproof hat sich ganz bewusst als Anbieter für Unternehmen im europäischen Rechts- und Datenschutzraum positioniert. Das Nutzer:innenerlebnis wurde dabei speziell auf das Signieren mit dem höchsten Standard, dem qualifizierten Signieren, angepasst.

Eine neue Herausforderung für digitale Signaturprozesse bahnt sich an

Die Zahl der Vertrauensdienstanbieter nimmt seit einiger Zeit stark zu. Muss ich beispielsweise für die eine Firma oder den einen Kunden ein Dokument qualifiziert unterschreiben und später für eine andere Kundin, kann es notwendig sein, dass ich mich jedes Mal neu ausweisen und identifizieren lassen muss. Dieser Prozess ist zwar nicht kompliziert, kann aber in der Praxis bei wiederholter Durchführung zeitaufwendig und unnötig sein.

sproof bietet nun erstmals eine Lösung dafür und erlaubt es, bestehende Identifikationen direkt zu nutzen. Wenn mit sproof ein Dokument unterschrieben wird, muss also nicht eine neue Identifikation durchlaufen werden, sondern bestehende Identifikationen, wie etwa die ID Austria, können direkt verwendet werden.

"Bei der Analyse des neuen Problems haben wir unterschiedliche, teilweise sehr erfolgreiche, Problemlösungen herangezogen.", so Clemens Brunner, CEO und Co-Founder von sproof. “Ein treffendes Vorbild haben wir in der Lösung von Stripe gefunden und bei der strategischen Planung unserer Lösung sehr oft Vergleiche zu dem Businessmodell des Unternehmens gezogen. Der Lösungsansatz von Stripe, eine zentrale Plattform für interoperable Zahlungsprozesse zu schaffen, war damals ein großer Game Changer für tausende Web-Shops". Wir haben in dieser Erfolgsgeschichte deutliche Parallelen zu unserem Lösungsansatz für interoperables qualifiziertes Signieren in Europa gefunden.

Die zentrale Schnittstelle für qualifiziertes Signieren in Europa wurde als Beta-Test released

Mit der von sproof vorgestellten Lösung wird das digitale Signieren in Europa neu erfunden und vielen Menschen erstmals einfach und niederschwellig zugänglich gemacht. Dem ging eine intensive Entwicklungsarbeit voran, für welchen Expert:innen aus dem Bereich UI/UX, Softwareentwicklung und Kryptographie in enger Zusammenarbeit beteiligt waren.

Nachdem das Problem erkannt und mithilfe qualitativer Experteninterviews analysiert wurde, war der nächste Schritt ein mehrwöchiger Design-Thinking-Prozess, dem eine umfassende Designstudie entsprungen ist.

Der fertige Prototyp wurde nun unlängst in eine offizielle Beta-Testphase mit ausgewählten Power:userinnen, Kunden und Investor:innen übergeführt. Ziel der Beta Phase ist eine intensive Testung der Usability und des neuen Workflows. Nebenher wird die Liste der integrierten QES-Anbieter sukzessive erweitert. Letztendlich möchte sproof, so die übergeordnete Plattform für qualifizierte Signierprozesse in Europa werden. “Wir haben eine Plattform entwickelt, die mit unseren Kund:innen, von der kleinen Kanzlei bis zum international agierenden Corporate, mitwachsen können. Die QES Schnittstelle hilft uns zudem unseren nächsten Meilenstein zu erreichen: Wir wollen fortan neue Märkte erschließen und neben dem weiteren Ausbau in Deutschland und Österreich auch gezielt ausgewählte Länder in Mittel- und Osteuropa aber auch die baltischen Staaten ansteuern”, ergänzt Fabian Knirsch, CTO und Co-Founder von sproof.