Kostenreduktion durch Digitale Signaturen im Einkauf

Nachhaltigkeit ist heute mehr als ein Trend, sie ist ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmensstrategie. Die Europäische Union hat mit den European Sustainability Reporting Standards (ESRS), die ab 2024 gelten, einen klaren Rahmen gesetzt. Darunter fällt die ESG-Berichtspflicht, nach der Unternehmen regelmäßig über das Thema Nachhaltigkeit in ihrem Unternehmen berichten müssen. Diese Berichte decken ökologische, soziale und Governance-Aspekte (ESG) ab und sollen die Transparenz über die nicht-finanziellen Auswirkungen des Unternehmens erhöhen. Ziel ist es, Stakeholdern – darunter Investierende, Kund:innen und der Öffentlichkeit – umfassende Informationen über die Nachhaltigkeitspraktiken und die soziale Verantwortung des Unternehmens zu bieten.

Während Organisationen wie HOGAST selbst nicht direkt unter die ESG-Berichtspflicht fallen, zeigen sie dennoch als Vorreiter auf, wie nachhaltiges Handeln in der Praxis aussehen kann. Die Entscheidung von HOGAST, auf digitale Signaturen mit sproof sign umzusteigen, zeigt eindrucksvoll, wie Unternehmen durch technologische Innovationen den ökologischen Fußabdruck reduzieren und gleichzeitig die finanzielle Effizienz steigern können.

Peter Sigmond, Senior Waren Manager, sagte dazu im Interview folgendes: "Für uns als Unternehmen waren zwei Aspekte entscheidend, uns für eine digitale Signaturlösung zu entscheiden. Einer davon war die Corona Pandemie, denn durch Kurzarbeit und Homeoffice mussten wir zwangsläufig neu denken, denn ohne ein neues digitales System hätten wir gar keine Verträge, Rechnungen und Aufträge mehr unterzeichnen können.

Der zweite Aspekt, der bestimmt bereits länger Thema bei der Geschäftsführung war, ist, dass wir als Unternehmen für uns parallel den Schwerpunkt auf Digitalisierung und Nachhaltigkeit gelegt haben. Mit dem Fokus darauf, war schließlich der Punkt gekommen, an dem wir uns dafür entschieden haben, jetzt alles digital zu unterzeichnen und wo es möglich ist, auf alle Papierrechnungen und -Verträge zu verzichten."

Return on Investment und Nachhaltigkeit

Diese Entscheidung machte sich auch nach nur 18 Wochen bezahlt. Die Implementierung von sproof sign als All-In-One Signaturlösung führte zu einer erheblichen Reduktion und Verschlankung der administrativen Aufwände bei HOGAST. Die beschleunigten Freigabeprozesse und geringeren Wartezeiten optimierten jedoch nicht nur die Geschäftsabläufe, sondern tragen auch maßgeblich zur Kosteneinsparung bei.

Diese Einsparungen lassen sich sowohl in finanziellen als auch ökologischen Kennzahlen quantifizieren: Durchschnittliche Zeitersparnis pro digitalisiertem Signaturworkflow intern und extern, der Bruttostundenlohn jener Arbeitskräfte die sich nicht mit dem Vorbereiten und Abwickeln von analogen Vertragsprozessen abmühen müssen, die Kostenersparnis pro eingespartem Blatt A4, eingesparte CO2-Emissionen und der Energieverbrauch. Dabei ist zu beachten, dass einige Faktoren, welche die tatsächliche Wertschöpfung beeinflussen könnten, nicht in die Berechnungen einbezogen wurden, wie beispielsweise Dienstreisen, Lager- und Archivkosten, Kosten für Druck- und Scantechnik sowie finanzielle Nachteile durch lange Wartezeiten auf Vertragsabschlüsse.

Die Kombination aus ökonomischen und ökologischen Vorteilen machte sproof sign zu einer strategisch wertvollen Investition

HOGAST ist nur eines von vielen Unternehmen, dass durch die Implementierung von sproof sign in seine bestehenden betriebsprozesse profitiert. Doch für welche Anwendungsfälle kommt die digitale Signatur dort eigentlich genau zum Einsatz? Herr Sigmond erklärt: "Grundsätzlich sind wir das Bindeglied zwischen unserer Kundschaft beziehungsweise Mitgliedern und den Lieferanten. Das heißt aber auch, dass alle Rechnungen und Aufträge über die HOGAST laufen und wir diese dann auch in einigen Fällen unterzeichnen und gegenzeichnen müssen. Man kann sich die Unterschriftenkette wie ein Dreieck zwischen den Liefrant:innen, einzelnen Mitgliedern und HOGAST vorstellen.

Ein Beispiel, bei der die digitale Signatur zum Einsatz kommt und hilft, ist bei der Aufnahme neuer Lieferanten. Da gibt es auch Verträge, die unterzeichnet werden müssen. Bevor wir uns für eine eSignaturlösung entschieden haben, mussten wir alles erst in Papierform per Post verschicken und abwarten. Dadurch, dass die gesamte Firma eigentlich aus vier Firmen besteht, muss in diesem Anwendungsfall einmal der Lieferpartner und viermal HOGAST unterschreiben. Bis dann alles wieder bei uns ankam, konnten auch mal zwei bis drei Wochen vergehen. Mit der digitalen Lösung von sproof sign geht das um einiges schneller.

Aber auch bei der Aufnahme von Lieferungen nutzen wir die eSignatur. Denn alle Auftragsbestätigungen über 7.500 Euro müssen von uns gegengezeichnet werden, nachdem Kund:innen und Lieferant:innen bereits unterzeichnet haben. Das ist eine Haftungssache! HOGAST haftet nämlich auch für seine Kundschaft, wenn sie Konkurs gehen oder zahlungsunfähig sind. Dann bezahlen wir die Rechnungen für unsere Mitglieder, aber auch nur dann, wenn die Auftragsbestätigung beziehungsweise der Auftrag von uns zuvor gegengezeichnet wurde. Das ist ein wirklich wichtiger Aspekt für unsere Mitglieder und Lieferanten."

Effizienz und Nachhaltigkeit für die Zukunft dank sproof sign

Allein durch die Nutzung digitaler Signaturen spart HOGAST durchschnittlich 10 Minuten pro externem Signatur-Workflow ohne logistischen Aufwand und bis zu 20 Minuten bei Workflows mit logistischem Aufwand. Zudem kann der CO2-Ausstoß des Unternehmens, pro Blatt A4 um 0,008 kg und der Energieverbrauch pro Blatt um 0,0648 kWh gesenkt werden. Aber auch 0.14 Euro pro Blatt für Druckkosten und Beschaffung entfallen gänzlich seit der Zusammenarbeit mit sproof.

Mit dem auf der Webseite integrierten ROI-Rechner von sproof können jetzt auch ESRS-pflichtige Unternehmen ihre potenziellen Einsparungen berechnen und damit die Effizienz ihrer eigenen Geschäftsprozesse steigern und ihre Nachhaltigkeitsziele vorantreiben. Die Erfahrungen von HOGAST zeigen deutlich, dass digitale Signaturen nicht nur eine technologische Innovation darstellen, sondern auch einen entscheidenden Beitrag zu einer nachhaltigeren Zukunft leisten können.