Zugegeben, den Begriff e-SaaS – Electronic Signing as a Service – haben wir uns ausgedacht. Jedoch beschreibt er wunderbar den Ansatz einer modernen Anwendung für digitales Signieren in Form einer Cloud-Lösung. In-House Server-Lösungen sind nicht mehr zukunftsfähig. Warum? Weil die Cloud sicher, schnell, einfach und kosteneffizient ist.
e-SaaS – Electronic Signing as a Service
sproof signEuropas innovativste All-in-One Lösung für digitales Signieren
sproof sign setzt für die eigene Infrastruktur auf den führenden europäischen Anbieter Scaleway, der mit einem umfassenden Maßnahmenkatalog für die Sicherheit der gehosteten Daten sorgt. Sämtliche Rechenzentren von Scaleway sind nach diversen Normen und Standards zertifiziert (z.B. HDS-Zertifizierung, ISO 27001, ISO 50001:2018, DSGVO, Tier 3 Uptime Institute: 2014, SWIPO) und werden regelmäßigen Audits unterzogen.
Selbst öffentliche Betriebe mit den höchsten Ansprüchen an Sicherheit und Konformität haben die Vorteile für sich bereits erkannt. So hat sich auch die die Buchhaltungsagentur des Bundes, hauptverantwortlich für das Rechnungswesen österreichischer Bundesministerien, mit sproof sign für die Einführung einer Cloud-Lösung für die digitale Vertragsabwicklung entschieden.
Bei der Datenhaltung sensibler Dokumente wollen wir keine Kompromisse eingehen. Diese Daten sollen zu 100% in Europa gespeichert werden. sproof sign erfüllt aus unserer Sicht diese Kriterien durch die explizite Auswahl von Rechenzentren, die unabhängig von US- Konzernen sind.
Mag. DI (FH) Alexander SellnerIT-Leiter, Buchhaltungsagentur des Bundes
Cloudbasiert – was bedeutet das?
Cloud-Computing ermöglicht die Nutzung und Bereitstellung von Hardware und Software über das Internet. Durch flexible und skalierbare On-Demand-Services können Anwender:innen von jedem Endgerät aus auf ihre Applikationen und Server zugreifen, ohne die benötigten Daten physisch “bei der Hand zu haben”.
Der Begriff "Cloud" bezieht sich auf die Idee, dass Daten bzw. Informationen in einem virtuellen Raum existieren und von überall aus zugänglich sind. Die Nutzer:innen müssen lediglich mit einem Netzwerk verbunden sein, um Online-Applikationen zu nutzen oder auf Daten in einer Online-Datenbank zuzugreifen.
Was bedeutet SaaS oder Software as a Service?
Beim SaaS-Modell (Software as a Service) erhalten Anwender:innen bzw. Unternehmen Zugang zu vorab entwickelter Software, die sie in der Regel monatlich oder jährlich abonnieren können. Der Anbieter übernimmt die Verantwortung für die Wartung und Weiterentwicklung der Software, dadurch geben Unternehmen jedoch einen Teil der Kontrolle über die Verwaltung und Anpassung ihrer Anwendungen ab. Alle Daten werden auf den Servern des Anbieters gespeichert und verarbeitet, sodass Nutzer:innen nur eine stabile Internetverbindung, einen Browser und moderne Endgeräte wie Tablets, Laptops oder Smartphones benötigen, um sofort und ohne Installation auf die Software zugreifen zu können.
e-SaaS ist somit ein auf elektronische und digitale Signaturen spezialisiertes Sub-Modell.
#1 Mobilität – Überall einsetzbar, wo es Internet gibt
Mit einer e-SaaS-Lösung können Sie Ihre Dokumente schnell und effizient von jedem Ort aus signieren, an dem es einen Internetzugang gibt. Egal, ob Sie dafür einen Laptop, ein Smartphone, ein Tablet oder auch einen Desktop-Computer verwenden. So sparen Sie wertvolle Zeit für andere Aufgaben.
#2 Rund um die Uhr 24/7 verfügbar
Eine e-SaaS-Lösung ist jederzeit einsatzbereit. Sie können rund um die Uhr (qualifiziert) signieren oder Einladungen zum Signieren versenden. Dadurch werden durchgängige Prozesse und ein unterbrechungsfreier Betrieb gewährleistet, was Entscheidungen beschleunigen und unter Umständen sogar Umsatzausfälle verhindern kann.
#3 Nahtlose Integration in andere Anwendungen
Viele e-SaaS-Lösungen bieten über eigene Schnittstellen (APIs) eine nahtlose Integration in andere Workflows an. Damit können bestehende Systeme, wie z.B. ein vorhandenes Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder auch etwaige Speziallösungen (siehe DATEV) einfach um qualifizierte elektronische Signaturen erweitert werden.
#4 Kontinuierliche Verbesserungen durch automatische Updates
Auch e-SaaS-Lösungen wie sproof sign werden ständig weiterentwickelt. So werden im Hintergrund regelmäßig Bugfixes und neue Funktionen bereitgestellt, die zuvor ausgiebig getestet wurden. Ihre IT-Mitarbeiter:innen müssen dadurch keine Updates manuell herunterladen oder installieren – und können sogar spezifische Funktionsanfragen stellen, wenn neue Anforderungen auftauchen.
So profitiert Ihr Unternehmen immer von den neuesten Funktionen, ohne zusätzliche Investitionen tätigen zu müssen.
#5 Höchste Datensicherheit
e-SaaS-Lösungen verarbeiten im Rahmen des Signaturprozesses personenbezogene Daten im Unternehmenskontext. Die Signatoren müssen eingeladen, ggf. verifiziert und das zu signierende Dokument muss den Signatoren vorgelegt werden. Beim Einsatz qualifizierter digitaler Signaturen kommen externe Vertrauensdiensteanbieter hinzu, die ebenfalls einen Teil dieser Daten verarbeiten müssen. Deshalb schützen Anbieter wie sproof sign Ihre Privatsphäre durch folgende Maßnahmen
a) 100 % DSGVO-konform
Alle Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung werden erfüllt. Die Lösung kann daher insbesondere von Unternehmen innerhalb der Europäischen Union bedenkenlos eingesetzt werden.
b) Datenverarbeitung und Datenspeicherung ausschließlich in der EU
Alle Daten werden ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union verarbeitet und gespeichert. Ein Datenaustausch mit Dienstleistern außerhalb der Europäischen Union findet nicht statt.
c) Löschkonzept (Privacy by Default)
Die Lösung folgt dem Prinzip "Privacy by Default”. Dabei werden die Daten nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Sollten die Nutzer:innen dies nicht wollen, kann die automatische Löschung in der Regel deaktiviert werden.
d) Auftragsdatenverarbeitungsvertrag
Ein Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung – insbesondere für Unternehmenskunden – fasst alle relevanten Punkte zusammen und sorgt für Klarheit und Sicherheit.
#6 Beliebige Skalierbarkeit
Im Idealfall wächst eine e-SaaS-Lösung mit Ihrem Unternehmen, Ihren Anforderungen und Ihrem Team nahtlos mit. Sollen beispielsweise mehr Mitarbeiter:innen qualifiziert unterschreiben, so können Sie die entsprechende(n) Lizenz(en) in der Regel mühelos anpassen.
#7 Entlastung der eigenen IT-Abteilung
Wenn Sie sich für eine e-SaaS-Lösung entscheiden, profitiert Ihr Unternehmen von einem Komplettpaket inklusive Wartung und Support. Ihre IT-Abteilung wird entlastet und kann sich auf andere wichtige und strategische Aufgaben im Unternehmen konzentrieren.
#8 Hervorragende Benutzerfreundlichkeit
Einige (aber leider bei weitem nicht alle) e-SaaS-Lösungen sind auf eine hohe Benutzerfreundlichkeit ausgelegt und bieten ein hervorragendes Benutzererlebnis. Die Anwender:innen können meist schnell, unkompliziert und ohne große Vorkenntnisse einsteigen. Ihr Unternehmen spart dadurch Schulungskosten und verkürzt die Einführungszeit.
#9 Effizienz und Kostenreduktion
e-SaaS-Anbieter wie sproof sign sind für die Verwaltung, Wartung und Fehlerbehebung ihres eigenen Dienstes klarerweise selbst verantwortlich, sodass Ihr IT-Team nicht extra vergrößert werden muss. Darüber hinaus sind keine zusätzlichen Investitionen für die Anschaffung und Wartung technischer Geräte erforderlich – Sie müssen Ihre Hardware-Infrastruktur nicht erweitern und sind nicht für die Pflege der Software verantwortlich.
#10 Verbessertes Mitarbeiter- und Kundenerlebnis
Mit einer modernen e-SaaS-Lösung entlasten Sie Ihre Mitarbeiter:innen bei einer mühsamen und zeitaufwendigen (aber extrem wichtigen) Routineaufgabe. Dadurch können sich Ihre Teammitglieder besser auf ihr Kerngeschäft konzentrieren, aber auch Ihre Geschäftspartner:innen und Kund:innen werden erfreut sein.
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