Rechtsgültig elektronisch signieren

Es herrscht nach wie vor Verwirrung: Unterschiedliche, oft sehr ähnliche, Begrifflichkeiten wie Schriftform, Schriftlichkeit, Formfreiheit, Handschriftlichkeit stiften Verwirrung, wenn es um die Handhabung von Verträgen geht. Aus diesem Grund wird leider oftmals noch immer auf Stift, Papier und umständliche Postwege zurückgegriffen, wenn es etwas zu signieren gibt.

In diesem Artikel klären wir auf, für welche Anwendungsfälle die digitale Signatur zu 100% rechtsgültig ist und die höchste Beweiskraft und Nachvollziehbarkeit garantiert werden kann. Kleiner “Spoiler”: Es gibt nur ganz wenige Ausnahmefälle, wo die elektronische Signatur nicht erlaubt ist. Ansonsten “übertrumpft” der digitale Signaturprozess, aufgrund technischer Unfälschbarkeit und allerhöchster Beweiskraft, die analoge Signatur in jedem Fall.

Welche Funktion haben Verträge?

Grundsätzlich liegt es auf der Hand: Durch die Unterzeichnung eines Vertrags stimmen alle beteiligten Parteien den Bedingungen und Verpflichtungen zu, die im Vertrag festgelegt sind. Durch den Abschluss eines Vertrags wird gewährleistet, dass sämtliche Vertragsparteien ihre Pflichten erfüllen und ihre Rechte sowie Interessen geschützt werden. Zudem kann ein unterzeichnetes Dokument im Falle eines Konflikts als Beweismittel dienen und dazu beitragen, vor Gericht standhaft zu sein. Die effizienteste Art und Weise Verträge abzusegnen, ist es, dies digital zu tun.

Egal, ob analog oder digital: Was bedeutet bei Verträgen die Formfreiheit?

In europäischen Ländern sind Verträge grundsätzlich ohne eine vorgeschriebene Form gültig. Es gibt also keine Regelungen bezüglich der Art und Weise, wie die Verträge unterzeichnet werden müssen. So ist beispielsweise die elektronische, schriftliche oder sogar mündliche Form zulässig (vgl. § 883 ABG). Letztlich können sich die Vertragspartner selbst auf eine bestimmte Art von Unterzeichnung einigen.

Für formfreie Verträge gibt es zwar keine rechtlichen Anforderungen, wie signiert werden sollte, jedoch ist für viele Geschäftszwecke Vorsicht geboten! Es wäre ein Trugschluss wichtige Vereinbarungen, die keiner Formvorgabe unterliegen, mit einem niedrigen elektronischen Signaturstandard zu zeichnen. Liegen Verträge mit hohen Verhandlungssummen oder hohem Haftungsrisiko vor, sollte unbedingt auf einen hohen digitalen Signaturstandard gesetzt werden.

Manche Verträge erfordern per Gesetz die Schriftform.

Bei gewissen Vertragsarten ist der Schutz einer der Vertragsparteien von besonderer Bedeutung, weshalb eine schriftliche Form gesetzlich vorgeschrieben ist. Rechtlich spricht man hierbei von der Schriftform. Um die Schriftform oder Schriftlichkeit zu erfüllen, ist per Gesetz eine eigenhändige Unterschrift beider Vertragsparteien von Nöten. In Österreich ist die Schriftform in § 886 ABGB geregelt, in Deutschland in § 126 Absatz 1 BGB.

Hier die im Gesetz verankerte Frohbotschaft: Laut § 126a BGB (DE) kann die gesetzlich angeordnete Schriftform durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn sich nicht aus dem Gesetz etwas anderes ergibt. Allgemein regelt, über den nationalen Gesetzen stehend, seit 2016, die europaweit gültige eIDAS Verordnung die technischen und inhaltlichen Anforderungen an e-Signaturen.

Wird dezidiert die “Schriftform” gefordert, so kann die qualifizierte elektronische Signatur (QES) für rechtskonformes Signieren herangezogen werden.

Wichtig ist also zu verstehen, dass die Termini “Schriftform” oder “Schriftlichkeit”, welche eher Handschrift und Papier implizieren, digitale Methoden keinesfalls ausschließen. Die digitale Signatur kann der “Handschriftlichkeit” zu 100% gleichkommen.

Testament & Co. In seltenen Fällen reicht nur eine “nasse Unterschrift”.

Es ist nur dann erforderlich, eine eigenhändige Unterschrift in Schriftform für den Abschluss von Verträgen und die Unterzeichnung von Dokumenten aufzubringen, wenn dies durch eine gesetzliche Bestimmung oder eine vertragliche Regelung zwischen den Parteien ausdrücklich (!) vorgeschrieben wird.

Neben einigen Erbrechts-Dokumenten wie z.B dem Testament (dieses muss sogar handschriftlich verfasst werden) und einigen anderen Notariatsakten gibt es vor allem im Personalwesen einige prominente Beispiele für Dokumentenarten, welche per Gesetz nur handschriftlich signiert werden dürfen.

Ein Beispiel ist die Beendigung von Arbeitsverhältnissen durch Kündigung oder Aufhebungsvertrag § 623 BGB im deutschen (!) Recht. Keine Form der E-Signatur kann hierbei die Schriftform ersetzen; denn die elektronische Form ist gemäß § 623 BGB gesetzlich ausdrücklich ausgeschlossen.

In vielen Medien wurde unlängst ein großer Rückschritt der deutschen Digitalisierungspolitik kontrovers diskutiert. Seit 1995 müssen Arbeitgeber in Deutschland gemäß dem Nachweisgesetz (NachwG) die wichtigsten Vertragsbedingungen schriftlich festhalten und dem Arbeitnehmer zur Unterschrift aushändigen: Die Niederschrift der wesentlichen Arbeitsbedingungen (§2 NachwG). Obwohl die EU-Richtlinie (eIDAS Verordnung) die elektronische Übermittlung erlaubt, ist es in Deutschland nicht erlaubt, die wesentlichen Vertragsbedingungen in elektronischer Form nachzuweisen. Auch eine qualifizierte elektronische Signatur erfüllt nicht die Anforderungen des Nachweisgesetzes.

Unsere persönliche Einschätzung: Es wird nur eine Frage der Zeit sein, dass vor allem im Personalwesen notwendige Digitalisierungsoffensiven auch die Gesetzgebung positiv beeinflussen werden und schon sehr bald auch das Nachweisgesetz erneut angepasst wird.

Außerdem gibt es selbst für diesen Spezialfall bereits "Workarounds", um den Papier- und Zeitaufwand weitestgehend einzuschränken und die Medienbrüche gering zu halten. Das funktioniert beispielsweise dank Zusatzschriften, welche analog entsprechend dem Gesetz signiert werden, jedoch eine digitale Kopie trotzdem zentral im digitalen Archiv verwaltet und gespeichert wird.

Ganz ohne Risiko: Digital und entsprechend der geforderten Formvorschrift signieren.

Unabhängig, ob analog oder digital, regelt die nationale Gesetzgebung an erster Stelle, ob und wie ein Vertragswerk einer Formvorschrift unterliegt. Wenn man sich darüber einen Überblick verschaffen und sich für den digitalen, zeitsparenden Weg entschieden hat, greift die eIDAS-Verordnung (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) in sämtlichen EU-/EWG-Mitgliedsstaaten als gültiges Rahmenwerk. Dieses rechtliche Rahmenwerk sollte in ganz Europa die digitale Transformation vorantreiben, medienbruchfreie Geschäftsprozesse ermöglichen und sichere elektronische Prozesse zwischen 28 Einzelmärkten ermöglichen.

Ein großer Teil der eIDAS regelt Themen der sicheren digitalen Identität und sicheren elektronischen Unterschrift. Wenn also wie zuvor erwähnt eine elektronische Unterschrift nicht dezidiert von nationalen Gesetzen ausgeschlossen wird, können Verträge gemäß den Richtlinien der eIDAS signiert werden. Die Verordnung unterscheidet grundsätzlich zwischen drei Arten von elektronischen Signaturen: einfach, fortgeschritten und qualifiziert.

Für alle Geschäftstreibenden ist es wichtig, sich einen guten Überblick über die Vertragsprozesse im Unternehmen zu machen, um zu entscheiden, welcher Signaturstandard für welchen Vetragsprozess, der richtige ist.

Im Detail empfehlen wir dazu, unseren Überblick-Artikel zu den Signaturstandards durchzulesen. In Kombination mit diesem Artikel sind Sie entscheidungsfähig, welche Ihrer Verträge Sie mit welchem Standard signieren sollten.

Hier ein gängiges Anschauungs-Beispiel aus der Praxis für eine nicht-rechtsgültige Signatur:

Beispiel E-Mail: Entscheidungen, welche als Text in einer Mail ausgeführt werden, unterliegen der Schriftform, um rechtliche Gültigkeit zu erlangen. Das bedeutet, es muss eine schriftliche Signatur von allen beteiligten Vertragsparteien angebracht sein. Hier ist es häufig der Fall, dass unzureichend digital signiert wird. Nicht rechtsgültig sind folgende Vorgehensweisen:

• Ausdrucken, Unterschreiben, wieder Einscannen, verschicken (Medienbruch)
• Ein Bild von einer Unterschrift auf dem E-Mail-Dokument platzieren (Einfache elektronische Signatur)

Nur die qualifizierte elektronische Signatur wäre in diesem Falle die rechtsgültige Methode.

Fazit

Trotz jeglicher Digitalisierung-Offensiven und neuer Methoden, Geschäfte papierlos abzuschließen, sind wir überzeugt, dass die Signatur immer wesentlicher Bestandteil von Entscheidungen und Freigaben aller Art sein wird. Demnach ist es vor allem im professionellen Bereich Voraussetzung, Sicherheit und Konformität gewährleistet zu wissen.
Hier zeigt sich die Stärke von digitalen Signaturplattformen wie z.B sproof sign: Die technisch komplexen Abläufe werden im Hintergrund abgewickelt. Z.B für die qualifizierte elektronische Signatur müssen Sie sich lediglich einmalig identifizieren. Die Plattform leitet Sie durch den 10-minütigen Prozess.