Õiguslikult kehtiv elektrooniline allkiri

Endiselt valitseb segadus: erinevad, sageli väga sarnased terminid, nagu kirjalik vorm, kirjalik vorm, vormivabadus, käsitsi kirjutatud vorm, tekitavad lepingute käsitlemisel segadust. Seetõttu kasutavad inimesed kahjuks ikka veel sageli pliiatsit, paberit ja tülikat postikanalit, kui on vaja midagi allkirjastada.

Selles artiklis selgitame, millistel kasutusjuhtudel on digitaalallkiri 100% õiguslikult kehtiv ning tagab kõrgeima tõendusväärtuse ja jälgitavuse. Väike "spoiler": On vaid väga vähe erandlikke juhtumeid, kus elektrooniline allkiri ei ole lubatud. Muul juhul "trumpab" digitaalallkirja protsess igal juhul üle analoogallkirja tehnilise võltsimatuse ja kõrgeima tõendusväärtuse tõttu.

Milline on lepingute funktsioon?

Põhimõtteliselt on see ilmselge: lepingu allkirjastamisega nõustuvad kõik osapooled lepingus sätestatud tingimuste ja kohustustega. Lepingu sõlmimine tagab, et kõik lepingupooled täidavad oma kohustusi ning nende õigused ja huvid on kaitstud. Lisaks sellele võib allkirjastatud dokument olla konflikti korral tõendiks ja aidata kohtus seista. Kõige tõhusam viis lepingute allkirjastamiseks on teha seda digitaalselt.

Kas analoog või digitaalne: Mida tähendab vormivabadus lepingute puhul?

Euroopa riikides on lepingud üldiselt kehtivad ilma ettenähtud vormita. See tähendab, et puuduvad eeskirjad selle kohta, kuidas lepinguid tuleb sõlmida. Näiteks on lubatud elektrooniline, kirjalik või isegi suuline vorm (vt ABG § 883). Lõppkokkuvõttes võivad lepingupooled ise kokku leppida konkreetses allkirjastamisviisis.

Kuigi puuduvad õiguslikud nõuded selle kohta, kuidas sõlmida lepinguid, mille suhtes ei kehti vorminõuded, on paljude äritegevuste puhul soovitav olla ettevaatlik! Oleks viga allkirjastada olulisi lepinguid, mille suhtes ei kohaldata vorminõudeid, madala elektroonilise allkirja standardiga. Kui tegemist on suurte läbirääkimiste summade või suure vastutusriskiga lepingutega, tuleks kindlasti kasutada kõrget digitaalallkirja standardit.

Mõned lepingud nõuavad seadusega kirjalikku vormi.

Teatud lepinguliikide puhul on ühe lepingupoole kaitse eriti oluline, mistõttu on kirjalik vorm seadusega nõutav. Juriidilises mõttes nimetatakse seda kirjalikuks vormiks. Kirjaliku vormi ehk kirjaliku vormi täitmiseks on seadusega nõutav mõlema lepingupoole omakäeline allkiri. Austrias on kirjalik vorm reguleeritud § 886 ABGB, Saksamaal § 126 lõige 1 BGB.

Siin on seaduses sätestatud hea uudis: BGB (DE) § 126a kohaselt võib seadusega ettenähtud kirjaliku vormi asendada elektroonilise vormiga, kui seaduses ei ole sätestatud teisiti. Üldiselt reguleerib 2016. aastast kogu Euroopas kehtiv eIDAS-määrus e-allkirjade tehnilisi ja sisulisi nõudeid ning on ülimuslik riiklike õigusaktide suhtes.

Kui "kirjalik vorm" on konkreetselt nõutav, võib õiguskohase allkirjastamise puhul kasutada kvalifitseeritud elektroonilist allkirja (QES).

Seetõttu on oluline mõista, et mõisted "kirjalik vorm" või "kirjalik vorm", mis kipuvad tähendama käekirja ja paberit, ei välista mingil juhul digitaalseid meetodeid. Digitaalne allkiri võib olla 100% samaväärne "käsikirjaga".

Wills & Co. Harvadel juhtudel piisab ainult "märjast allkirjast".

Lepingu sõlmimiseks ja dokumentide allkirjastamiseks on käsitsi kirjutatud allkiri nõutav ainult siis, kui see on õigusnormiga või poolte vahel sõlmitud lepinguga selgesõnaliselt (!) ette nähtud.

Lisaks mõnedele pärimisõiguslikele dokumentidele, nagu testamendid (mis peavad olema isegi käsitsi kirjutatud) ja mõnedele muudele notariaalsetele dokumentidele, on mõned silmapaistvad näited dokumendiliikidest, mida võib seaduse kohaselt allkirjastada ainult käsitsi, eelkõige personalitöö valdkonnas.

Üks näide on töösuhte lõpetamine ülesütlemisavalduse või ülesütlemiskokkuleppe alusel vastavalt Saksa (!) õiguse tsiviilseadustiku (BGB) paragrahvile 623. Siin ei saa ükski e-allkirja vorm asendada kirjalikku vormi, kuna elektrooniline vorm on vastavalt BGB paragrahvile 623 seadusega sõnaselgelt välistatud.

Saksamaa digiteerimispoliitika suur tagasilöök on hiljuti olnud paljudes meediakanalites vastuolulise arutelu teemaks. Alates 1995. aastast peavad tööandjad Saksamaal vastavalt Saksamaa tõendamisseadusele (NachwG) kõige olulisemad lepingutingimused kirjalikult fikseerima ja töötajale allkirjastamiseks üle andma: Oluliste töötingimuste protokoll (§2 NachwG). Kuigi ELi direktiiv (eIDAS määrus) lubab elektroonilist edastamist, ei ole Saksamaal lubatud esitada tõendit oluliste lepingutingimuste kohta elektroonilisel kujul. Isegi kvalifitseeritud elektrooniline allkiri ei vasta tõendamise seaduse nõuetele.

Meie isiklik hinnang: On vaid aja küsimus, millal vajalikud digitaliseerimisalgatused, eriti personalivaldkonnas, avaldavad positiivset mõju ka seadusandlusele ja tõendamisseadust muudetakse väga kiiresti uuesti.

Lisaks sellele on juba praegu olemas ka selle erijuhtumi jaoks "töökaart", et piirata võimalikult palju paberit ja aega ning hoida meediakatkestused minimaalsetena. See toimib näiteks tänu lisadokumentidele, mis allkirjastatakse analoogselt vastavalt seadusele, kuid mille digitaalset koopiat hallatakse ja säilitatakse siiski tsentraalselt digitaalarhiivis.

Täiesti riskivaba: allkirjastage digitaalselt ja vastavalt nõutavatele vorminõuetele.

Sõltumata sellest, kas tegemist on analoog- või digitaalallkirjaga, reguleerivad riiklikud õigusaktid eelkõige seda, kas ja kuidas lepingule vorminõudeid kohaldatakse. Kui olete sellest ülevaate saanud ja otsustanud minna digitaalset, aega säästvat teed, kehtib kõikides ELi/EMÜ liikmesriikides kehtiva raamistikuna eIDAS-määrus (elektrooniline identifitseerimine, autentimine ja usaldusteenused). See õigusraamistik peaks edendama digitaalset ümberkujundamist kogu Euroopas, võimaldama äriprotsesse ilma meediakatkestusteta ja hõlbustama turvalisi elektroonilisi protsesse 28 üksikturu vahel.

Suur osa eIDASist reguleerib turvalise digitaalse identiteedi ja turvaliste elektrooniliste allkirjade küsimusi. Seega, kui, nagu eespool mainitud, ei ole elektrooniline allkiri riiklikes õigusaktides selgesõnaliselt välistatud, võib lepinguid sõlmida eIDASi suuniste kohaselt. Määruses eristatakse põhimõtteliselt kolme liiki elektroonilisi allkirju: lihtsad, täiustatud ja kvalifitseeritud allkirjad.

Kõigi ettevõtjate jaoks on oluline saada hea ülevaade ettevõtte lepinguprotsessidest, et otsustada, milline allkirjastamisstandard on millise lepinguprotsessi jaoks õige.

Soovitame lugeda meie ülevaatlikku artiklit allkirjastamisstandardite kohta üksikasjalikult. Koos selle artikliga saate otsustada, millistele lepingutele peaksite millise standardiga alla kirjutama.

Siin on tavaline praktiline näide mitteõiguslikult kehtiva allkirja kohta:

Näide e-kirjast: Otsused, mis on täidetud tekstina e-kirjas, peavad olema õiguslikult kehtivad kirjalikus vormis. See tähendab, et kõik lepinguosalised peavad andma kirjaliku allkirja. Sageli on siinkohal nii, et digitaalallkirjad on ebapiisavad. Järgmised menetlused ei ole õiguslikult kehtivad:

• Väljatrükk, allkiri, uuesti skaneerimine, saatmine (meediakatkestus).
• Allkirja kujutise paigutamine e-kirja dokumendile (lihtne elektrooniline allkiri)

Ainult kvalifitseeritud elektrooniline allkiri oleks sellisel juhul õiguslikult kehtiv meetod.

Kokkuvõte

Vaatamata mis tahes digitaliseerimisalgatustele ja uutele paberivaba äritegevuse meetoditele oleme veendunud, et allkiri jääb alati oluliseks osaks igasugustes otsustes ja kinnitustes. See tähendab, et turvalisus ja vastavus tuleb tagada, eriti ametialases sektoris.

Siin tulebki mängu selliste digitaalallkirjaplatvormide nagu sproof sign tugevus: tehniliselt keerulised protsessid toimuvad taustal. Näiteks peate kvalifitseeritud elektroonilise allkirja saamiseks end vaid üks kord identifitseerima. Platvorm juhendab teid läbi 10-minutilise protsessi.