"Me teeme Austria raamatupidamist". Föderaalne raamatupidamisasutus (BHAG) allkirjastab digitaalselt.

Digiteerimine on edenenud kõigis igapäevaelu valdkondades. Paljud ettevõtted, mis on avalikud, on siiski suures osas veel analoogmaailmas. Olukord on teistsugune Föderaalses Raamatupidamisametis! 500 töötajaga ettevõte tegutseb 7 asukohas üle kogu Austria ja tugineb teadlikule ja pikaajaliselt planeeritud digiteerimisstrateegiale. "Me oleme peaaegu kohustatud rakendama digiteerimisprotsesse väga õigeaegselt," ütleb Alexander Sellner, föderaalse raamatupidamisagentuuri IT-juht.

Selle tulemusena võeti kasutusele digitaalallkirjaplatvorm kui edasine samm protsesside optimeerimise suunas. Sellega lihtsustatakse oluliselt ühte kõige olulisemat tegevusprotsessi - dokumentide turvalist ja õiguslikult kehtivat allkirjastamist.

Esialgne olukord

Digiteerimine on kõigi, sealhulgas ka aktsiaseltside vastutavate isikute meelest. Üha enam ettevõtteid lähevad paberivabaks, võrgustavad oma tegevuskohti või pakuvad uusi teenuseid internetis. Seda tehes parandavad nad kliendikogemust, aga ka koostööd partnerite, tarnijate ja kõigi teiste sidusrühmadega.

Oma ettevõtte edasiste digitaliseerimismeetmete hindamisel sai föderaalse raamatupidamisasutuse tippjuhtkond kiiresti aru, et digitaalallkirjaplatvormi kasutuselevõtmine võib tuua tohutut kasu. See allkirjastamise vorm on kogu Euroopas 100% samaväärne käsitsi kirjutatud allkirjadega ja selle suhtes kohaldatakse eIDASi määruse (EL) 910/2014 (elektroonilised identifitseerimis- ja autentimisteenused) rangeid suuniseid.

Paljud ettevõtjad ei ole siiski teadlikud kogu ettevõtet hõlmava platvormi eelistest dokumentide digitaalsel allkirjastamisel. Allkirjaplatvormi kasutuselevõtu vastu on endiselt väga järjekindel "kreedo": "Mul on mobiiltelefoni allkiri ja ma saan juba digitaalselt allkirjastada.

Tegelikult kasutavad peaaegu pooled Austria kodanikest juba praegu mobiiltelefoniallkirja kui tasuta e-valitsuse teenust.

Siiski on digitaalallkiri üksi ärikeskkonnas tavaliselt täiesti ebapiisav. Puudu on protsessid; kohandatud tööprotsessid. Ühine "armatuurlaud", et saada täiuslik ülevaade ettevõtte olulistest dokumentidest ja palju muud.

Vahepeal on mitmed rahvusvaheliselt tegutsevad ettevõtted juba otsustanud digitaalse platvormi kasuks, mis suudab digitaalselt kaardistada kõik allkirjastamise töövood ja kasutusjuhud ettevõttes.

Menetlus

Esimeses etapis hindas BHAG projektimeeskond Sellneri ümber, millised Euroopa või Austria pakkujad on end juba kehtestanud ja turule toonud võimsaid vahendeid.

Lisaks andmete säilitamise turvalisusele ja nõuetele vastavusele on allkirjaplatvormi eesmärk toetada mitmesuguseid allkriteeriumide täitmist, mis on osa föderaalse raamatupidamisasutuse igapäevasest tegevusest.

Seega langes tähelepanu kiiresti sproofile. Pärast intensiivset testimis- ja auditifaasi langes valik lõpuks noore IÖB-sertifitseeritud ettevõtte peale. Pilvelahendus näitas end väga hästi kui kõik-ühes-platvorm, mis vastab kõrgeimatele turva- ja andmekaitsestandarditele. "Meil oli tõesti suur au, et valik langes meie peale ja et me suutsime lõpuks vastata föderaalse raamatupidamisameti väga kõrgetele nõudmistele," ütleb dr Fabian Knirsch, sproof GmbH kaasasutaja ja tehnoloogiajuht.

Tulemus ja lisandväärtus

Senine tagasiside on olnud väga hea. Paljud töötajad, eriti juhtkonnas, kasutavad platvormi erinevate allkirjastamisprotsesside jaoks ja on sellest ajast alates mõõdetavalt aega ja ressursse säästnud. Dokumente ei pea enam välja printima, käsitsi allkirjastama, skaneerima ja postiga saatma, vaid neid saab allkirjastada digitaalselt vaid mõne klikiga.

See on hea ka keskkonnale! 500 paberilehte kulutab 7,5 kilogrammi puitu, 130 liitrit vett ja 26,8 kilovatt-tundi energiat. See on positiivne kõrvalmõju, mis sunnib üha rohkem ettevõtteid võtma kasutusele allkirja platvormi.

Eriti muljetavaldav oli platvormi sujuv integreerimine ettevõtte IT-maastikku esimesel sammul pärast kasutuselevõttu. Tänu pilvele võttis sisseelamine vaid mõned tunnid ja seda toetas kogu aeg sproof.

Sujuv suhtlus ja paindlikkus veensid Alexander Sellneri. "sproof on avatud tagasisidele ja kliendi soovidele ning järgib seega platvormi pideva täiustamise lähenemisviisi," selgitab Sellner.