Digitaalsed lepingud, tõeline kohustus: FSJ ja tee paberivaba halduse poole

Kui ma kolm aastat tagasi tegevdirektori kohale tulin, oli üle 50 aasta tegutsenud ühing digitaliseerimise osas veel lapsekingades. Kuni selle ajani koostati kõik lepingud sotsiaalasutuste ja FSJ-ga osalejatega vormikohaste kirjade abil, mis trükiti välja, allkirjastati, pandi templiga ümbrikusse ja saadeti postkontorisse. Ning allkirjastati ja tagastati posti teel. Kui oli vaja muuta, algas kõik uuesti. Väiksema osalejate arvu puhul oli see veel teostatav, kuid mida rohkem noori täiskasvanuid FSJ-d tegi, seda võimatumaks muutus see ettevõtmine. Rääkimata vigade tõenäosusest erinevates Exceli nimekirjades. See tähendas, et tuli leida 21. sajandi jaoks digitaliseeritud lahendused.

Esimene samm oli leida IT-ettevõte, kes suudaks kõik meie protsessid digitaliseerida. See tähendas, et me ei saanud enam taotlusi vastu võtta e-posti manusena (mille andmed tuli seejärel Excel-loeteludesse sisestada), nagu oli varem tavaline ja vajalik, vaid registreerimisvahendi kaudu. Andmeid sai seejärel kasutada otse vajalike lepingute automaatseks loomiseks, kui FSJ-paiknemine oli kinnitatud. See tähendas, et lepingu loomine oli küll lõpule viidud, kuid digitaalne allkirjastamise võimalus puudus endiselt. Pärast mõningaid uuringuid ja eelkõige tänu ühe sõbra soovitusele sattusin lõpuks sproofile.

Digitaalse ümberkujundamise tähtsust FSJ jaoks ei saa ülehinnata. FSJ aasta algab alati sügisel. See tähendab, et suvi on praktikakohtade ja ka lepingute sõlmimise tippaeg. Iga paigutatud isiku kohta on vaja sõlmida kaks lepingut meie ühinguga: Sotsiaalasutusega ja FSJ-ga osaleja. Me peame need lepingud allkirjastama ja loomulikult ka teine osapool. sproof pakkus ja pakub meile ideaalset lahendust! Sel aastal ootame umbes 700 FSJ-missiooni ja seega umbes 1400 lepingut, mis tuleb allkirjastada.

Meie jaoks oli oluline leida lahendus, mis oleks praktiline ja taskukohane. Andmekaitse pidi olema tagatud. Allkirja töötlemiseks kasutatav vahend pidi olema pädev, usaldusväärne, professionaalne ja eelkõige "kuulama", mida me vajasime. Kõike seda leidsime sproofiga.

Meie FSJ-lepingute allkirjastamine sotsiaalasutustega ja FSJ-s osalejatega, samuti lepingute sõlmimine finantseerimisasutustega, teenuslepingute sõlmimine jne. Lihtsalt kõigi dokumentide jaoks, mis nõuavad ametlikult kehtivat allkirja. Nii et sproof ei aita meid mitte ainult FSJ-ülesannetega seotud lepingute puhul, vaid ka dokumentide puhul, mis vajavad ühingu esimehe ja tegevjuhi allkirja, sest me ei näe üksteist nii tihti - mis teeb käsitsi allkirjastamise keeruliseks -, vaid oleme peamiselt ühenduses e-posti ja telefoni teel.

Kuna meil on olemas sproof, mis võimaldab meil allkirjastada ID-Austria kaudu, ei ole enam vaja kohtumisi, mis varem olid peamiselt selleks, et saada allkiri tähtsale dokumendile. Samuti tähistame paberivaba lahendust. See võimaldab meil säästa väärtuslikke ressursse. Täna ei prindi me peaaegu üldse midagi.

IT-firma, kes tegi meie jaoks digitaliseerimise ja sproof hoolitses selle eest otse. Spetsialistilt spetsialistile, nii öelda. See oli meie kui kliendi jaoks ideaalne.

Loomulikult on meil äärmiselt kõrged standardid. Andmekaitse ja turvalisuse küsimus oli üks esimesi, mida me küsisime, kui me sproofiga kokku puutusime.

Kõik sproofi töötajad on uskumatult pädevad, sõbralikud, professionaalsed ja püüavad alati leida meie jaoks parima lahenduse. Nad on olemas ja kättesaadavad küsimuste ja probleemide korral ning teevad kõik endast oleneva, et me kliendina saaksime vajaliku ja soovitud tulemuse. sproof on parim asi, mis meiega võis juhtuda, kõrvuti suurepärase IT-firmaga, kellega lähenesime digiteerimisele.

Jah, eriti kui ma allkirjastan dokumente digitaalselt koos meie esimehega, kasutatakse allkirja töövoogu. Aga ka vabatahtlike ametikohtade ja FSJ-ga osalejate lepingute puhul. Üleminekuga posti teel saadetud lepingute käsitsi allkirjastamiselt digitaalallkirjale e-posti teel, oleme taganud digiteerimise ka enam kui 700 sotsiaalasutuses, sest siis pidi ka sotsiaalasutuste juhtkond tegelema digitaalallkirjaga.

Meil on nüüd kolmas kasutusaasta käes ja see toimib kõikjal suurepäraselt. sproofi peetakse usaldusväärseks ja lihtsaks partneriks. Muuseas, digitaalne joonistamine ei olnud FSJ osalejate jaoks kunagi väljakutse. Noored täiskasvanud tegid seda oma mobiiltelefoniga hetkega, justkui poleks nad seda kunagi muul moel teinud. See räägib samuti sproof'i lihtsa ja arusaadava kasutatavuse kohta. Soovime öelda suur AITÄH suurepärase koostöö eest!!!