Innovatiivisia ratkaisuja kestävään tulevaisuuteen: sproof signin ja Energie AG Oberösterreichin kumppanuus.

Burger: "Päätimme ottaa käyttöön digitaalisen allekirjoituksen ratkaisun ratkaistaksemme kaksi keskeistä haastetta. Ensinnäkin tajusimme, että prosessissamme loppuasiakkaiden kanssa oli usein mediajatkuvuusongelmia. Monet tiedot toimitettiin paperilla, mikä johti aikaa vieviin manuaalisiin prosesseihin kirjaamista, arkistointia ja jatkokäsittelyä varten. Tämä mediakatkos hidasti prosessejamme huomattavasti. Digitalisoimalla nämä prosessit ja ottamalla käyttöön digitaaliset allekirjoitukset pystyimme poistamaan tämän pullonkaulan ja lisäämään tehokkuutta.

Lisäksi COVID-19-pandemia pakotti meidät mukauttamaan sisäisiä prosessejamme. Perinteinen tapa allekirjoittaa asiakirjat fyysisesti ei ollut enää käytännöllinen matkustusrajoitusten ja kotitoimistosäännösten vuoksi. Tarve ottaa käyttöön digitaalinen ratkaisu kävi ilmeiseksi, jotta liiketoiminta voitaisiin säilyttää. Tässä yhteydessä etsimme ratkaisua, joka tarjoaisi meille tarvittavan joustavuuden."

Burger: "Käytämme digitaalisia allekirjoituksia eri sovelluksissa. Yhtäältä käytämme sitä asiakasyhteydenpidossa, esimerkiksi kun asiakas haluaa tehdä sopimuksen tai haluaa vahvistaa tarjotun palvelun. Toinen käyttötapa on sisäinen käyttö, erityisesti tilanteissa, joissa uudet säännökset, kuten kotitoimistoasetus, pannaan nopeasti täytäntöön. Eräässä tällaisessa tapauksessa meidän oli käsiteltävä nopeasti 1500 työntekijän asiakirjat, mikä ei olisi ollut mahdollista perinteisillä paperipohjaisilla prosesseilla. Tämän prosessin hoitamiseen käytimme sisäisiä ratkaisuja, jotka on integroitu erityisesti kehitetyn sovelluksen avulla. Käyttöön otettiin hyväksymisprosessi, jossa suorat esimiehet hyväksyivät asiakirjat ensin, ennen kuin ne lähetettiin työntekijöille ennalta määriteltyjen allekirjoituspaikkojen avulla."

Burger: "Energian toimittajana, jolla on kriittinen infrastruktuuri, toimimme erittäin säännellyllä alalla. Tietosuoja on meille äärimmäisen tärkeää, koska työskentelemme jatkuvasti henkilötietojen parissa. Siksi oli ratkaisevan tärkeää löytää palveluntarjoaja läheltä, mieluiten Itävallasta tai ainakin Euroopasta. Amerikkalaiseen palveluntarjoajaan olisi liittynyt liikaa epävarmuustekijöitä ja haasteita, sillä emme voi ottaa mitään riskejä. Siksi politiikkamme keskittyy selkeästi eurooppalaisiin palveluntarjoajiin, jotta voimme varmistaa, että täytämme GDPR:n vaatimukset ja minimoimme tietosuojariskit."

Burger: "GDPR:n lisäksi muutkin standardit ovat meille erittäin tärkeitä, kuten ISO 271001, joka on meille erityisen tärkeä, koska olemme itse sertifioitu ja odotamme toimittajiemme täyttävän samat turvallisuusstandardit kuin me itse. Teemme myös säännöllisiä tietoturvatarkastuksia varmistaaksemme, että infrastruktuurimme on aina suojattu. Nämä auditoinnit tehdään vuosittain, jotta mahdolliset haavoittuvuudet voidaan havaita ajoissa ja korjata ennen tietoturvahäiriöitä, jotka voivat tulla hyvin kalliiksi."

Burger: "Meillä on jo useita erilaisia ratkaisuja, mikä on opettanut meille, mitkä toiminnot ovat meille erityisen tärkeitä ja mitkä eivät voi tarjota tarvitsemaamme joustavuutta. Arvioidessamme mahdollisia palveluntarjoajia määrittelimme sen vuoksi erityisvaatimuksia, joihin kuuluivat muun muassa mahdollisuus siirtää allekirjoituksen paikanhaltijaa tarpeen mukaan ja säätää skaalausta sekä mahdollisuus määrittää joustavasti käyttäjien allekirjoitusrooli. Tätä emme löytäneet kaikkialta. Asetimme etusijalle myös kyvyn integroitua olemassa oleviin prosesseihin, erityisesti REST API:n kautta, jotta voimme varmistaa saumattoman integroinnin työnkulkuihimme. "

Burger: "Tuotetta usein käyttäville pääkäyttäjillemme tehdyn kyselyn perusteella käytettävyysnäkökulma sai erityisen myönteisen vastaanoton. Käyttöliittymä on intuitiivisesti suunniteltu, mikä yksinkertaistaa käyttäjien allekirjoitusprosessia. Se toimii sujuvasti myös mobiililaitteissa, mitä työntekijämme arvostavat suuresti. Lisäksi he tarvitsivat vain vähän tai ei lainkaan koulutusta tuotteen käyttöön. Tämä minimoi koulutustarpeen huomattavasti ja oli meille suuri etu. Toinen myönteinen seikka on mahdollisuus määrittää allekirjoitusleimoja vapaasti. Näin voimme kattaa erilaiset vaatimukset ja tukea yksittäisiä prosesseja. Muut allekirjoitusratkaisut eivät yksinkertaisesti pystyneet vastaamaan tähän haasteeseen."

Burger: "Olemme parhaillaan testausvaiheessa, kun integroimme SAP:n kanssa tarjousprosessin. Tässä yhteydessä tarjoukset luodaan, hyväksytään ja allekirjoitetaan ennen niiden lähettämistä asiakkaalle. Tämä integraatio on jo otettu käyttöön, ja se otetaan käyttöön asteittain kesästä alkaen. Sisäinen HR-alueemme tarjoaa todennäköisesti myös potentiaalia. Meillä on noin 4 500 työntekijää, joita on tuettava. Tietenkin kaikki, mikä toimii digitaalisesti ja siirtyy pois paperista, on valtava vipuvoima."