LeasePlan on maailmanlaajuinen yritys, joka on erikoistunut autoleasing- ja autokannan hallintaratkaisujen tarjoamiseen. LeasePlan hallinnoi yli 1,9 miljoonan ajoneuvon kalustoa ja tarjoaa kaikenkokoisille yrityksille kattavaa palvelua hyötyajoneuvoilleen. Valittaessa oikeaa palveluntarjoajaa allekirjoitusprosessien digitalisointia varten valittiin sproof sign tietyn käyttötapauksen vuoksi.
Muotokuva
Yrityksen nimi: LeasePlan
Lyhyt kuvaus hankkeesta:"Erään erityistapauksen vuoksi meidän on integroitava digitaalisen allekirjoituksen järjestelmä joidenkin tärkeimpien asiakkaidemme väliseen vuorovaikutukseen."
Miksi sproof sign:"Yksi sproof signin eduista on se, että sillä on erittäin helppo käsitellä suuria määriä allekirjoitettavia asiakirjoja (asiakirjojen lataaminen ja eräkohtainen allekirjoitus)."
Roland Woerle, ulkoinen IT-projektipäällikkö
Miten päätös digitaalisen allekirjoituksen käyttöönotosta syntyi?
Woerle: "Käytimme jo aiemmin sähköisten allekirjoitusten alustaa ja olimme periaatteessa tyytyväisiä siihen. Tarvittaessa noin 4 000 sopimusta 1 500 B2B-asiakkaalle, meidän oli löydettävä uusi ratkaisu, jotta voisimme täyttää sopimukset täysin sähköisesti, lähettää ne ja välittää ne asiakkaillemme allekirjoituskierrossa.
Tehtävämme oli löytää palveluntarjoaja, joka pystyisi käsittelemään nämä määrät teknisesti, mahdollistaisi hyväksyttyjen allekirjoitusten teknisen standardin ja vastaisi joustavasti yksityiskohtaisiin vaatimuksiimme.
Lähestyimme useita palveluntarjoajia näillä vaatimuksilla, mutta löysimme parhaan ratkaisun sproof signista."
Miksi hanke perustui yksinomaan pätevään allekirjoitukseen? Mitkä kriteerit olivat sinulle ratkaisevia, kun etsit oikeaa sähköisen allekirjoituksen tarjoajaa?
Woerle: "Jotkut asiakkaistamme tai toimittajistamme halusivat allekirjoittaa sopimukset vain hyväksytyllä sähköisellä allekirjoituksella, toisille riitti myös ennakkoon tehty allekirjoitus. Tästä syystä meidän oli reagoitava joustavasti vaatimuksiin."
Puhutte "monimutkaisista allekirjoituskierroksista". Miten kuvailisit sproof signin käyttötapausta?
Woerle: "LeasePlanissa noudatamme palvelukeskeistä lähestymistapaa asiakkaitamme kohtaan ja vastaamme aina joustavasti erilaisiin asiakastarpeisiin, kun se on mahdollista. Näin oli myös sopimusasiakirjojen allekirjoitusten hankkimisessa. Tavoitteenamme oli, että esitäytämme noin 4 000 sopimusta kaikilla sopimustiedoilla ja valmistelemme ne valtuutetuille allekirjoittajille siten, että ne voidaan vain tarkistaa, yksinkertaisesti allekirjoittaa ja palauttaa ilman suurempaa vaivaa."
Eli pinon allekirjoitusta käytettiin hyvin intensiivisesti?
Woerle: "Erän allekirjoitusta käyttivät pääasiassa tavarantoimittajamme, joiden oli allekirjoitettava asiakassopimukset. He arvostivat sitä, että he pystyivät allekirjoittamaan kaikki siihen mennessä saamansa sopimukset pätevällä allekirjoituksella vain kerran viikossa. Testasimme tätä ominaisuutta intensiivisesti etukäteen, ja kunhan yksittäisten asiakirjojen tietomäärät eivät olleet liian suuria, prosessi toimi sujuvasti."
"Yksi sproof signin eduista on allekirjoitettavien asiakirjojen suurten määrien erittäin helppo käsittely (asiakirjojen lataaminen ja eräajona tapahtuva allekirjoittaminen)."
Roland WoerleIT-projektipäällikkö
Mikä oli palaute asiakkaan puolelta - hyväksyttiinkö digitaalinen allekirjoitus?
Woerle: "Asiakaskuntamme vaihtelee pk-yrityksistä ja keskisuurista yrityksistä suurimpiin kansallisiin ja kansainvälisiin yrityksiin. Digitaalisten allekirjoitusten hyväksyntä vaihteli kuitenkin suuresti. Joitakin yrityksiä kiehtoi paperittomien allekirjoitusten kitkaton prosessi, mutta toiset yritykset eivät joko halunneet allekirjoittaa sopimuksia digitaalisesti tai niiden sisäiset käytännöt eivät sallineet sitä. Näissä tapauksissa asiakkaat pystyivät lataamaan sopimukset PDF-tiedostoina, allekirjoittamaan ne manuaalisesti ja käyttämään Sproofia uudelleen niiden vastavuoroiseen allekirjoittamiseen.
Tässä näen Itävallalla olevan vielä tekemistä ja toivon, että Sproofin kaltaiset yritykset, joilla on kotimainen ratkaisu, luovat tarvittavan luottamuksen ja mahdollistavat yrityksillemme turvallisen, luotettavan ja täysin digitalisoidun ratkaisun, monia prosessien tehostamisia sekä aika- ja kustannussäästöjä."
Mitä tietoturvaa ja vaatimustenmukaisuutta koskevia standardeja ohjelmistoratkaisun on täytettävä yrityksessänne?
Woerle: "Oli tietenkin tärkeää, että allekirjoitusratkaisu täytti kaikki tietosuojavaatimukset. Koska kyseessä on pilviratkaisu, meidän ei myöskään tarvinnut huolehtia asiakirjojen isännöinnistä."
Mistä pidät eniten sproof signissa?
Woerle: "Teknisten ominaisuuksien lisäksi ratkaisevaa meille oli nopea reagointi ja vaatimusten toteuttaminen sekä hyvä yhteistyö sproofin tiimin kanssa. sproof oli erittäin dynaaminen ja ammattitaitoinen käsittelyssä, mitä me todella arvostimme projektissa. Loppujen lopuksi kaikki sujui erittäin sujuvasti ja olimme erittäin tyytyväisiä. "
Lisää blogimerkintöjä
NIS-2-direktiivi ja digitaaliset allekirjoitukset: askel kohti suurempaa turvallisuutta digitaalisessa maailmassa."Me hoidamme Itävallan kirjanpidon". Liittovaltion kirjanpitovirasto (BHAG) allekirjoittaa digitaalisesti.eMoveUs käyttää sproof signia autoteollisuuden asiakirjaprosessien digitalisoimiseen.Miten KURZZEiTmiete optimoi asiakaspolkuaan sproof signin avulla?Huippuluokan tietoturva ja tietosuoja: PMU luottaa sproof-merkkiin
