Signature électronique juridiquement valable

La confusion persiste : différents termes, souvent très proches, tels que forme écrite, forme écrite, liberté de forme, forme manuscrite, sont source de confusion lorsqu'il s'agit de traiter des contrats. C'est pourquoi les gens ont malheureusement encore souvent recours au stylo, au papier et à des voies postales encombrantes lorsqu'ils doivent signer quelque chose.

Dans cet article, nous vous expliquons pour quels cas d'utilisation la signature numérique est juridiquement valable à 100 % et garantit la valeur probante et la traçabilité les plus élevées. Petit "spoiler" : Il n'y a que très peu de cas exceptionnels où la signature électronique n'est pas autorisée. Dans tous les autres cas, le processus de signature numérique l'emporte sur la signature analogique en raison de son infalsifiabilité technique et de sa valeur probante maximale.

Quelle est la fonction des contrats ?

Fondamentalement, elle est évidente : en signant un contrat, toutes les parties concernées acceptent les conditions et les obligations énoncées dans le contrat. La conclusion d'un contrat garantit que toutes les parties contractantes remplissent leurs obligations et que leurs droits et intérêts sont protégés. En outre, un document signé peut servir de preuve en cas de conflit et aider à se défendre devant un tribunal. La manière la plus efficace de signer un contrat est de le faire par voie numérique.

Qu'ils soient analogiques ou numériques : Que signifie la liberté de forme pour les contrats ?

Dans les pays européens, les contrats sont généralement valables sans forme prescrite. Cela signifie qu'il n'existe aucune réglementation concernant la manière dont les contrats doivent être signés. Par exemple, la forme électronique, écrite ou même orale est autorisée (voir l'article 883 ABG). En fin de compte, les parties contractantes peuvent elles-mêmes convenir d'un type de signature spécifique.

Bien qu'il n'y ait pas d'exigences légales sur la manière de signer des contrats qui ne sont soumis à aucune exigence de forme, la prudence est de mise pour de nombreux objectifs commerciaux ! Ce serait une erreur de signer des accords importants qui ne sont soumis à aucune exigence formelle avec une norme de signature électronique faible. S'il s'agit de contrats dont les montants de négociation sont élevés ou qui présentent un risque de responsabilité important, il est impératif d'utiliser une norme de signature électronique élevée.

Certains contrats requièrent la forme écrite en vertu de la loi.

Pour certains types de contrats, la protection de l'une des parties contractantes revêt une importance particulière, raison pour laquelle la loi exige la forme écrite. En termes juridiques, il s'agit de la forme écrite. Pour que la forme écrite soit remplie, la loi exige la signature manuscrite des deux parties contractantes. En Autriche, la forme écrite est régie par l'article 886 ABGB et en Allemagne par l'article 126, paragraphe 1, du BGB.

Voici la bonne nouvelle inscrite dans la loi : Selon l'article 126a BGB (DE), la forme écrite prescrite par la loi peut être remplacée par la forme électronique, sauf disposition contraire de la loi. De manière générale, le règlement eIDAS, en vigueur dans toute l'Europe depuis 2016, régit les exigences techniques et de contenu des signatures électroniques et prévaut sur les lois nationales.

Si la "forme écrite" est spécifiquement requise, la signature électronique qualifiée (SEQ) peut être utilisée pour une signature conforme à la loi.

Il est donc important de comprendre que les termes "forme écrite" ou "forme écrite", qui tendent à impliquer l'écriture manuelle et le papier, n'excluent en aucun cas les méthodes numériques. La signature numérique peut être à 100 % équivalente à l'"écriture manuscrite".

Wills & Co. Dans de rares cas, seule une "signature humide" suffit.

La signature manuscrite n'est requise pour la conclusion de contrats et la signature de documents que si elle est expressément ( !) prescrite par une disposition légale ou un accord contractuel entre les parties.

Outre certains documents relevant du droit successoral, tels que les testaments (qui doivent même être signés à la main) et certains autres actes notariés, il existe quelques exemples marquants de types de documents qui ne peuvent être signés qu'à la main en vertu de la loi, en particulier dans le domaine des ressources humaines.

Un exemple est la résiliation des relations de travail par un préavis ou un accord de résiliation conformément à l'article 623 du code civil allemand (BGB) en droit allemand ( !). Aucune forme de signature électronique ne peut remplacer la forme écrite, car la forme électronique est expressément exclue par la loi conformément à l'article 623 du BGB.

Un revers majeur dans la politique allemande de numérisation a récemment fait l'objet d'une discussion controversée dans de nombreux médias. Depuis 1995, les employeurs allemands doivent consigner par écrit les conditions contractuelles les plus importantes et les remettre au salarié pour signature, conformément à la loi allemande sur les preuves (NachwG) : L'enregistrement des conditions de travail essentielles (§2 NachwG). Bien que la directive européenne (règlement eIDAS) autorise la transmission électronique, il n'est pas permis en Allemagne de fournir la preuve des conditions contractuelles essentielles sous forme électronique. Même une signature électronique qualifiée ne répond pas aux exigences de la loi sur la vérification.

Notre avis personnel : Ce n'est qu'une question de temps avant que les offensives de numérisation nécessaires, en particulier dans le secteur des ressources humaines, n'aient également un impact positif sur la législation et que la loi sur la vérification ne soit à nouveau modifiée très rapidement.

En outre, il existe déjà des "solutions de contournement", même pour ce cas particulier, afin de limiter autant que possible la quantité de papier et le temps nécessaire et de réduire au minimum les perturbations dans les médias. Cela fonctionne, par exemple, grâce à des documents supplémentaires qui sont signés par analogie conformément à la loi, mais dont une copie numérique est toujours gérée et stockée de manière centralisée dans les archives numériques.

Sans aucun risque : signez numériquement et conformément aux exigences formelles requises.

Qu'elle soit analogique ou numérique, la législation nationale régit principalement la question de savoir si et comment un contrat est soumis à une exigence formelle. Une fois que vous en avez pris connaissance et que vous avez décidé d'emprunter la voie numérique et de gagner du temps, le règlement eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) s'applique en tant que cadre valable dans tous les États membres de l'UE et de la CEE. Ce cadre juridique devrait faire avancer la transformation numérique dans toute l'Europe, permettre des processus commerciaux sans rupture de média et faciliter des processus électroniques sécurisés entre les 28 marchés individuels.

Une grande partie de l'eIDAS régit les questions d'identité numérique sécurisée et de signatures électroniques sécurisées. Ainsi, si, comme indiqué ci-dessus, la signature électronique n'est pas explicitement exclue par les lois nationales, les contrats peuvent être signés conformément aux lignes directrices eIDAS. Le règlement distingue essentiellement trois types de signatures électroniques : simples, avancées et qualifiées.

Il est important que tous les opérateurs commerciaux aient une bonne vue d'ensemble des processus contractuels au sein de l'entreprise afin de décider quelle norme de signature est la bonne pour quel processus contractuel.

Nous vous recommandons de lire en détail notre article sur les normes de signature. En combinaison avec cet article, vous serez en mesure de décider lequel de vos contrats doit être signé avec quelle norme.

Voici un exemple pratique courant de signature non valide sur le plan juridique :

Exemple de courriel: Les décisions qui sont exécutées sous forme de texte dans un e-mail sont soumises à la forme écrite pour être juridiquement valables. Cela signifie qu'une signature écrite doit être apposée par toutes les parties au contrat. Dans ce cas, les signatures numériques sont souvent insuffisantes. Les procédures suivantes ne sont pas juridiquement valables :

• Imprimer, signer, scanner à nouveau, envoyer (rupture de média)
• Placer une image de la signature sur le document électronique (signature électronique simple).

Seule la signature électronique qualifiée est juridiquement valable dans ce cas.

Conclusion

Malgré les offensives de numérisation et les nouvelles méthodes de dématérialisation, nous sommes convaincus que la signature restera toujours un élément essentiel des décisions et des approbations de toutes sortes. Cela signifie que la sécurité et la conformité doivent être garanties, en particulier dans le secteur professionnel.

C'est là que la force des plateformes de signature numérique telles que sproof sign entre en jeu : les processus techniquement complexes sont gérés en arrière-plan. Par exemple, vous ne devez vous identifier qu'une seule fois pour la signature électronique qualifiée. La plateforme vous guide tout au long du processus qui dure 10 minutes.