"Nous nous occupons de la comptabilité de l'Autriche". L'agence fédérale de la comptabilité (BHAG) signe numériquement.

La numérisation progresse dans tous les domaines de la vie quotidienne. Cependant, de nombreuses entreprises publiques sont encore en grande partie dans le monde analogique. La situation est différente à l'Agence fédérale de la comptabilité ! Cette entreprise de 500 personnes, présente sur sept sites en Autriche, s'appuie sur une stratégie de numérisation réfléchie et planifiée à long terme : "Nous sommes presque obligés de mettre en œuvre des processus de numérisation dans des délais très courts", déclare Alexander Sellner, responsable des technologies de l'information à l'Agence fédérale de la comptabilité.

Conséquence : l'introduction d'une plateforme de signature numérique, qui constitue une étape supplémentaire vers l'optimisation des processus. De cette manière, l'un des processus opérationnels les plus cruciaux - la signature sécurisée et juridiquement valide des documents - est considérablement facilité.

Situation initiale

La numérisation est sur toutes les lèvres, y compris dans l'esprit des responsables des entreprises publiques. De plus en plus d'entreprises se passent de papier, mettent en réseau leurs sites ou proposent de nouveaux services en ligne. Ce faisant, elles améliorent l'expérience des clients, mais aussi la collaboration avec les partenaires, les fournisseurs et toutes les autres parties prenantes.

Lors de l'évaluation de mesures de numérisation supplémentaires pour leur propre entreprise, les dirigeants de l'agence comptable fédérale ont rapidement réalisé que l'introduction d'une plateforme de signature numérique pouvait apporter d'énormes avantages. Cette forme de signature équivaut à 100 % aux signatures manuscrites dans toute l'Europe et est soumise aux directives strictes du règlement eIDAS (UE) 910/2014 (services d'identification et d'authentification électroniques).

Cependant, de nombreux entrepreneurs ne sont pas conscients des avantages d'une plateforme de signature numérique à l'échelle de l'entreprise. Un "credo" très cohérent s'oppose encore à l'introduction d'une plateforme de signature : "J'ai la signature du téléphone portable et je peux déjà signer numériquement.

En fait, près de la moitié des citoyens autrichiens utilisent déjà la signature par téléphone portable en tant que service gratuit d'administration en ligne.

Cependant, la signature numérique seule est généralement totalement inadéquate dans l'environnement professionnel. Ce qui manque, ce sont des processus, des flux de travail personnalisés. Un "tableau de bord" commun pour avoir une vue d'ensemble parfaite des documents importants de l'entreprise, et bien plus encore.

Entre-temps, un certain nombre d'entreprises actives au niveau international ont déjà opté pour une plateforme numérique capable de cartographier numériquement tous les flux de travail et les cas d'utilisation de la signature au sein de l'entreprise.

Procédure

Dans un premier temps, l'équipe du projet BHAG autour de Sellner a évalué les fournisseurs européens ou autrichiens qui se sont déjà établis et ont mis sur le marché des outils performants.

Outre la sécurité et la conformité du stockage des données, une plate-forme de signature est destinée à soutenir les différents sous-critères d'exécution qui font partie de l'activité quotidienne de l'agence comptable fédérale.

L'attention s'est donc rapidement portée sur sproof. Après une phase intensive de tests et d'audits, le choix s'est finalement porté sur la jeune entreprise certifiée IÖB. La solution en nuage s'est avérée être une plateforme tout-en-un répondant aux normes les plus strictes en matière de sécurité et de protection des données. "Nous avons été très honorés que le choix se soit porté sur nous et que nous ayons pu répondre aux exigences très élevées de l'Agence fédérale de la comptabilité", déclare Fabian Knirsch, cofondateur et directeur technique de sproof GmbH.

Résultat et valeur ajoutée

Jusqu'à présent, les réactions ont été très positives. De nombreux employés, en particulier au sein de la direction, utilisent la plateforme pour divers processus de signature et ont depuis économisé du temps et des ressources de manière mesurable. Les documents ne doivent plus être imprimés, signés à la main, scannés et envoyés par courrier, mais peuvent être signés numériquement en quelques clics.

C'est également bon pour l'environnement ! 500 feuilles de papier consomment 7,5 kilogrammes de bois, 130 litres d'eau et 26,8 kilowattheures d'énergie. C'est un effet secondaire positif qui incite de plus en plus d'entreprises à introduire une plateforme de signature.

L'intégration harmonieuse de la plateforme dans le paysage informatique de l'entreprise a été particulièrement impressionnante au cours de la première étape qui a suivi son introduction. Grâce à l'informatique dématérialisée, l'intégration n'a pris que quelques heures et a été soutenue par sproof tout au long du processus.

La communication fluide et la flexibilité ont convaincu Alexander Sellner. "sproof est ouvert aux retours d'expérience et aux demandes des clients, ce qui lui permet d'améliorer constamment sa plateforme", explique Alexander Sellner.