Réduction des coûts - Signatures numériques - Service des achats

Aujourd'hui, la durabilité est plus qu'une simple tendance, c'est un élément clé de la stratégie des entreprises. L'Union européenne a établi un cadre clair avec les normes européennes de reporting sur le développement durable (ESRS), qui s'appliqueront à partir de 2024. Il s'agit notamment de l'obligation de reporting ESG, en vertu de laquelle les entreprises doivent régulièrement rendre compte du thème de la durabilité au sein de leur entreprise. Ces rapports couvrent les aspects environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG) et visent à accroître la transparence sur l'impact non financier de l'entreprise. L'objectif est de fournir aux parties prenantes - y compris les investisseurs, les clients et le public - des informations complètes sur les pratiques de l'entreprise en matière de développement durable et de responsabilité sociale.

Bien que des organisations comme HOGAST ne soient pas directement soumises aux exigences en matière de rapports ESG, elles sont néanmoins pionnières dans la démonstration de ce à quoi peut ressembler une action durable dans la pratique. La décision de HOGAST de passer aux signatures numériques avec sproof sign est un exemple impressionnant de la façon dont les entreprises peuvent utiliser l'innovation technologique pour réduire leur empreinte environnementale tout en augmentant leur efficacité financière.

Peter Sigmond, Senior Goods Manager, a déclaré ce qui suit lors d'une interview : "Pour nous, en tant qu'entreprise, deux aspects ont été décisifs dans le choix d'une solution de signature numérique. L'un d'eux a été la pandémie de pneumonie, car le chômage partiel et le travail à domicile nous ont obligés à repenser notre stratégie, car sans un nouveau système numérique, nous n'aurions plus été en mesure de signer les contrats, les factures et les commandes.

Le deuxième aspect, qui est certainement un sujet de discussion avec la direction depuis un certain temps, est que nous nous sommes concentrés en tant qu'entreprise sur la numérisation et la durabilité en même temps. Dans cette optique, nous avons finalement décidé de tout signer numériquement et de supprimer les factures et les contrats sur papier."

Retour sur investissement et durabilité

Cette décision a porté ses fruits après seulement 18 semaines. La mise en œuvre de sproof sign en tant que solution de signature tout-en-un a permis de réduire et de rationaliser considérablement le travail administratif chez HOGAST. L'accélération des processus d'approbation et la réduction des temps d'attente ont non seulement optimisé les processus commerciaux, mais ont également contribué de manière significative à la réduction des coûts.

Ces économies peuvent être quantifiées en termes financiers et environnementaux : Le temps moyen économisé par signature numérisée en interne et en externe, le salaire horaire brut des travailleurs qui n'ont plus à se battre pour préparer et traiter des processus contractuels analogiques, les économies de coûts par feuille A4 économisée, les émissions de CO2 économisées et la consommation d'énergie. Il convient de noter que certains facteurs susceptibles d'influencer la valeur ajoutée réelle n'ont pas été pris en compte dans les calculs, tels que les voyages d'affaires, les coûts de stockage et d'archivage, les coûts de la technologie d'impression et de numérisation et les désavantages financiers dus aux longs délais d'attente pour la conclusion des contrats.

La combinaison des avantages économiques et écologiques a fait de sproof sign un investissement stratégiquement précieux.

HOGAST n'est qu'une des nombreuses entreprises qui ont bénéficié de l'intégration de sproof sign dans leurs processus opérationnels existants. Mais quels sont exactement les cas d'utilisation des signatures numériques dans ce secteur ? M. Sigmond explique : "Fondamentalement, nous sommes le lien entre nos clients ou nos membres et les fournisseurs. Mais cela signifie aussi que toutes les factures et commandes passent par HOGAST et que, dans certains cas, nous devons les signer et les contresigner. Vous pouvez imaginer la chaîne de signature comme un triangle entre le fournisseur, les membres individuels et HOGAST.

L'ajout de nouveaux fournisseurs est un exemple où la signature numérique est utilisée et utile. Il y a aussi des contrats qui doivent être signés. Avant d'opter pour une solution de signature électronique, nous devions d'abord tout envoyer sur papier par la poste et attendre. Comme l'entreprise se compose en fait de quatre sociétés, dans ce cas d'utilisation, le partenaire fournisseur doit signer une fois et HOGAST quatre fois. Cela pouvait prendre deux à trois semaines pour que tout nous revienne. Avec la solution numérique de sproof sign, c'est beaucoup plus rapide.

Mais nous utilisons également la signature électronique pour enregistrer les livraisons. En effet, toutes les confirmations de commande de plus de 7 500 euros doivent être contresignées par nos soins après que le client et le fournisseur ont déjà signé. C'est une question de responsabilité ! HOGAST est également responsable de ses clients en cas de faillite ou d'insolvabilité. Nous payons ensuite les factures de nos membres, mais seulement si la confirmation de commande ou la commande a été contresignée par nous au préalable. C'est un aspect très important pour nos membres et nos fournisseurs.

Efficacité et durabilité pour l'avenir grâce à sproof sign

En utilisant uniquement les signatures numériques, HOGAST économise en moyenne 10 minutes par flux de signature externe sans effort logistique et jusqu'à 20 minutes pour les flux de travail avec effort logistique. En outre, les émissions de CO2 de l'entreprise par feuille A4 peuvent être réduites de 0,008 kg et la consommation d'énergie par feuille de 0,0648 kWh. Mais aussi 0,14 euros par feuille pour les coûts d'impression et d'approvisionnement ont été complètement éliminés depuis que l'entreprise travaille avec sproof.

Grâce au calculateur de retour sur investissement de sproof intégré au site Web, les entreprises soumises à l'ESRS peuvent désormais également calculer leurs économies potentielles et ainsi accroître l'efficacité de leurs propres processus commerciaux et faire progresser leurs objectifs en matière de développement durable. L'expérience d'HOGAST montre clairement que les signatures numériques ne sont pas seulement une innovation technologique, mais qu'elles peuvent aussi contribuer de manière décisive à un avenir plus durable.